Avis de confidentialité du canal de dénonciation
Dernière mise à jour : 26.3.2024
Votre vie privée est importante pour nous. Le présent avis de confidentialité explique quelles données à caractère personnel M-Files traite, comment M-Files les traite et à quelles fins dans le cadre du canal de dénonciation du groupe M-Files , qui a été mis en œuvre conformément à la directive (UE) 2019/1937 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union ("directive sur la dénonciation") et à sa législation nationale de mise en œuvre.
Les références à la procédure de dénonciation et aux processus de dénonciation comprennent la procédure de dénonciation mise en place par le groupe M-Files et tous les rapports qui y sont soumis, ainsi que les processus et les enquêtes qui en découlent.
1. Contrôleur(s)
M-Files Oy (premier responsable)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finlande33100 Tampere, Finlande
et les sociétés de notre groupe
(ci-après "nous" ou "M-Files")
L'infrastructure du canal de dénonciation est fournie par M-Files Oy pour l'usage de l'ensemble du groupe M-Files . Lorsqu'un processus de dénonciation concerne des employés ou d'autres personnes concernées d'une entité M-Files autre que M-Files Oy, le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de ce processus de dénonciation sera contrôlé conjointement par M-Files Oy et l'autre ou les autres entités M-Files en question. Les droits et obligations des entités du groupe ont été convenus et documentés dans M-Files Intra-Group Master Data Transfer Agreement.
2. Coordonnées pour les questions relatives à la protection de la vie privée
Délégué à la protection des données :
M-Files Oy
Hermia 12
Hermiankatu 1 B
33720 Tampere, Finlande
3. Quelle est la finalité et la base juridique du traitement des données à caractère personnel ?
Le traitement des données à caractère personnel a pour but de mettre en place et de gérer le canal d'alerte M-Files et de recevoir, d'examiner et de résoudre toute infraction ou autre problème signalé par l'intermédiaire du canal d'alerte conformément aux politiques internes de M-Files et aux exigences de la directive sur l'alerte et de la législation nationale de mise en œuvre.
La base du traitement des données personnelles est de remplir notre obligation légale, c'est-à-dire de nous conformer aux obligations et aux exigences énoncées dans la législation nationale de mise en œuvre de la directive sur la dénonciation.
4. Quelles données traitons-nous ?
L'utilisation du canal de dénonciation pour soumettre un rapport ne nécessite pas la transmission de données personnelles. Lorsque vous utilisez le canal de dénonciation, vous recevez un identifiant et un mot de passe uniques, qui ne peuvent pas être utilisés pour vous identifier. Le canal de dénonciation est conçu de manière à pouvoir être utilisé de manière totalement anonyme.
Toutefois, si une personne faisant un rapport dans le canal de dénonciation inclut des données à caractère personnel la concernant ou concernant une autre personne, par exemple une personne soupçonnée d'avoir commis un acte répréhensible, ces données à caractère personnel seront traitées conformément au présent avis de confidentialité. Si des données à caractère personnel manifestement inutiles ou incorrectes sont identifiées dans un rapport de dénonciation ou un dossier, elles seront effacées sans délai excessif par les personnes autorisées à accéder au rapport ou au dossier en question, conformément aux politiques internes applicables de M-Files. Ainsi, les données à caractère personnel traitées dans le cadre du canal de dénonciation pourraient, sans s'y limiter, inclure par exemple :
- Identité de la personne qui soumet un rapport
- Identité de l'auteur présumé de l'acte répréhensible
- Identité de la personne liée à l'acte répréhensible présumé
- Informations relatives à l'acte répréhensible présumé
- Toute autre donnée à caractère personnel communiquée dans le canal de dénonciation
5. D'où proviennent les données ?
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre du canal d'alerte sont, par défaut, extraites du rapport établi par la personne qui utilise le canal d'alerte. Le canal d'alerte peut être utilisé de manière anonyme, mais vous pouvez, si vous le souhaitez, fournir des informations permettant de vous identifier dans le rapport. En outre, des données à caractère personnel vous concernant peuvent être traitées si une autre personne a identifié ou indiqué d'une autre manière des informations vous concernant dans un rapport d'alerte qu'elle a établi.
Le cas échéant, des informations provenant d'autres sources peuvent être utilisées pour vérifier l'exactitude des rapports de dénonciation et lorsqu'un tel rapport donne lieu à une enquête, des données personnelles supplémentaires peuvent être collectées et traitées dans le cadre de l'enquête. Ces données à caractère personnel peuvent être collectées à partir de sources accessibles au public ou sur la base d'informations reçues des autorités ou d'autres tiers, dans les limites des lois et règlements applicables.
6. À qui divulguons-nous des données et transférons-nous des données en dehors de l'UE ou de l'EEE ?
Nous ne divulguons pas vos données personnelles traitées dans le cadre du canal de dénonciation à des parties externes, à l'exception des processus de dénonciation en cours et des données personnelles associées qui peuvent être divulguées à nos filiales et sociétés affiliées, ou à un propriétaire, copropriétaire ou opérateur ultérieur des services et à leurs conseillers dans le cadre d'une fusion d'entreprises, d'une consolidation, d'une restructuration, de la vente de la quasi-totalité de nos actions et/ou de nos actifs, ou dans le cadre d'une procédure de faillite, ou d'une autre réorganisation d'entreprise.
Nous faisons appel à des sous-traitants pour fournir le canal de dénonciation. Les sous-traitants sont utilisés pour fournir la plateforme de dénonciation et d'autres services nécessaires pour se conformer aux exigences de la directive sur la dénonciation et de sa législation nationale de mise en œuvre. Tous les sous-traitants sont liés par des accords de traitement des données et de confidentialité adéquats et ne traitent les données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à la réalisation des objectifs énoncés dans le présent avis de confidentialité.
Vos données personnelles peuvent également être divulguées entre les entités du groupe M-Files , en fonction des employés des différentes entités juridiques qui font un rapport, sont indiqués dans un rapport ou sont responsables de la réception et du traitement du rapport et des procédures associées conformément aux politiques internes de M-Files.
Lorsqu'un employé de M-Files ou une entité située en dehors de l'UE/EEE est indiqué dans un rapport de dénonciation ou qu'un employé situé en dehors de l'UE/EEE est désigné comme responsable du traitement du rapport et des procédures associées, toute donnée personnelle contenue dans un rapport peut être traitée en dehors de l'UE/EEE. Lorsque des données à caractère personnel sont traitées en dehors de l'UE/EEE, nous veillons à ce que tout transfert soit couvert par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par une autre garantie appropriée telle que décrite à l'article 46 du GDPR.
7. Comment protégeons-nous les données et combien de temps les conservons-nous ?
Seuls les employés qui, en raison de la nature de leur travail, sont chargés de superviser les cas de dénonciation, sont autorisés à utiliser le système et à accéder aux dossiers contenant les données à caractère personnel liées au processus de dénonciation, et uniquement dans la mesure où le cas de dénonciation en question a été déterminé comme relevant de leur responsabilité spécifique dans le cadre des politiques internes de M-Files. Chaque utilisateur dispose d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe personnels pour accéder aux systèmes utilisés pour traiter les données à caractère personnel. Les données sont stockées dans des systèmes protégés par des pare-feu, des mots de passe et d'autres mesures techniques. À l'exception des situations où une dénonciation conduirait à des mesures supplémentaires (par exemple, une enquête criminelle), toutes les données à caractère personnel sont exclusivement traitées à l'aide de ces systèmes et ne sont ni stockées ni transférées ailleurs, à l'exception des employés responsables qui accèdent aux données dans les systèmes pour s'acquitter des responsabilités qui leur ont été confiées.
Les données à caractère personnel que nous recueillons sont conservées pendant la période nécessaire à la réalisation des objectifs décrits dans le présent avis de confidentialité, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise par la loi ou par nous pour protéger nos droits légaux. Toutes les données à caractère personnel seront supprimées après la résolution définitive de la procédure de dénonciation en question, à moins que d'autres mesures, telles qu'une enquête criminelle, nécessitant le traitement ultérieur des données ne soient nécessaires et ne résultent de la procédure de dénonciation.
Nous évaluons régulièrement la nécessité de stocker les données, en tenant compte de la législation applicable. En outre, nous prenons des mesures raisonnables pour garantir qu'aucune donnée personnelle incompatible, obsolète ou inexacte n'est stockée, compte tenu de la finalité du traitement. Nous corrigeons ou effaçons ces données sans délai.
8. Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?
Vous avez le droit de consulter les données personnelles stockées vous concernant et le droit d'exiger la rectification ou l'effacement des données inexactes, périmées, inutiles et illégales. Vous avez le droit de demander la rectification des données vous concernant qui sont traitées dans la mesure où elles sont inexactes, périmées, inutiles ou illégales. Si vous contestez l'exactitude ou d'autres aspects des données, vous avez également le droit de demander la limitation du traitement de vos données jusqu'à ce qu'une décision soit prise quant à leur rectification (c'est-à-dire jusqu'à ce qu'il soit vérifié si les données sont inexactes, périmées, inutiles ou illégales en ce qui concerne le processus de dénonciation en question).
Pour des raisons tenant à votre situation particulière, vous avez également le droit de demander l'effacement de vos données.
Pour garantir l'intégrité des procédures d'alerte, c'est-à-dire pour se conformer à la directive sur l'alerte et à la législation nationale de mise en œuvre, il peut être nécessaire de limiter la mesure dans laquelle vous, en tant que personne concernée, pouvez exercer vos droits en ce qui concerne les données à caractère personnel vous concernant qui sont traitées dans le cadre de la procédure d'alerte. Dans les cas où il serait nécessaire de limiter vos droits, le délégué à la protection des données de M-Files sera consulté pour procéder à une évaluation au cas par cas, en tenant compte à la fois de vos droits et des obligations légales de M-Files, avant qu'une décision finale ne soit prise sur l'opportunité d'accéder ou non à votre demande.
Vous avez également toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle.
9. Vie privée des enfants
Nos services ne s'adressent pas aux enfants et nous n'avons pas l'intention de collecter des données à caractère personnel auprès d'enfants dans le cadre du canal d'alerte. Nous vous demandons de ne pas utiliser les services et de ne pas nous fournir d'informations vous concernant si vous n'avez pas atteint l'âge de la majorité, tel qu'il est défini dans votre juridiction, et si vous avez besoin du consentement ou de l'autorisation de vos parents pour le traitement de vos données personnelles.
10. Avec qui pouvez-vous être en contact ?
Tous les contacts et demandes concernant le présent avis de confidentialité doivent être soumis par écrit à l'adresse mentionnée à la section deux (2) "Informations de contact pour les questions de confidentialité".