Gestion des données d'entreprise
Améliorer les performances grâce à une meilleure gestion des données d'entreprise
L'information est aujourd'hui au cœur de l'activité économique. Il est difficile d'imaginer une pratique ou une opération commerciale qui ne repose pas en grande partie sur des données et des documents. Dans ce contexte, on peut s'attendre à ce que les entreprises accordent la plus haute priorité à des systèmes de gestion de l'information de qualité supérieure.
Pourtant, pour de nombreuses organisations, de mauvaises pratiques de gestion des données d'entreprise entravent la productivité et engendrent des coûts importants en termes de temps et d'argent. Les employés sont souvent incapables de trouver les documents dont ils ont besoin et peuvent passer des heures chaque jour à faire des recherches infructueuses ou à recréer des documents qui ont été perdus. L'envoi de documents par courrier électronique sous forme de pièces jointes crée inévitablement des problèmes de contrôle des versions. Et même le flux de travail le plus élémentaire, qui consiste à réviser, approuver et signer un document, peut prendre beaucoup trop de temps.
M-Files peut vous aider. En tant que plate-forme de gestion intelligente de l'information de nouvelle génération, M-Files facilite la recherche, l'accès et le partage des documents, tout en automatisant les flux de documents et en sécurisant et contrôlant les informations.
Une façon plus intelligente de travailler avec les données
Découvrez comment M-Files vous permet d'accéder aux bonnes données, au bon moment, pour la bonne personne.
Les obstacles à une gestion efficace des données
Lorsqu'elles choisissent un système de gestion de documents ou de gestion de contenu d'entreprise (ECM), les organisations doivent se concentrer sur des solutions capables de relever les défis critiques de la gestion des données d'entreprise.
Localisation des documents
Alors que le volume de contenu d'une organisation augmente de façon exponentielle, trouver rapidement le bon document peut s'avérer un véritable défi. De nombreux travailleurs du savoir consacrent jusqu'à 30 % de leur journée à la recherche de la bonne information1. Un système efficace de gestion des données d'entreprise doit permettre à un travailleur d'accéder à n'importe quel document en quelques secondes.
Gestion des versions
Trop souvent, les employés passent du temps à parcourir des courriels et des dossiers pour déterminer quelle version d'un document est la plus récente. Une solution de gestion des données d'entreprise de qualité supérieure devrait permettre aux travailleurs de toujours savoir que le document qu'ils consultent est la version la plus récente
Stockage des fichiers
En moyenne, les entreprises utilisent quatre référentiels différents pour stocker et gérer les documents et autres contenus2. Pour compliquer encore les choses, près de 70 % des travailleurs déclarent stocker et gérer des documents à partir de leur boîte de réception3. Cela ne fait qu'ajouter à la difficulté de localiser les fichiers rapidement et facilement. Pour améliorer la gestion des données d'entreprise, les organisations ont besoin d'une solution qui simplifie au maximum le stockage, la recherche et l'extraction des fichiers.
Suivi du flux de travail
Le flux de documents nécessite souvent que plusieurs parties examinent, approuvent ou signent un document, et ce processus peut être long à suivre et à gérer. Un système de gestion des données efficace devrait automatiser autant de tâches de routine que possible afin d'accélérer les flux de travail tout en réduisant les erreurs humaines et en garantissant la conformité.
Utilisation d'appareils mobiles
Un nombre croissant d'employés travaillent à distance ou à domicile. Il est essentiel de permettre à ces travailleurs d'accéder aux documents sur leurs appareils mobiles pour que les processus de l'entreprise se poursuivent à un rythme soutenu.
M-FilesGestion des données : gestion intelligente des données d'entreprise
La plateforme M-Files offre des solutions intelligentes qui permettent de relever les défis de la gestion des données d'entreprise. Contrairement à la technologie traditionnelle de gestion des fichiers ou des dossiers, M-Files n'exige pas la migration des documents vers un dépôt central. Au lieu de cela, la technologie M-Files' alimentée par l'IA parcourt les référentiels, les systèmes et les plateformes existants pour identifier et analyser les documents, en les étiquetant avec des métadonnées qui les rendent faciles à trouver en quelques secondes.
En créant des connexions avec les documents plutôt qu'en les déplaçant vers un emplacement central, M-Files brise efficacement les silos d'information pour offrir une expérience en contexte permettant d'accéder au contenu et de l'exploiter dans n'importe quel système ou référentiel. Les fichiers et les documents peuvent rester là où ils se trouvent actuellement - dans les dossiers du réseau, SharePoint, les systèmes ECM, les plateformes CRM ou d'autres systèmes et archives de l'entreprise.
Cette approche unique, qui consiste à gérer les fichiers en fonction de la nature d'un document plutôt que de son emplacement, signifie que les travailleurs n'ont plus besoin de se souvenir de l'endroit où un document a été stocké. Il leur suffit de taper quelques mots sur ce qu'ils recherchent dans la barre de recherche du site M-Files pour être connectés à leurs documents en quelques secondes. Les métadonnées contenues dans chaque document identifient les informations relatives au contenu du document, à son auteur, à la personne qui doit le consulter ensuite et à d'autres informations importantes et pertinentes. Par conséquent, M-Files peut fournir une image complète de tous les documents liés à n'importe quel sujet - par exemple, tous les documents d'un projet donné, toute la correspondance avec le client ou tous les contrats expirant ce mois-ci.
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Des outils complets pour la gestion du contenu
M-FilesLa technologie de gestion des données d'entreprise permet aux travailleurs de trouver et d'utiliser les informations de manière plus efficace, et aux organisations de tirer un meilleur parti de leurs investissements dans les données et les documents.
Recherche rapide
Les travailleurs peuvent trouver n'importe quel document rapidement, facilement et intuitivement.
Outils familiers
Les employés peuvent continuer à travailler avec leurs outils quotidiens préférés tels que Microsoft Teams ou Salesforce lorsqu'ils gèrent des documents dans M-Files.
Collaboration sécurisée
Partagez du contenu sans effort et en toute sécurité, et rédigez des documents simultanément.
Conformité facile
Des flux de travail automatisés garantissent que les documents sont traités correctement, avec précision et dans le respect des politiques de l'entreprise et des exigences réglementaires.
Chiffrement et autorisations dynamiques
M-Files améliore la sécurité de la gestion des données de l'entreprise en chiffrant chaque document et en contrôlant l'accès à celui-ci au moyen d'autorisations dynamiques basées sur les rôles, l'étape du flux de travail, les métadonnées du document et d'autres critères.
Contrôle de version simple
M-Files ne conserve qu'une seule copie de chaque document afin d'éliminer les problèmes de version. Les anciennes versions conservent la trace de toutes les modifications apportées au document, de sorte qu'il est facile de revenir à une version antérieure en cas de besoin.
Gouvernance des données
Pour améliorer la gouvernance de la gestion des données d'entreprise, M-Files offre une visibilité claire sur la nature des informations et sur la valeur et le risque que représente chaque document. Les pistes d'audit détaillent chaque interaction avec le document.
Gestion des contrats
M-Files améliore la gestion des contrats en automatisant les flux de travail pour la création et l'exécution des contrats.
Améliorer l'efficacité grâce à l'automatisation des flux de travail
M-Files Les fonctionnalités d'automatisation des flux de travail mettent fin aux processus manuels sujets aux erreurs, tout en améliorant l'efficacité et en permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En utilisant les métadonnées d'un fichier, M-Files guide les documents à travers les flux de travail, acheminant le fichier aux bonnes personnes dans le bon ordre et garantissant que les tâches sont accomplies correctement et dans les délais.
M-Files contacte automatiquement les personnes et assure un suivi lorsqu'une action est requise pour un document. Les métadonnées du document sont mises à jour au fur et à mesure qu'il progresse dans le flux de travail. M-Files permet aux gestionnaires de processus de visualiser l'état d'avancement de chaque étape, ce qui leur permet de prendre des mesures pour éliminer les goulets d'étranglement qui coûtent du temps et de l'argent.
Le moteur de flux de travail M-Files permet de personnaliser facilement les flux de travail pour les documents, les employés et les projets afin de répondre aux besoins d'une organisation.
Comment M-Files permet-il à votre entreprise d'être plus efficace ?
Recherche plus rapide
Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.
Familiarité
Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.
Une collaboration facile
Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.
Rationalisation du travail quotidien
Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.
Pourquoi choisir M-Files?
En tant que solution de gestion des données d'entreprise, M-Files offre une plateforme alimentée par l'IA qui connecte le contenu avec une automatisation intelligente. M-Files augmente la productivité des travailleurs du savoir, renforce la collaboration, permet la continuité des activités, réduit les risques commerciaux et garantit une expérience numérique transparente.
M-Files peut être déployé dans le nuage, sur place ou en tant que solution hybride. Les API permettent à M-Files de communiquer facilement avec les systèmes existants, tandis que les intégrations standard garantissent que M-Files peut fonctionner avec une pile technologique existante. En tant que plateforme hautement configurable, M-Files peut être facilement adaptée aux besoins de cas d'utilisation spécifiques. Les modèles de solutions aident les organisations à démarrer avec une gestion intelligente de l'information dès le premier jour, tandis que les compléments de tierce partie fournissent des capacités supplémentaires et une extensibilité.
Aujourd'hui, des milliers d'organisations dans plus de 100 pays à travers le monde s'appuient sur M-Files pour gérer plus efficacement les informations, les documents et les processus.