Cycle de vie des documents
À propos du cycle de vie des documents
Plongeons dans le monde fascinant des cycles de vie des documents et de la façon dont M-Files les gère.
Aujourd'hui, les performances des entreprises reposent sur les données et les documents. Qu'il s'agisse de courriers électroniques, de contrats, de rapports d'analyse ou de plans de projet, les documents favorisent la communication, la collaboration et la libre circulation de l'information qui permettent aux entreprises d'aller de l'avant.
Les documents et les informations numériques jouant un rôle de plus en plus important dans les entreprises, la gestion du cycle de vie des documents est devenue elle aussi de plus en plus importante. Le cycle de vie d'un document est l'ensemble des étapes qu'il traverse depuis sa création et sa catégorisation jusqu'à son archivage ou sa destruction, en passant par son stockage et son partage.
Un logiciel de gestion documentaire de qualité supérieure peut aider les entreprises à gérer le cycle de vie des documents afin d'en extraire une plus grande valeur, d'accroître l'efficacité et la productivité et de réduire le coût de la gestion de volumes de données en croissance rapide. Vos équipes peuvent automatiser des flux de travail prédéfinis et gérer avec succès le cycle de vie des documents de votre entreprise.
Accédez instantanément aux informations dont vous avez besoin
De la création à la destruction, découvrez comment M-Files offre une manière plus intelligente de gérer les documents, les courriels et l'ensemble de votre contenu.
Les défis de la gestion du cycle de vie des documents
Les entreprises qui cherchent à gérer plus efficacement le cycle de vie de leurs documents sont confrontées à un certain nombre de défis majeurs.
Volume d'informations
Les volumes de données dans les entreprises du monde entier montent en flèche. Pour éviter de submerger les travailleurs de données et pour minimiser les coûts élevés du stockage de grandes quantités d'informations, les entreprises doivent utiliser des stratégies de cycle de vie des documents qui éliminent du stockage les données redondantes, obsolètes, insignifiantes ou inutiles.
Complexité de la gestion des documents
Aujourd'hui, les documents sont créés et stockés dans un éventail vertigineux d'applications, de systèmes et de plateformes. Le simple fait de trouver le bon document aujourd'hui peut prendre de 30 à 50 % de la journée d'un travailleur1. Pour récupérer ce temps perdu, les entreprises doivent employer des stratégies de gestion du cycle de vie qui rendent les documents faciles à trouver en quelques secondes et qui empêchent les silos de données de rendre les documents indisponibles.
Procédures manuelles et sujettes aux erreurs
Une part importante du cycle de vie d'un document implique la collaboration. Plusieurs personnes peuvent être impliquées dans la rédaction, l'édition, la révision, le commentaire et l'approbation des documents. Lorsqu'il est géré manuellement, ce processus peut créer d'importants goulets d'étranglement qui mettent en péril la productivité et font perdre des opportunités. Les solutions qui automatisent les flux de travail peuvent contribuer à garantir que les documents sont traités avec précision et efficacité, et que les directives de l'entreprise et les exigences réglementaires sont respectées.
Mauvais contrôle de la version
Tout au long du cycle de vie des documents, les organisations doivent veiller à ce que les employés sachent quel document est le plus récent, le plus à jour et celui qui fait autorité. Le contrôle des versions peut devenir un cauchemar lorsque les employés se contentent d'envoyer des pièces jointes par courrier électronique. Une gestion efficace du cycle de vie des documents doit permettre de contrôler facilement la manière dont les documents sont consultés et modifiés.
M-Files: Une manière plus intelligente de gérer le cycle de vie de l'information
M-Files utilise l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour aider les entreprises à gérer, utiliser, organiser et sécuriser leurs documents plus efficacement. La plateforme de gestion intelligente de l'information M-Files simplifie la gestion du cycle de vie des documents de plusieurs façons.
Une vue unique des documents
M-Files utilise les métadonnées pour organiser et relier les documents sans les déplacer. Il offre une vue unifiée de toutes les informations, permettant aux utilisateurs de faire des recherches par mots-clés et de trouver instantanément les documents pertinents, quel que soit l'endroit où ils sont stockés. Les balises de métadonnées permettent d'identifier des détails clés tels que l'objectif du document, son créateur et les étapes suivantes, rationalisant ainsi le processus de recherche.
Collaboration rationalisée
Pour permettre à plusieurs utilisateurs de coécrire, éditer, réviser ou approuver des documents, M-Files crée une copie unique du document et fournit un lien par lequel tout utilisateur autorisé peut y accéder. Plusieurs utilisateurs peuvent modifier ou annoter le document simultanément, et toutes les modifications sont stockées dans des versions historiques qui permettent de revenir facilement à un contenu antérieur en cas de besoin.
Flux de travail automatisés
M-Files automatise les processus documentaires intensifs grâce à des flux de travail personnalisés qui font passer les documents par chaque phase du cycle de vie de manière précise et efficace. Les métadonnées guident chaque document vers l'étape suivante et permettent d'envoyer des notifications et des alertes automatiques aux personnes lorsqu'une action sur un document est requise.
Présentation de la plate-forme M-Files
M-Files est une plateforme de gestion documentaire conçue pour aider les travailleurs intellectuels à automatiser leurs processus et à travailler plus efficacement. Elle propose une approche de la gestion documentaire basée sur les métadonnées, ce qui signifie que les documents sont organisés en fonction de leur contenu et de leur contexte plutôt que de leur emplacement. Ses principales caractéristiques sont les suivantes
- Création et gestion de documents: Rationalise la création, le stockage et la récupération des documents.
- Automatisation des flux de travail: Automatise les flux de travail centrés sur les documents, améliorant ainsi l'efficacité et la précision des processus.
- Collaboration externe: Facilite le partage sécurisé et la collaboration avec des partenaires externes.
- Recherche d'entreprise: Offre de puissantes capacités de recherche pour trouver rapidement les documents pertinents.
- Sécurité et conformité: Garantit que les documents sont gérés conformément aux exigences réglementaires et comprend une piste d'audit complète.
M-Files s'intègre aux applications et aux systèmes de fichiers existants, ce qui facilite l'adoption et l'exploitation de ses capacités par les entreprises.
L'automatisation : La clé de la gestion du cycle de vie des documents
La gestion efficace du cycle de vie des documents repose sur l'automatisation, et M-Files offre la meilleure technologie pour automatiser les flux de travail.
L'automatisation du flux de travail dans M-Files est basée sur des métadonnées qui spécifient le cycle de vie du document et le statut de chaque étape. Grâce à ces informations, M-Files guide automatiquement chaque document vers la bonne étape du flux de travail, en mettant à jour les métadonnées au fur et à mesure que chaque phase est achevée.
Avec M-Files, vous pouvez créer des flux de travail personnalisés pour répondre à des besoins spécifiques et assigner des tâches à des collègues. M-Files assurera automatiquement le suivi, émettra des notifications et des alertes, et vérifiera que les flux de travail se déroulent au bon rythme. L'intégration avec la technologie commune de signature électronique permet aux utilisateurs de signer des documents où qu'ils se trouvent, à l'aide d'un téléphone portable ou d'une tablette, ce qui permet aux flux de travail de se poursuivre dans les délais impartis.
Comment M-Files permet à votre entreprise d'être plus efficace
Recherche plus rapide
Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.
Familiarité
Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.
Collaboration facile
Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.
Rationalisation du travail quotidien
Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.
Comment se situe-t-il par rapport aux autres SGD pour la gestion du cycle de vie des documents ?
La gestion du cycle de vie des documents est cruciale pour les performances de l'entreprise. Dans le paysage actuel, axé sur les données, les documents jouent un rôle essentiel, qu'il s'agisse de courriers électroniques, de contrats, de rapports d'analyse ou de plans de projet. Le cycle de vie d'un document englobe les différentes étapes qu'il traverse, depuis sa création et sa catégorisation jusqu'à son stockage, son partage et, enfin, son archivage ou sa destruction.
Grâce à la plateforme M-Files, les collaborateurs peuvent trouver les informations plus rapidement, travailler plus intelligemment et obtenir de meilleurs résultats. M-Files repose sur une architecture innovante basée sur les métadonnées, un moteur de workflow intégré et une intelligence artificielle avancée. Cela permet aux clients d'éliminer le chaos informationnel, d'améliorer l'efficacité des processus et d'automatiser la sécurité et la conformité.
M-Files se distingue dans le domaine de la gestion documentaire par son approche unique basée sur les métadonnées, qui organise les documents en fonction de leur contenu et de leur contexte plutôt que de leur seul emplacement.
- Intégration poussée avec Microsoft Office et d'autres produits Microsoft , fonctions de collaboration robustes et options de personnalisation étendues.
- Excellent pour la gestion des PDF, fortes capacités de signature électronique et intégration transparente avec Adobe Creative Cloud.
- Forte automatisation du flux de travail, bonne intégration avec diverses applications professionnelles et interface conviviale.
- Abordable, facile à utiliser et adapté aux petites entreprises.
Voir M-Files en action
Il faut le voir pour le croire. Planifiez une démonstration pour en savoir plus sur la recherche simplifiée, les flux de travail automatiques, les interfaces utilisateur intuitives et les intégrations intégrées avec les applications et les systèmes de fichiers existants.
