Gestion des documents
Améliorer la gestion des documents avec M-Files
Chaque jour, une organisation moyenne génère une énorme quantité de données et de documents. Le simple fait de conserver la trace d'une telle quantité d'informations, sans parler de leur utilisation pour améliorer les performances de l'entreprise, représente un défi considérable.
Sans un système de gestion des documents d'entreprise de qualité supérieure, l'employé moyen passera près d'un tiers de sa journée de travail à rechercher l'information dont il a besoin1. Et en raison des problèmes de gestion de l'information, plus de la moitié des informations stockées dans les systèmes d'entreprise sont indisponibles ou inutilisées.
M-Files fournit une technologie de pointe en matière de gestion de documents qui permet aux employés d'accéder instantanément à n'importe quel document, où qu'ils se trouvent. En mettant de l'ordre dans le processus de stockage, de récupération et de gestion des documents, M-Files contribue à améliorer les performances, l'efficacité et la collaboration dans l'ensemble de l'organisation.
Accédez instantanément aux informations dont vous avez besoin
De la création à la destruction, découvrez comment M-Files offre une manière plus intelligente de gérer les documents, les courriels et l'ensemble de votre contenu.
Comment une gestion supérieure des documents transforme les flux de travail
Lorsque vous travaillez avec un excellent système de gestion documentaire, il est facile de trouver les informations dont vous avez besoin. Plutôt que de passer 15 minutes à chercher le bon document et à s'assurer que vous disposez de la version la plus récente, vous pouvez trouver et ouvrir le bon document en quelques secondes et commencer à travailler immédiatement. Si l'on multiplie ces 15 minutes par tous les documents avec lesquels les employés travaillent jour après jour, les économies et les gains d'efficacité peuvent être considérables.
Une technologie de gestion documentaire de qualité supérieure ne se contente pas de simplifier la recherche et l'extraction. Avec un système de pointe tel que M-Files, vous pouvez :
Renforcer la collaboration avec les collègues et les partenaires
Un système de gestion documentaire de haute qualité facilite le partage des fichiers en interne et en externe, permettant à plusieurs personnes d'apporter des contributions sans créer de problèmes de version. Un système de qualité supérieure simplifie toutes les étapes de l'édition, de la révision et de l'approbation des documents, garantissant ainsi que les bonnes personnes reçoivent la bonne version au bon moment.
Garder les documents en sécurité
Grâce au contrôle central et à la visibilité des documents dans l'ensemble de l'organisation, vous pouvez plus facilement prendre les mesures nécessaires pour les protéger et éviter que les données sensibles ne tombent entre les mains de cybercriminels.
Garantir et démontrer la conformité
De nombreux secteurs d'activité sont soumis à des réglementations strictes concernant l'utilisation, l'accès et le stockage des données et des documents. Grâce à une solution de gestion documentaire performante, vous pouvez automatiser de nombreuses activités de mise en conformité et démontrer facilement que vous respectez les réglementations lorsque c'est nécessaire.
Gestion des documents avec M-Files
M-FilesLa solution de gestion intelligente de l'information alimentée par l'IA permet de fournir facilement les bonnes informations aux bonnes personnes quand elles en ont besoin, tout en maintenant un contrôle total et en garantissant la conformité de vastes volumes de documents d'entreprise. Plutôt que de migrer les documents vers un référentiel unique - une tâche coûteuse et complexe - M-Files connecte les systèmes, les données et le contenu à travers l'organisation, en brisant les silos de données sans perturber les systèmes et les processus existants. Grâce à la technologie de gestion des documents numériques de M-Files, vous pouvez stocker et accéder à des informations pertinentes n'importe où, dans n'importe quel format et à n'importe quel moment, simplement en sachant ce que vous cherchez au lieu de vous préoccuper de l'endroit où elles se trouvent.
Voici comment cela fonctionne
Marquer le fichier
Lors du premier enregistrement d'un fichier, M-Files vous permet d'étiqueter un document avec des métadonnées basées sur son contenu. Il peut s'agir, par exemple, du nom d'un client, d'un numéro de projet, de la date de création ou du type de contenu du document.
Laissez M-Files le stocker
Une fois que vous avez fourni les informations essentielles, M-Files se charge de les stocker et de les protéger, de coordonner les versions, de garantir la conformité et de gérer la conservation. Vous n'avez plus à vous soucier de l'emplacement du fichier.
Le récupérer
Pour le retrouver, il suffit de taper dans la barre de recherche de M-Files ce que vous cherchez et de trouver le bon document en quelques clics.
M-Files permet tout, des simples cas d'utilisation de la gestion de documents aux flux de travail automatisés et sophistiqués qui soutiennent les processus critiques de l'entreprise. Notre technologie vous aide à suivre les tâches et les processus qui automatisent le travail quotidien, et vous pouvez facilement adhérer aux exigences légales et aux directives de l'entreprise tout en laissant M-Files gérer la piste d'audit.
Caractéristiques de la technologie M-Files
Contrôle automatisé des versions
Lorsque vous mettez à jour un document, M-Files enregistre automatiquement une copie historique du fichier afin que vous puissiez facilement revenir à une version antérieure.
Prise en charge de n'importe quel document
Gérez tous les types de fichiers et de données avec M-Files, qu'il s'agisse de feuilles de calcul, de documents, de présentations, d'e-mails ou autres.
Accès à tout moment et en tout lieu
Accédez aux fichiers avec n'importe quel appareil. M-Files peut même être consulté hors ligne lorsque vous n'avez pas de connexion Internet.
Facile à utiliser
Les dossiers virtuels offrent une expérience utilisateur immédiatement familière, tandis que les clients Desktop, Web ou Mobile permettent aux utilisateurs d'accéder à leurs documents à partir de leurs appareils préférés.
Collaboration simplifiée
Les utilisateurs peuvent modifier, annoter et commenter les documents simultanément.
Sécurité renforcée
M-Files crypte vos données et vous permet d'établir des autorisations d'accès en fonction du rôle, du groupe, du projet, du type de document et d'autres critères.
Améliorer les relations avec les clients grâce à une meilleure gestion des documents
Qu'il s'agisse de propositions, de contrats, de correspondance ou de rapports, chaque relation avec un client génère un grand nombre de fichiers. La technologie de gestion des documents M-Files facilite l'organisation, la protection et la collaboration sur tous les documents liés aux clients, prouvant ainsi à vos clients que leurs données sont en sécurité entre vos mains.
Une vue unique
Éliminez les silos de données des lignes de services et bénéficiez d'un point de référence unique pour tous les documents du client.
Rationalisation des tâches
Normaliser et automatiser les points de contact avec les clients, tels que l'accueil, la gestion des contrats et les exigences de conformité.
Protéger les informations sensibles
M-Files crypte chaque document et le protège grâce à des autorisations d'accès flexibles.
Une gestion des contrats plus facile
De la première ébauche à la signature et à l'archivage, M-Files peut gérer chaque étape du processus contractuel.
Outils familiers
M-Files s'intègre facilement à des outils de productivité populaires tels que Outlook, Gmail et Salesforce, permettant ainsi à vos employés et clients d'accéder aux documents à l'aide de leur technologie préférée.
Pourquoi les clients aiment M-Files
M-Files permet aux plus grandes entreprises de travail de la connaissance du monde de disposer d'outils qui stimulent les performances dans un monde numérique où l'on travaille de partout. Notre plateforme intelligente de gestion de l'information automatise les processus commerciaux essentiels tout en assurant la sécurité et le contrôle de l'information à tout moment.
Notre technologie est neutre sur le plan des référentiels. Elle s'intègre facilement à d'autres systèmes pour relier les documents et les informations dans l'ensemble de l'organisation, sans nécessiter de migration de données. En automatisant et en rationalisant la gestion de l'information, nous permettons à nos clients de ne plus se préoccuper du stockage et de la protection des données et de se concentrer sur leur cœur de métier.
M-Files peut servir de logiciel BPM, aidant à automatiser, rationaliser et affiner les flux de travail à forte intensité documentaire. M-Files est fréquemment déployé comme technologie de gestion des documents juridiques ou comptables, aidant à mettre de l'ordre dans les industries les plus intensives en documents.
M-Files peut être déployé en tant que système de gestion documentaire en nuage, sur site ou en tant que solution hybride qui optimise la collaboration en nuage tout en investissant dans une architecture sur site. Et en permettant aux travailleurs d'accéder aux documents à l'aide de clients Web ou mobiles, M-Files soutient la tendance à l'emploi de personnel à distance et à domicile.
Comment M-Files permet-il à votre entreprise d'être plus efficace ?
Recherche plus rapide
Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.
Familiarité
Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.
Collaboration facile
Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.
Rationalisation du travail quotidien
Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.
Voir M-Files en action
Il faut le voir pour le croire. Planifiez une démonstration pour en savoir plus sur la recherche simplifiée, les flux de travail automatiques, les interfaces utilisateur intuitives et les intégrations intégrées avec les applications et les systèmes de fichiers existants.
