Logiciel ECM
Gérer l'information plus efficacement grâce aux logiciels ECM
Aujourd'hui, les organisations s'appuient sur les données pour obtenir des informations commerciales, identifier les opportunités, automatiser les processus et améliorer les performances de l'entreprise. Pourtant, les entreprises sont souvent tellement inondées de contenus divers provenant de différents systèmes et référentiels que les employés ont du mal à trouver les informations dont ils ont besoin, et encore moins à les utiliser à des fins commerciales.
Les logiciels de gestion de contenu d'entreprise, ou logiciels ECM, peuvent aider les organisations à prendre le contrôle de leurs documents et de leurs données en facilitant l'organisation, le stockage, la sécurisation, la maintenance et l'analyse des informations. Les systèmes ECM de qualité supérieure peuvent automatiser les flux de travail, ce qui permet aux employés d'être plus efficaces tout en simplifiant le respect des règles et des réglementations.
M-Files offre un système intelligent de gestion de l'information avec un puissant logiciel ECM. En facilitant la recherche, l'accès et le partage des bons documents avec les bonnes personnes au bon moment, M-Files aide à maîtriser le chaos de la gestion de l'information tout en extrayant plus de valeur du contenu dans l'ensemble de l'entreprise.
L'ECM qui connecte vraiment votre entreprise
Connectez tous vos contenus d'entreprise et soutenez vos flux de travail avec M-Files.
Les obstacles à la gestion du contenu de l'entreprise
Tout système de gestion de contenu d'entreprise doit fournir aux entreprises des solutions à plusieurs obstacles critiques en matière de gestion de l'information.
Le volume des documents d'entreprise
Chaque jour, les entreprises créent des volumes de documents équivalents à 250 000 bibliothèques du Congrès1. Le nombre de documents que les organisations doivent organiser et gérer rend difficile la sécurisation des documents et leur mise à disposition pour les flux de travail.
Trouver le bon document
Les travailleurs de l'information passent en moyenne plus de deux heures par jour à rechercher les documents dont ils ont besoin2. Un logiciel ECM de qualité supérieure permet de récupérer ce temps perdu en offrant un accès instantané à n'importe quel document, quel que soit l'endroit où il se trouve.
De grandes quantités de données non structurées
Les données non structurées - qu'il s'agisse de documents, de courriels, d'images ou de présentations - contiennent des informations commerciales inestimables. Mais ces documents ne peuvent pas être facilement recherchés, catégorisés et sécurisés, ce qui rend plus difficile l'exploitation de l'intelligence économique qu'ils peuvent offrir.
Informations inaccessibles et inconnues
Plus de la moitié des informations contenues dans les référentiels de données sont considérées comme des "données sombres "3. Le contenu de ces documents est inconnu et non classé, ce qui les rend essentiellement inutiles pour l'organisation. Les données sombres représentent un coût important, à la fois en termes de dépenses de stockage et de perte d'opportunité d'en tirer des informations.
Maux de tête liés à la conformité réglementaire
De nombreux secteurs d'activité disposent de réglementations strictes régissant le stockage et l'utilisation de documents contenant des données sensibles. À mesure que le volume de documents relevant de la compétence d'une organisation continue de croître, il devient de plus en plus difficile de gérer et de démontrer la conformité.
Les avantages de la technologie ECM M-Files
M-FilesLes logiciels ECM offrent une multitude d'avantages aux organisations et aux travailleurs du savoir.
Accès plus rapide aux documents
Toutes les informations peuvent être trouvées en contexte, en recherchant le sujet d'un document plutôt que l'endroit où il est stocké. Les travailleurs peuvent simplement taper ce qu'ils recherchent et accéder à l'information dont ils ont besoin en quelques clics.
Élimination des silos de données
M-Files vous permet de créer une vue unique de tous les contenus, quel que soit le système ou le référentiel dans lequel ils sont stockés ou généralement consultés.
Une copie faisant autorité de chaque document
M-Files stocke une copie unique de chaque document afin que les utilisateurs n'aient jamais à se demander s'ils travaillent avec la version la plus récente.
La facilité d'utilisation
M-Files est accessible via un client de bureau, web ou mobile. Les dossiers virtuels offrent une expérience utilisateur immédiatement familière.
Prise en charge de tous les documents
Vous pouvez gérer tous les types de documents et de données avec M-Files, y compris le contenu des courriels.
Accès à tout moment et en tout lieu
Accédez aux documents via M-Files avec n'importe quel appareil, depuis n'importe quel endroit et à n'importe quel moment. M-Files peut même être consulté hors ligne lorsqu'il n'y a pas d'accès à Internet.
Déploiement flexible
Déployez M-Files dans le nuage, sur site ou en tant que solution hybride.
Rationaliser les flux de travail
M-FilesLe système ECM utilise l'automatisation des flux de travail pour faire passer les documents par les flux de travail numériques, gérer les révisions et les signatures et s'assurer que des informations spécifiques sont conservées.
Rationaliser la collaboration avec M-Files
M-Files met fin à la pratique consistant à envoyer des pièces jointes par courrier électronique, ce qui crée inévitablement de la confusion, des doublons et des problèmes de contrôle des versions. Pour simplifier la collaboration, M-Files conserve une copie d'un document et permet d'y accéder par le biais d'un lien.
Collaborer en temps réel
Des collègues internes et externes à l'organisation peuvent collaborer sur le même document, en le révisant, l'éditant et l'annotant simultanément.
Garder les documents en sécurité
M-Files utilise des autorisations automatiques pour s'assurer que les bonnes personnes ont accès au bon contenu.
Sauvegarde automatique des fichiers
M-FilesLa fonction de co-écriture enregistre automatiquement les modifications, créant une nouvelle version lors des opérations d'extraction et d'introduction.
Enregistrer les fichiers n'importe où
Les documents contenus dans M-Files peuvent être automatiquement sauvegardés dans n'importe quel emplacement tel que OneDrive ou SharePoint.
Pourquoi choisir M-Files' ECM solution ?
M-Files facilite la gestion du contenu et de l'information dans un environnement de travail numérique. En organisant les fichiers en fonction de leur nature plutôt que de leur emplacement, M-Files supprime les silos de données et rend les informations instantanément disponibles, quel que soit le système ou le référentiel dans lequel elles sont stockées. En automatisant et en rationalisant la gestion des informations, M-Files permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier.
M-Files s'intègre facilement à la technologie existante, permettant aux travailleurs de continuer à utiliser leurs outils préférés pour accéder aux documents via M-Files. Les modèles de solution et les meilleures pratiques pour de multiples cas d'utilisation facilitent la création rapide et facile de solutions intelligentes de gestion de l'information. Des modules complémentaires tiers étendent les capacités de M-Files' et des API permettent de se connecter aux systèmes existants.
Comment M-Files permet-il à votre entreprise d'être plus efficace ?
Recherche plus rapide
Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.
Familiarité
Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.
Collaboration facile
Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.
Rationalisation du travail quotidien
Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.
Voir M-Files en action
Il faut le voir pour le croire. Planifiez une démonstration pour en savoir plus sur la recherche simplifiée, les flux de travail automatiques, les interfaces utilisateur intuitives et les intégrations intégrées avec les applications et les systèmes de fichiers existants.
