Er korridorene på arbeidsområdet ditt plaget med manila-mapper, sammensatte stabler med dokumenter og endeløse rader med arkivskap som inneholder hvem-vet-hva? Berg av papir er ikke bare et tegn på at kontoret ditt har et hamstringsproblem – de er et signal om at det er på tide å omfavne papirløse løsninger. Med 2019 i full gang, gir det nye året den perfekte muligheten til å strømlinjeforme måten virksomheten din samler dokumenter på og til slutt ta det store spranget mot å bli et papirløst kontor.

5 statistikk som avslører kaos i informasjonsadministrasjon

Selv om det kan høres enkelt ut til å begynne med, er det ikke så lett å få hele kontoret til å gå papirløst som å snu en bryter. Virkelig papirløs dokumentbehandling krever ovenfra og ned dedikasjon, investeringer i ny teknologi og en forpliktelse til å følge din nye praksis. Men når du først har byttet, vil du ikke bare hjelpe miljøet – kontoret ditt vil kunne utføre forretninger smartere, raskere og mer effektivt enn noen gang før.

Eldre systemer og integrasjonsutfordringer

Klar til å kutte papir ut av bedriftens kosthold? Bruk disse nyttige tipsene for å bli et papirløst kontor:

Eliminer gradvis papirbruk

Det høres kanskje innlysende ut, men hvis du vil at kontoret ditt skal bli papirløst, må det slutte å bruke papir. Begynn med å identifisere de største synderne ved papirbruk og finn en strategi for å begrense disse vanene. Hvis det for eksempel er utskrifter og fotokopier, bør du vurdere å begrense utskriftstilgangen eller fjerne noen av enhetene på kontoret. Hvis du er bekymret for at gamle vaner dør hardt og de ansatte kan ha problemer med å slutte med cold turkey, er det OK. Introduser dine digitale erstatninger gradvis over tid for å venne arbeidsstyrken til deres nye måte å drive forretning på. Start med de mest praktiske og enkle å implementere overgangene som elektronisk dokumentsignering. Som å slappe av i en badestamp, noen ganger er det mer behagelig å gå sakte inn i stedet for å dykke inn med hodet først.

Vurder kostnadsbesparelsene

Å erstatte papir med digitale ekvivalenter er ikke bare praktisk: det er kostnadseffektivt. Når du tar i betraktning kostnadene for blekk, lagring og utskriftsutstyr, blir den samlede prisen på en bunke med papirer astronomisk. Faktisk, i en nettserie vi gjorde for mange år siden, estimerte vi at den totale kostnaden for papirarkivering på et kontor med ti personer var rundt $57 000 (og det er et veldig konservativt tall).

I gjennomsnitt kan lagring av dokumenter i arkivskap koste oppover $1400 årlig, og i en studie fra Association for Intelligent Information Management er gjennomsnittskostnaden for et papirskjema svimlende $4,56. En enkel stabel med enkelt-digitaliserbare filer, som for eksempel ansattes poster, kan koste organisasjonen en liten formue.

Det inkluderer ikke engang de menneskelige kostnadene ved bortkastet arbeidskraft. Når poster ikke er tilgjengelige i en lett søkbar database og i stedet bor i en skuff, må de ansatte ta seg tid til å spore opp den eneste kopien av en fil. En studie fant at bedriftsorganisasjoner kan kaste bort opptil $48 000 per uke - nesten $2,5 millioner dollar - på grunn av manglende evne til å finne og hente informasjon. Når papir koster deg millioner av dollar, er det på tide å ta en vane.

Innholdssiloer hindrer kundeopplevelsen

Å bli et virkelig papirløst kontor betyr å eliminere papir fra hver eneste skjulte krok. Søk gjennom forretningsprosessene dine for å finne oppgaver og verktøy som fortsatt kan være knyttet til papir. Hvis ansatte fortsatt logger timelister for hånd, ta i bruk elektronisk tidsporingsprogramvare. For regnskapsavdelinger som samler inn kvitteringer, skann digitale kopier og kast det fysiske.

Det er noen virkelig kule, rimelige løsninger der ute for å gjøre kontoret ditt papirløst. Selv noe så enkelt som et skilt som går på et konferanserom kan erstattes av en miljøvennlig løsning som Joan, en elektronisk e-papirløsning som automatisk holder seg oppdatert med timeplanen for konferanserommet. Kraftige kontormeldingsapper kan også bidra til å effektivisere måten kontoret ditt kommuniserer på, øke produktiviteten og fjerne enda et utskrivbart element fra listen din. Flytt teamets kommunikasjon på arbeidsplassen til apper som Slack, redusere behovet for e-poster totalt og fremme raskere kommunikasjon.

Uadministrerte dokumenter reduserer produktiviteten

Å kvitte seg med papir betyr ikke å kvitte seg med dokumenter. Men med kraftige digitale løsninger som hjelper organisasjoner med å holde oversikt over poster, samarbeide mellom team og dele filer, vil organisasjonen din sannsynligvis begynne å lure på hvordan den holdt seg med papir så lenge i utgangspunktet.

Intelligent informasjonsadministrasjon: Løsningen

M-Files tar papirløs dokumenthåndtering fra et kake-i-himmel-konsept til mulighetens rike. M-Files er en omfattende intelligent informasjonshåndteringsløsning, ettersom den tar digitale dokumenter til et nytt nivå med en intelligent organisert, mappeløs løsning støttet av robust automatisering. Med lynraske søkefunksjoner, sofistikert dokumentdeling og innfødte digitale apper som fungerer på iOS og Android, M-Files håndterer de kritiske dokumentoppgavene dine, men eliminerer behovet for papir helt. Enten det er å fange en elektronisk signatur, skanne et dokument eller se om noen andre prøver å endre det samme dokumentet som deg, M-Files vil holde kontoret bedre organisert enn noen gang før.

Integrasjon med kjernevirksomhetssystemer

Et nøkkelkrav for enhver intelligent informasjonsadministrasjonsløsning bør være enkel integrering i kjernebransjens applikasjoner, levert gjennom innholdstjenester som kan skaleres til behovene til en bestemt prosess.

Automatisk metadata og innholdsorganisering

Nesten 50 % av ledere av finanstjenester beskriver hvordan de administrerer Microsoft Office-dokumenter (som Word og Excel og PowerPoint) som "kaotiske" eller "noe uadministrerte."

Hvorfor dette er viktig: Eldre innholdsstyringssystemer fokuserte på en eller annen måte å overbevise kunnskapsarbeidere om å legge arbeidet sitt inn i det «riktige» depotet, og også sørge for at de tilordnet riktige metadata underveis. Virkeligheten med arbeid i bank- og forsikringsbransjen det siste tiåret – en historie om konsolidering og behov for å få gjort mer med færre folk – gjorde denne forventningen helt urimelig. Som et resultat avviklet en stor del av daglige forretningsdokumenter uadministrert.

Styrke kunnskapsarbeidere for digital transformasjon

I dette miljøet virker det ofte umulig å bare finne det riktige dokumentet når det var nødvendig. Hvor ble den filen lagret? Hvem redigerte den sist? En mer moderne tilnærming til å administrere forretningsdokumenter er å organisere innhold basert på hva det er i stedet for hvor det er lagret. Og for å gjøre det på vilkår som gir mening for kunnskapsarbeidere i det normale løpet av arbeidet, tildeler automatisk metadataene som trengs for å lage et rammeverk for fremtidige AI- og maskinlæringsapplikasjoner.

Digital transformasjon i finansielle tjenester begynner med å gjøre livet enklere for kunnskapsarbeidere som i økende grad blir overveldet av det økende informasjonskaoset ... og det betyr Intelligent Information Management.

Klar til å erobre informasjonskaos og akselerere den digitale transformasjonen av finansielle tjenester? Planlegg en gratis demo eller start din gratis prøveperiode i dag!