Automatiser le flux de travail de la gestion documentaire
Optimisez votre flux de documents
Les documents jouent un rôle crucial dans tous les aspects des opérations commerciales, depuis les recherches et les propositions jusqu'aux contrats et aux factures. La manière dont une organisation gère le flux de travail de la gestion documentaire peut soit accélérer les processus et améliorer les performances de l'entreprise, soit créer des obstacles qui nuisent à la productivité et à la compétitivité. De nombreuses organisations sont confrontées à des problèmes liés à leur flux de gestion documentaire, notamment à une mauvaise manipulation des documents et à des problèmes liés à la sécurité et à la conformité. Un flux de travail inefficace peut avoir un impact négatif sur l'efficacité, les relations avec les clients et le progrès global de l'entreprise. M-Files peut fournir une assistance dans ce domaine.
Grâce à son logiciel de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud, M-Files vous permet d'automatiser et de personnaliser les flux de travail, en veillant à ce que les documents soient adressés à la bonne personne au bon moment, ce qui maximise l'efficacité.
Sécurité renforcée dans le partage de documents
M-Files offre une sécurité au niveau de l'entreprise avec un contrôle strict des personnes autorisées à accéder à un fichier, garantissant ainsi la sécurité et la confidentialité des documents et des données.
Accélérer votre temps de retour sur investissement
Le flux de travail de la gestion documentaire implique le transfert d'informations entre les employés à différentes étapes d'un processus d'entreprise. À chaque étape, un document peut devoir être créé, édité, revu, commenté, vérifié, approuvé ou signé. Avec le logiciel de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud M-Files', vous pouvez automatiser et personnaliser les flux de travail pour assurer un flux de documents efficace vers la bonne personne au bon moment.
Mauvaise manipulation
L'erreur humaine se traduit souvent par l'impossibilité de trouver les documents, par la duplication d'informations incorrectes sur plusieurs documents ou par des documents qui ne suivent pas le bon flux de travail.
Questions relatives aux versions
Lorsque les travailleurs collaborent en envoyant des documents par courrier électronique, il en résulte de multiples copies d'un document qui sont jointes à des fils de discussion longs et encombrants. Dans ces situations, il est difficile de s'assurer que la bonne personne dispose de la bonne version au final.
Recherches infructueuses
Les travailleurs du savoir peuvent passer jusqu'à 30 % de leur journée à rechercher les documents dont ils ont besoin pour exécuter un flux de travail spécifique1.
Absence d'accès à distance
Avec l'augmentation de la mobilité et du travail à domicile, l'absence d'accès à distance aux documents peut ralentir les flux de travail et limiter la productivité.
Rendre les fichiers disponibles partout
Obtenir des approbations et des signatures en personne sur des copies papier de documents est extraordinairement coûteux et prend beaucoup de temps.
Questions de sécurité et de conformité
Avec un nombre croissant d'employés utilisant leurs propres appareils pour exécuter des flux de travail, les documents et les entreprises sont exposés à beaucoup plus de problèmes de sécurité et de conformité.
Optimisez votre flux de documents
Collaboration efficace avec les clients
M-FilesLes balises de métadonnées facilitent également l'automatisation des flux de travail de la gestion documentaire et améliorent la gestion des processus d'entreprise (BPM). Les métadonnées guident les documents à travers chaque étape du flux de travail, en les mettant automatiquement à jour lorsqu'ils passent de la rédaction à l'édition, à la révision, aux commentaires, à l'approbation ou à la signature.
Gestion transparente des documents des fournisseurs
Le moteur de flux de travail M-Files est une application conviviale qui vous permet de créer des flux de travail personnalisés basés sur des processus d'entreprise spécifiques. Les flux de travail M-Files peuvent attribuer des tâches à des collègues, assurer un suivi automatique, émettre des rappels et garantir que chaque étape du flux de travail est exécutée conformément aux directives de l'entreprise ou aux exigences réglementaires.
Sécurité renforcée dans le partage de documents
M-Files offre une sécurité au niveau de l'entreprise avec un contrôle strict de l'accès aux fichiers, garantissant la sécurité et la confidentialité des documents et des données. Ce cadre de sécurité robuste garantit que les informations sensibles restent protégées tout au long du flux de travail de la gestion documentaire.
Devenez plus intelligent grâce à l'automatisation du travail sur les connaissances
Avantages de l'automatisation du flux de travail de la gestion documentaire
Avec les outils de gestion documentaire et les logiciels de BPM de M-Files, les avantages de l'automatisation des flux documentaires sont considérables.
Des fonctionnalités qui permettent de mettre en place des processus d'entreprise numériques
Comment M-Files permet à votre entreprise d'être plus efficace
Recherche plus rapide
Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.
Familiarité
Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.
Collaboration facile
Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.
Rationalisation du travail quotidien
Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.
À propos M-Files
M-Files est une solution de gestion intelligente de l'information alimentée par l'IA qui garantit que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment. Contrairement aux systèmes traditionnels de gestion des documents d'entreprise, M-Files élimine les silos d'information en unifiant les données dans l'ensemble de l'organisation sans modifier les systèmes ou les processus existants. Au lieu de procéder à des migrations coûteuses vers un emplacement centralisé, M-Files utilise l'IA pour identifier et relier les documents à travers différents systèmes, référentiels, emplacements et appareils. Les balises de métadonnées fournissent le contexte, ce qui permet de retrouver facilement les documents en cas de besoin.
Voir M-Files en action
Il faut le voir pour le croire. Planifiez une démonstration pour en savoir plus sur la recherche simplifiée, les flux de travail automatiques, les interfaces utilisateur intuitives et les intégrations intégrées avec les applications et les systèmes de fichiers existants.
