Under enhver anskaffelsesprosess er det ofte det viktigste spørsmålet om avkastning på investeringen. Tross alt vil enhver bedrift ønske å vite at pengene de bruker på programvare har en klar fordel og at pengene er verdt fordelen ved å ha programvaren.

Så når det gjelder dokumentautomatiseringsprogramvare, hvor er avkastningen? Svaret koker ned til tre enkle, men likevel universelle konsepter: spart tid, sparte penger og spart omdømme. La oss dykke dypere...

Sparer tid

For advokatfirmaer, interne rådgivere og andre fagfolk er det å spare tid – timene med kjedelig, manuelt arbeid som de ansatte kan bruke til å gjøre noe mer produktivt – et av de beste salgsargumentene for all dokumentautomatiseringsprogramvare.

Det kan være mulig å vurdere hvor lang tid det tar å lage dokumenter fra tidsregistreringen til de aktuelle advokatene – selv om folk erfaringsmessig har en tendens til å slå sammen ulike oppgaver til én fortelling og derfor kan det være vanskelig å få den til 100 prosent nøyaktighet.

Hvis du ikke får tak i dataene, er sikkerhetskopieringsalternativet å spørre de relevante advokatene hvor lang tid de anslår det tar å lage dokumentet.

Hvis du bruker den siste tilnærmingen, vil det være alle slags variabler som påvirker svarene deres. For eksempel vil noen som gjenbruker den samme malen fra harddisken og bare justerer noen av delene hver gang, sannsynligvis si at de tar mindre tid å utarbeide. Dette estimatet tar imidlertid ikke hensyn til tiden det tar for feil som ble merket på godkjenningsstadiet eller tiden det tar i fremtidige håndteringer av klager der malen som brukes inkluderer for eksempel den tidligere kundens detaljer. Det er nok lurt å ta et gjennomsnitt av hvor lang tid det for øyeblikket tar fra laget som helhet.

I forhold til hvor lang tid det tar etter implementering for dokumentautomatiseringsprogramvare, kan det være verdt å ha en pilot med leverandøren før signering på den stiplede linjen. Dette vil gi deg en ide om verktøyets muligheter i en virkelig brukssituasjon og kan gi informasjonen som kreves for å bestemme hvor lang tid det vil ta etter at det er implementert (selv om det bare er ett eller et par dokumenter).

Å forstå både tiden det tar før og etter implementering over en bestemt periode vil gi deg en ide om besparelsen som kan gjøres per måned eller år. Denne informasjonen kan tillate strategiske beslutninger om ressurser – men forbeholdet er at tidligere resultater ikke alltid er lik fremtidig ytelse.

For interne team som kan ha kapasitet, er implementering av en dokumentautomatiseringsløsning som lar andre i virksomheten lage første utkast til juridiske dokumenter en fin måte å øke kapasiteten i teamet på, og å gi andre i virksomheten mulighet til å enkelt generere dokumenter på selskapets papir gjør gjennomgangene raskere og enklere for det juridiske teamet – i stedet for å måtte gjennomgå en rekke ulike avtaler fra tredjeparter.

Sparer penger

Å beregne hvor mye penger dokumentautomatisering kan spare et firma kan være en utfordring, men er gjennomførbart. Vanligvis ser vi at advokatfirmaer vurderer følgende før de implementerer dokumentautomatisering:

– Forstå hvilke dokumenter de for øyeblikket utarbeider
– Hvor lang tid det tar å utarbeide dem
– Hvor ofte blir dokumentene utarbeidet
– Hvem utarbeider og godkjenner dem

Registrering av denne informasjonen, selv om det er et raffinert estimat, gir en grunnlinje som advokatfirmaer kan måle effektivitetsgevinster etter implementering. Vi anbefaler at advokatfirmaer velger ut en av de beste kandidatene for dokumentautomatisering og tar den gjennom en av våre piloter for å vitenskapelig vurdere effektivitetsgevinsten. Dette vil gi et solid grunnlag for utrullingen av ytterligere dokumenter, og gi energi til de teamene som ønsker å transformere måten de utarbeider digitalt på.

Det er ulike måter å beregne kostnadsbesparelser på – som i stor grad avhenger av hvordan advokatfirmaet tar betalt for arbeidet, enten det er fakturerbar time eller fast honorar. Dokumentautomatisering gagner naturligvis prosjekter med faste avgifter for å øke marginene – og implementering av det vil spare penger på hvert dokument som produseres. Selv om det ikke er så åpenbart, gagner dokumentautomatisering også fakturerbart timearbeid – spesielt hvis det minimerer mengden avskrivning.

Tidsbesparelser frigjør advokater til å utføre annet avgiftsbelagt arbeid – og blir derfor mer lønnsomt individuelt. Dette kommer i tillegg til kostnadsbesparelsene fra eventuelle klager eller krav som følge av tekstfeil som å bruke tidligere klients detaljer i en kontrakt eller ikke bruke markedsstandard eller siste ordlyd. Kopier og lim inn tekst har sine risikoer!

Formålet med dokumentautomatisering er å skape effektiviseringer i utformingen av dokumenter. Biproduktet av dette er imidlertid at det er mulig å flytte den første utkastgenerasjonen av avtaler nedover i ansiennitet.

Flere seniormedarbeidere ville ha vært en del av opprettelsen av dokumentmalen i utgangspunktet, forstå hvordan den fungerer betinget, og forstå hvilke datainndata som kreves og når. Denne kunnskapen blir deretter brukt i automatiseringen av malen, slik at yngre medlemmer av teamet raskt kan utarbeide avtaler basert på begrensningene som er angitt i automatiseringen – dokumentet brukt, input lagt til eller betingede klausuler lagt til.

Dette gir juniormedlemmer i teamet mulighet til å lage utkast til dokumenter raskt, reduserer kostnadene for hvert dokument som produseres og betyr potensielt at godkjenninger fra senioradvokater reduseres ettersom standard teammaler brukes.

Bevaring av omdømme

En immateriell fordel for dokumentautomatisering, og spesielt klientvendte dokumentautomatiseringsverktøy som M-Files Ment , er forbedring av omdømme. Hvordan?

Konsekvent produksjon er viktig. Større klienter av advokatfirmaer vil sannsynligvis instruere flere team i et advokatfirma – dokumentene de mottar bør være konsistente på tvers av praksisområder for å opprettholde forventningene til produksjon.

Dokumenter generert fra riktig vedlikeholdte maler vil alltid inneholde de nyeste markedsstandardvilkårene.
Klientvendt datainnsamling kan gjøre prosessen mye enklere for klienten å gi informasjon til advokaten før de oppretter avtaleutkastet.

Interne klienter for interne rådgivere og eksterne klienter for advokatfirmaer kan se at teknologien tas i bruk for å gi bedre og raskere service.

M-filer Ment gir organisasjoner enestående selvbetjeningsverktøy som gjør det mulig for kunnskapsarbeidere å frigi automatisert innhold hvor som helst og generere dokumenter direkte fra tredjeparts input på en sikker og kompatibel måte.

For å finne ut hvordan du distribuerer 100 prosent programvare for dokumentautomatisering uten kode, besøk M-Files Ment produktsiden .