Gestion des documents sans papier

L'avenir du travail exige une gestion documentaire sans papier

L'essor des technologies numériques a fait du bureau sans papier une véritable possibilité. Outre les économies réalisées et la réduction de l'empreinte carbone, l'élimination des documents papier peut améliorer considérablement la productivité, la sécurité et la conformité.

Cependant, pour vraiment abandonner le papier, vous aurez besoin d'un système de gestion des documents sans papier de qualité supérieure. La bonne technologie facilitera la numérisation des documents, leur sécurisation, leur facilité de recherche et permettra à vos collaborateurs de les partager de manière sûre et contrôlée avec les clients, les partenaires et les collègues.

En tant que solution intelligente de gestion de l'information, M-Files offre toutes les fonctionnalités que vous attendez d'une solution de gestion documentaire sans papier. De l'unification des données à la suppression des silos d'information, en passant par l'automatisation des flux de travail et la réduction des risques commerciaux, M-Files rationalise la gestion des documents d'entreprise et améliore profondément la façon dont vous travaillez dans un monde numérique, où l'on travaille partout.

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Les avantages d'un bureau sans papier

Le passage à un système sans papier peut être un défi. Reconfigurer les flux de travail basés sur le papier et s'engager à suivre de nouvelles pratiques demande du temps et de l'engagement. Mais avec la bonne solution de gestion documentaire (SGD), les avantages d'un bureau sans papier feront que tous vos efforts en vaudront la peine.

Économies de coûts

Dans un bureau sans papier, vous économiserez évidemment sur le coût du papier, de l'encre, du stockage et du matériel d'impression. Mais vous économiserez également de l'argent en facilitant la recherche et le partage des fichiers par les travailleurs, et en rationalisant les efforts en matière de sécurité et de conformité.

Sécurité renforcée et conformité facilitée

Les documents numériques peuvent être protégés par des mesures de sécurité beaucoup plus strictes, telles que le cryptage et les restrictions d'accès. En outre, il est beaucoup plus facile de produire une piste d'audit de conformité concernant l'accès aux documents numériques et les modifications qui y ont été apportées.

Un accès plus facile

Les documents numériques sont facilement accessibles depuis n'importe quel endroit, à n'importe quel moment et sur pratiquement n'importe quel appareil. Cette commodité se traduit par des processus d'entreprise plus rapides, une meilleure collaboration et des journées de travail plus productives.

Rétention et sauvegarde automatiques

Dans le bureau sans papier, il n'est plus nécessaire de créer des sauvegardes physiques des documents ou de se préoccuper de la durée de conservation de ces boîtes de documents ou de la date à laquelle ils doivent être déchiquetés. En automatisant la conservation et la sauvegarde, vous pouvez gagner du temps et de l'argent tout en permettant à vos administrateurs informatiques de se concentrer sur d'autres tâches.

Réduction de l'empreinte carbone

L'élimination du papier, de l'encre et des toners peut avoir un impact significatif sur votre empreinte carbone.

Avantages - Réduire les risques pour les entreprises - 800

Comment automatiser les flux de travail

Pour soutenir la gestion de documents sans papier, M-Files facilite l'automatisation des flux de documents qui augmentent la productivité et éliminent les erreurs manuelles. Avec le moteur de flux de travail M-Files , vous pouvez créer des flux de travail personnalisés basés sur des processus d'entreprise manuels existants. M-Files peut créer automatiquement des missions pour les collègues et assurer un suivi pour s'assurer que les choses sont en bonne voie. M-Files utilise des balises de métadonnées pour guider chaque document à travers les étapes d'un flux de travail, en mettant automatiquement à jour les métadonnées lorsque le fichier passe d'un brouillon à la révision, à une étape de commentaire, à l'approbation et à la signature.

La signature électronique des documents peut contribuer à accélérer le flux de travail. Grâce aux fonctions de signature électronique de M-Files, vous pouvez permettre à n'importe qui de signer un document de n'importe où dans le monde, de manière sécurisée et vérifiable. M-Files vérifie l'authenticité de la signature, stocke immédiatement les documents signés conformément à la politique et lance des flux de travail qui prennent en charge les règles d'archivage et d'extraction.

M-Files: Un système de gestion documentaire sans papier plus intelligent

M-Files est une solution de gestion intelligente de l'information basée sur le cloud qui offre des outils supérieurs pour la gestion de documents sans papier. Avec M-Files, vos employés peuvent facilement numériser les documents papier et accéder aux documents numériques où qu'ils soient, quel que soit leur format ou l'endroit où ils sont stockés. De plus, M-Files automatise les flux de documents et facilite la gestion du cycle de vie des documents.

Convertir le papier en fichiers numériques

M-Files Les fonctions de reconnaissance optique de caractères (OCR) vous permettent de rechercher et de glaner des informations dans les documents numérisés, ce qui facilite leur organisation, leur stockage, leur gestion et leur récupération.

Sauvegarder et récupérer des documents plus rapidement

M-Files organise les documents à l'aide d'une solution sans dossier soutenue par une automatisation robuste. Dans M-Files, chaque document est étiqueté avec des métadonnées sur le contenu du document, son créateur, les personnes qui doivent le consulter et bien d'autres informations essentielles. Pour retrouver un fichier, il n'est plus nécessaire de savoir où il a été stocké. Il vous suffit de saisir quelques informations sur le document dans la barre de recherche de M-Files pour accéder à vos informations en quelques clics.

Éliminer les silos de données

M-FilesLa technologie alimentée par l'IA trouve et connecte les documents situés dans l'ensemble de l'organisation dans des systèmes disparates, des référentiels, des dossiers réseau, des plates-formes, des applications et des appareils. Plutôt que de déplacer tous ces documents vers un référentiel central, M-Files laisse chaque document à sa place tout en offrant une vue unique de toutes les informations au sein de l'organisation. Par conséquent, vous pouvez facilement briser les silos d'information et accéder à n'importe quel document en quelques secondes.

Préserver la sécurité des documents

M-Files fournit des droits d'utilisateur automatisés et basés sur des rôles qui facilitent le contrôle de l'accès aux fichiers. Les autorisations sont modifiées automatiquement en cas de changement au sein de l'organisation ou des groupes de travail.

Éviter les maux de tête liés aux versions

M-FilesLe logiciel de GED sans papier conserve une version définitive de chaque document, de sorte que vous n'avez jamais à vous soucier de l'envoi de plusieurs versions par courrier électronique. Pour collaborer sur un fichier, il suffit de partager un lien vers la version faisant autorité avec des collègues, des clients et des partenaires. Plusieurs utilisateurs peuvent modifier et réviser les documents simultanément.

Intégrez M-Files à vos outils préférés

M-Files s'intègre facilement aux applications métier et aux solutions de productivité les plus courantes. Cela signifie que vos collaborateurs peuvent bénéficier de la puissance des fonctionnalités de gestion dématérialisée des documents de M-Filessans avoir besoin d'apprendre un nouvel outil ou de se connecter à une nouvelle plateforme. De Microsoft 365, SharePoint et Teams à Salesforce et Google Workspace, M-Files vous permet d'accéder à vos documents avec les applications que vous utilisez tous les jours.

En outre, M-Files intègre les données dans tous vos systèmes afin d'éliminer les silos de données. Que vos documents soient stockés dans des dossiers réseau, dans des solutions ECM existantes ou sur des appareils individuels, vous obtiendrez une vue unique de votre contenu, ce qui facilitera l'organisation, la gestion et la sécurisation de votre bureau sans papier.

Avantage - Éliminer le chaos de l'information

Comment M-Files permet-il à votre entreprise d'être plus efficace ?

Recherche plus rapide

Ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. C'est ainsi que fonctionne M-Files . Rapide, facile et intuitif.

En savoir plus

Familiarité

Vous pouvez utiliser vos outils quotidiens préférés, tels que MS Teams ou Salesforce, pour gérer vos documents.

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Collaboration facile

Partagez du contenu en toute sécurité et rédigez des documents simultanément, où que vous travailliez.

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Rationalisation du travail quotidien

Laissez M-Files vous suggérer des étiquettes pour vos documents et ajoutez des flux de travail pour un traitement plus rapide.

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Pourquoi choisir M-Files?

M-Files est le choix de milliers d'organisations dans plus de 100 pays à travers le monde. Avec M-Files, vous bénéficiez dès le premier jour de tous les avantages d'une gestion intelligente et automatisée de l'information, sans le casse-tête d'un projet de migration de données coûteux et fastidieux. M-Files automatise vos flux de travail à forte densité documentaire de manière simple et efficace, afin que votre information travaille pour vous et non l'inverse. Des cas d'utilisation simples de la gestion de documents à l'automatisation sophistiquée des flux de travail, M-Files prend en charge vos processus d'entreprise et vous permet de tirer davantage de valeur de vos investissements dans l'information.