Gestion des documents d'entreprise
Connectez vos données avec un logiciel de gestion des documents d'entreprise
L'information est aujourd'hui vitale à tous les niveaux de fonctionnement des entreprises, et celles qui l'utilisent le plus efficacement peuvent s'attendre à bénéficier d'un avantage concurrentiel. Mais dans la plupart des entreprises, les données et les documents essentiels sont répartis dans de nombreux systèmes et référentiels de données disparates et déconnectés les uns des autres. Le résultat de ce chaos est double : les employés perdent beaucoup trop de temps à chercher la bonne information, et les entreprises ne parviennent souvent pas à utiliser efficacement les données pour faire avancer l'entreprise.
Un système de gestion documentaire d'entreprise de qualité supérieure comme M-Files peut vous aider. En connectant les données et les informations à travers toutes les plateformes et tous les référentiels pour offrir une vue unique des documents, les outils de gestion documentaire de M-Filesfacilitent la visualisation, la recherche et l'utilisation de la bonne information au bon moment pour améliorer les performances de l'entreprise.
Accédez instantanément aux informations dont vous avez besoin
De la création à la destruction, découvrez comment M-Files offre une manière plus intelligente de gérer les documents, les courriels et l'ensemble de votre contenu.
Le risque des données déconnectées
Les entreprises ont besoin d'un accès rapide aux informations historiques et en temps réel pour prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides. Mais aujourd'hui, la gestion des données et des documents est devenue un défi critique pour les entreprises.
La quantité de données créées quotidiennement peut facilement submerger un système de gestion de documents d'entreprise de qualité inférieure. Tous les deux jours, le monde crée autant d'informations que depuis l'aube de la civilisation jusqu'en 2003 (Eric Schmidt). Et le volume de données produites par les entreprises devrait croître de manière exponentielle pour atteindre 163 ZB d'ici 20251.
Outre le fait qu'elles doivent faire face à un volume écrasant de données, la plupart des organisations ne disposent pas d'un système unique pour les gérer, les organiser, les stocker et les sécuriser. En fait, plus de la moitié des organisations utilisent aujourd'hui au moins quatre systèmes de gestion de contenu (CMS), et pourtant la majorité de leurs données restent en dehors de ces outils CMS2. Pour trouver les informations dont ils ont besoin, les employés doivent souvent rechercher des informations critiques qui peuvent se trouver dans des courriels ou des dossiers de fichiers réseau sur diverses applications, plates-formes et appareils de l'entreprise. Et comme les fichiers sont difficiles à trouver, les documents sont souvent dupliqués ou produits à nouveau, ce qui représente un coût important pour la productivité. Sans une vue unique du contenu critique, les entreprises sont confrontées à des risques importants en matière de conformité et de sécurité, tout en n'étant pas en mesure de tirer profit de leurs investissements en matière de données.
Il est clair que pour rester compétitives, les organisations ont besoin d'un système de gestion des documents d'entreprise qui élimine les silos de données et offre une vue unique de l'information à travers tous les systèmes et référentiels. C'est là que M-Files peut vous aider.
M-Files simplifie la gestion des documents d'entreprise
M-Files est une plateforme de gestion intelligente de l'information basée sur le cloud qui résout facilement les défis liés à la gestion de vastes volumes de données et de documents. Contrairement aux solutions traditionnelles de gestion des documents d'entreprise, M-Files ne nécessite pas la migration des documents vers un référentiel central - un projet coûteux en temps et en argent. Au contraire, M-Files brise les silos d'information en unifiant les systèmes, les données et les contenus à travers l'organisation sans modifier les systèmes ou les processus existants. Notre technologie alimentée par l'IA recherche et analyse chaque document pour le placer dans son contexte, en appliquant des balises de métadonnées qui facilitent la recherche d'un document en recherchant simplement ce qu'il est ou ce qu'il contient plutôt que l'endroit où il se trouve. M-Files permet aux entreprises de fournir la bonne information aux bonnes personnes au moment où elles en ont besoin, et d'automatiser les processus métier basés sur l'information qui contribuent à améliorer la productivité et la performance de l'entreprise.
Tout en un seul endroit
M-Files offre une vue unique de l'information qui permet de retrouver facilement les documents, les courriels, les coordonnées des clients, les informations sur les projets et les contrats, même s'ils sont sauvegardés dans des archives ou des systèmes différents.
Contexte complet
Avec M-Files, vous pouvez facilement obtenir une vue d'ensemble de n'importe quel sujet que vous choisissez. Par exemple, vous pouvez rechercher tous les contrats qui expirent le mois prochain, toute la correspondance avec un client donné ou tous les documents relatifs à un projet spécifique, même si ces informations se trouvent dans différents systèmes au sein de l'organisation.
Gestion automatique des documents
Notre technologie gère automatiquement l'ensemble du cycle de vie des documents, en veillant à ce que les documents passent par des flux de travail spécifiques, respectent les politiques de conservation appropriées et ne soient consultés que par les personnes disposant des autorisations nécessaires.
Recherche et récupération rapides
Pour trouver des informations, il vous suffit de taper ce que vous cherchez dans la barre de recherche de M-Files et vous pouvez vous connecter à votre contenu en quelques clics.
Plus de doublons ni de versions multiples
M-Files ne stocke qu'une seule copie de chaque document, de sorte que ce que vous voyez est toujours la dernière version.
Soutien à la transformation numérique
En offrant un moyen simple de numériser les documents, M-Files facilite votre transition vers un système de gestion documentaire sans papier qui peut vous aider à réaliser d'importantes économies, à accélérer les flux de documents et à fournir aux travailleurs un accès à tout moment et en tout lieu à tous les documents dont ils ont besoin.
Automatiser les processus d'entreprise et le flux de documents
M-Files facilite l'automatisation des processus d'entreprise. Dans le moteur de flux de travail M-Files , vous pouvez facilement créer vos propres flux de travail en fonction de vos besoins. Qu'il s'agisse d'assigner des tâches à des collègues ou de faire passer automatiquement des documents par le processus d'approbation et de signature, M-Files vous permet de mettre en place des flux de projets ou de processus basés sur des processus manuels. Les balises de métadonnées guident le flux de travail à chaque étape et sont automatiquement mises à jour lorsque le document passe de l'état de projet aux révisions, aux commentaires et aux approbations.
M-FilesL'automatisation des flux de travail peut aider les entreprises réglementées à gérer les exigences en matière d'apprentissage. Elle peut simplifier considérablement la gestion des documents juridiques, en garantissant que le traitement de chaque dossier respecte les directives légales et les exigences de conformité. Et grâce aux fonctions de signature électronique de M-Files, vous pouvez accélérer le processus de signature en permettant à quiconque de signer un document n'importe où dans le monde sur n'importe quel appareil, de manière sécurisée et vérifiable.
Comment M-Files vous donne le contrôle de vos données
En plus d'offrir un accès plus rapide et plus facile à vos informations, la gestion des documents d'entreprise M-Files vous permet également de mieux contrôler vos documents.
Pourquoi choisir la Gestion Electronique de Documents de M-Files?
Les entreprises apprécient M-Files parce qu'il permet d'accéder partout et à tout moment à des informations pertinentes, à jour et exactes, quel que soit l'endroit où elles sont stockées ou le format dans lequel elles se trouvent. En connectant les données à travers l'organisation et en fournissant une vue unique qui englobe les documents stockés dans différents endroits, M-Files permet de fournir facilement la bonne information aux bonnes personnes et au bon moment. Et parce que M-Files s'intègre facilement aux outils et systèmes de productivité existants, les collaborateurs n'ont pas besoin d'apprendre un nouvel outil ou une nouvelle plateforme pour tirer parti de la puissance de la technologie de gestion documentaire de M-Files.
En tant que solution prête pour l'informatique en nuage, M-Files peut être déployée dans l'informatique en nuage, sur place ou comme solution hybride. Des milliers d'organisations dans plus de 100 pays utilisent M-Files pour gérer leurs informations commerciales et automatiser leurs processus d'entreprise, offrant ainsi à leurs employés une manière plus intelligente de travailler.
Comment M-Files permet-il à votre entreprise d'être plus efficace ?
Recherche plus rapide
Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.
Familiarité
Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.
Collaboration facile
Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.
Rationalisation du travail quotidien
Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.
Voir M-Files en action
Il faut le voir pour le croire. Planifiez une démonstration pour en savoir plus sur la recherche simplifiée, les flux de travail automatiques, les interfaces utilisateur intuitives et les intégrations intégrées avec les applications et les systèmes de fichiers existants.
