Gouvernance des données
Augmenter la valeur et la visibilité des données grâce à une meilleure gouvernance des données
Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, l'information est à la fois plus critique et plus problématique que jamais. Selon Gartner1, l'information à elle seule représente au moins 20 à 25 % de la valeur d'une organisation aujourd'hui. Les entreprises utilisent les données pour obtenir de meilleurs résultats à tous les niveaux d'activité, qu'il s'agisse d'améliorer l'expérience des clients, d'accroître l'efficacité ou d'identifier les opportunités de marché.
Pourtant, l'information est plus difficile à gérer aujourd'hui, car le volume des données commerciales continue de croître de manière exponentielle. Les entreprises sont collectivement accablées par des billions de coûts de stockage et de gestion pour des données redondantes, obsolètes ou inaccessibles et sans valeur connue2.
Une bonne gouvernance des données est la clé d'une meilleure visibilité des données et d'une plus grande valeur ajoutée. Traditionnellement, la gouvernance des données se préoccupe de la gestion des risques. Mais dans le monde actuel, centré sur l'information, les entreprises ont besoin de solutions de gestion des données d'entreprise pour s'assurer qu'elles tirent le maximum de valeur de leur investissement substantiel dans l'information.
M-Files peut aider. En facilitant la recherche, l'accès, le partage et la gestion des informations, M-Files simplifie les tâches de gouvernance des données tout en augmentant la productivité des travailleurs du savoir, en permettant la continuité de l'activité et en réduisant les risques.
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De la création à la destruction, découvrez comment M-Files offre une manière plus intelligente de gérer les documents, les courriels et l'ensemble de votre contenu.
Les clés d'une meilleure gouvernance des données
En travaillant avec une solution de gestion intelligente des données comme M-Files, les entreprises peuvent prendre plusieurs mesures essentielles pour améliorer l'efficacité de la gouvernance des données.
Mettre en place une équipe de gouvernance des données
Il s'agit d'aider les employés à mieux comprendre comment la gestion, le contrôle et la protection des informations amélioreront l'entreprise tout en facilitant leur travail. Une équipe de gouvernance des données devrait probablement comprendre des dirigeants, des parties prenantes essentielles et des administrateurs informatiques.
Obtenir une meilleure visibilité des données existantes
Pour tirer davantage de valeur des données tout en réduisant les risques et les coûts, les organisations doivent savoir exactement où se trouvent les informations, ce qu'elles sont, ainsi que la valeur et les risques qu'elles représentent. La réalisation d'un audit de l'information peut aider à mieux comprendre et classer les données dans tous les systèmes et référentiels. Ce processus peut aider à identifier les actifs informationnels qui doivent continuer à être protégés et stockés et ceux qui peuvent être abandonnés ou détruits. Un audit peut également permettre de découvrir des données précieuses qui n'ont pas été utilisées jusqu'à présent.
Éliminez ce dont vous n'avez pas besoin
De solides politiques de gouvernance des données permettront d'éliminer les données redondantes, obsolètes et insignifiantes, qui consomment de l'espace de stockage et ralentissent les processus. Selon certaines estimations, un tiers des données détenues par une entreprise moyenne ne seront jamais utiles3, et 50 % sont considérées comme des "données sombres", c'est-à-dire des informations inconnues ou inaccessibles4.
M-FilesLa gestion des données : une manière plus intelligente de gérer les données
M-Files est une plateforme de gestion intelligente de l'information de nouvelle génération qui aide les entreprises et les particuliers à trouver et à utiliser l'information plus efficacement tout au long de son cycle de vie. Conçue avec une technologie basée sur l'IA, M-Files facilite la gestion des documents, des fichiers et des enregistrements, de la création à l'archivage ou à la suppression. La gestion de la politique de conservation et la sécurisation des données sensibles sont plus faciles avec M-Files, et les flux de travail automatisés aident à maintenir la qualité des données et à réduire les erreurs humaines. Le plus impressionnant est peut-être que M-Files offre une interface unique à partir de laquelle chacun peut trouver toutes les informations qui lui importent, quel que soit l'endroit où elles se trouvent dans l'organisation.
Voici comment cela fonctionne. Contrairement aux technologies traditionnelles de gestion des documents ou des archives, M-Files ne crée pas de référentiel central et ne nécessite pas de migration de données coûteuse et fastidieuse. Au lieu de cela, M-Files utilise l'intelligence artificielle pour rechercher, identifier et connecter tous les documents et informations sur chaque plateforme et référentiel de données, en les analysant pour établir leur valeur et leur contexte. M-Files étiquette ensuite chaque fichier avec des métadonnées qui le rendent plus facile à trouver en fonction de ce qu'il contient. Ainsi, les employés n'ont jamais besoin de savoir où un fichier est stocké. Il leur suffit d'entrer quelques mots sur ce qu'ils recherchent dans la barre de recherche de M-Files pour accéder à leurs documents en quelques secondes.
En plus de faciliter la recherche d'informations, M-Files soutient la gouvernance des données en automatisant les flux de travail des documents. En gérant automatiquement les documents tout au long de leur cycle de vie, M-Files rationalise les processus, simplifie la conformité, minimise les erreurs humaines et augmente l'efficacité tout en garantissant que les organisations maximisent la valeur de leurs données.
Caractéristiques de la plateforme M-Files
La plateforme M-Files offre tous les outils dont vous avez besoin pour gérer les données de manière plus efficace.
Une vision unifiée
Avec M-Files, vous pouvez tout voir en un seul endroit. Qu'il s'agisse de documents, d'e-mails, de données analytiques, de détails sur les clients, de numéros de commande ou de projets, vous bénéficiez d'une vue unifiée des données, même si elles sont stockées dans des archives ou des systèmes différents.
Recherche et récupération rapides
À une époque où de nombreux travailleurs consacrent jusqu'à 30 % de leur journée à la recherche de la bonneinformation5, M-Files permet aux travailleurs de trouver les documents dont ils ont besoin en quelques secondes.
Accès mobile
Tout le contenu connecté à M-Files est accessible à l'aide d'un appareil mobile, quel que soit le système ou le référentiel dans lequel il se trouve. Les travailleurs peuvent examiner, approuver et signer des documents directement à partir de leur smartphone ou de leur tablette.
Fini les silos
En connectant les données dans l'ensemble de l'organisation, M-Files brise efficacement les silos de données, optimisant la façon dont les organisations utilisent et tirent parti de l'information.
Gestion supérieure des contrats
M-FilesUn logiciel de gestion des contrats peut gérer les contrats depuis leur création jusqu'à leur signature, en automatisant le processus d'examen, d'approbation et de signature des documents.
Une plus grande sécurité
M-FilesLa technologie de gestion des fichiers protège les documents grâce à un cryptage au niveau de l'entreprise et à des droits d'accès dynamiques qui garantissent que seules les bonnes personnes ont accès à un document donné.
Flux de travail automatisés
M-Files automatise les processus à forte intensité documentaire afin de rationaliser le travail quotidien, d'accroître l'efficacité et de permettre aux travailleurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Avantages pour le lieu de travail numérique
M-Files offre une multitude d'avantages pour le lieu de travail numérique.
Une collaboration plus facile
La gouvernance des données exige la visibilité et le contrôle des données dans l'ensemble de l'organisation. Mais dans de nombreuses entreprises, les informations sont stockées dans des silos qui ne sont pas reliés entre eux et qui ne sont pas visibles d'un service à l'autre. En connectant les données pour fournir une vue unique des documents où qu'ils se trouvent, M-Files élimine le besoin de micro-gérer la gouvernance des données au sein de départements, d'applications ou de systèmes individuels.
Partage sécurisé de l'information
M-FilesLe logiciel de portail client permet aux organisations de créer des portails clients sécurisés où les clients, les partenaires et les fournisseurs peuvent accéder à toutes les informations dont ils ont besoin 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. M-FilesLes portails clients peuvent être facilement personnalisés, marqués et adaptés aux besoins de chaque client. Les clients peuvent utiliser leur portail pour accéder aux documents, aux processus, aux personnes et aux conversations qui les aident à offrir une expérience client de qualité supérieure.
Sécurité renforcée
M-Files utilise le cryptage pour protéger les fichiers en transit et au repos. Les droits d'accès des utilisateurs basés sur les métadonnées garantissent que seules les bonnes personnes ont accès aux documents.
Les avantages de la gouvernance des données avec M-Files
Une gouvernance des données facilitée
La gouvernance des données exige la visibilité et le contrôle des données dans l'ensemble de l'organisation. Mais dans de nombreuses entreprises, les informations sont stockées dans des silos qui ne sont pas reliés entre eux et qui ne sont pas visibles d'un service à l'autre. En connectant les données pour fournir une vue unique des documents où qu'ils se trouvent, M-Files élimine le besoin de micro-gérer la gouvernance des données au sein de départements, d'applications ou de systèmes individuels.
Maîtriser la prolifération des données
Plus le volume d'informations augmente, plus il devient difficile de les trouver. L'entreprise moyenne utilise pas moins de quatre systèmes de gestion decontenu6, ce qui fait que les employés ont du mal à se souvenir de l'endroit où les documents sont stockés lorsqu'ils recherchent les documents dont ils ont besoin. Pour lutter contre ce problème, M-Files utilise une approche de la gestion documentaire basée sur les métadonnées qui permet de trouver facilement des documents partout dans l'organisation en fonction des informations qu'ils contiennent plutôt que de leur emplacement.
Plus de duplication
La duplication des documents est un cauchemar pour la gouvernance des données. Les doublons entraînent inévitablement des erreurs, des opportunités manquées et un manque d'efficacité lorsque les employés tentent de déterminer quel fichier est le plus à jour. M-Files élimine le problème des doublons en établissant une copie pour chaque document et en fournissant un lien qui permet aux utilisateurs d'y accéder pour les modifications, les commentaires, l'approbation et la signature. Les modifications apportées à un document sont automatiquement enregistrées dans les versions historiques, ce qui permet de savoir qui a fait quoi sur un document et quand.
Cycle de vie centralisé des documents
Au fur et à mesure que les documents évoluent au cours de leur cycle de vie, M-Files modifie les métadonnées pour mettre à jour le statut des documents, exécuter les flux de travail et garantir la conformité avec la politique de l'entreprise et les exigences réglementaires.
Pourquoi choisir M-Files?
Des milliers d'organisations dans plus de cent pays utilisent M-Files pour gérer les informations et les documents plus efficacement. M-Files permet aux employés de trouver, d'accéder et de partager rapidement les documents dont ils ont besoin, quel que soit l'endroit où ils sont stockés, tout en fournissant l'accès aux seules personnes qui devraient l'avoir. Des flux de travail intelligents et automatisés basés sur des documents permettent de rationaliser et de simplifier les tâches de routine afin que les travailleurs puissent rester concentrés sur des travaux à fort impact, améliorant ainsi la productivité et la satisfaction au travail.
M-Files est une plateforme hautement configurable qui peut être facilement adaptée à des cas d'utilisation spécifiques. Grâce aux intégrations et aux API, M-Files peut être utilisé avec des applications et des suites de productivité courantes, de sorte que les travailleurs peuvent profiter de la puissance de M-Files tout en continuant à travailler avec leurs outils préférés. M-Files peut être déployé dans le nuage, sur site ou en tant que solution hybride.
Comment M-Files permet-il à votre entreprise d'être plus efficace ?
Recherche plus rapide
Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.
Familiarité
Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.
Collaboration facile
Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.
Rationalisation du travail quotidien
Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.
Voir M-Files en action
Il faut le voir pour le croire. Planifiez une démonstration pour en savoir plus sur la recherche simplifiée, les flux de travail automatiques, les interfaces utilisateur intuitives et les intégrations intégrées avec les applications et les systèmes de fichiers existants.
