Innholdsstyring og kundeopplevelse henger uutslettelig sammen. Hvis du administrerer dokumenter for nesten alle konkurrerende bransjer, må du vite hvor mye kvaliteten på utgående kommunikasjon påvirker kundeinteraksjonen. Likevel, i denne tidsalderen med personlig tilpassede meldinger og varierende regelverk, blir du sannsynligvis utfordret av konstant endring. Når du må administrere innholdsgodkjenninger, redigeringer og flere versjoner med eldre innholdsstyringssystemer eller enda verre, e-postvedlegg, har du sannsynligvis allerede begynt å møte hvert endringsdirektiv med en følelse av redsel.

Enda verre, endringer i elementer som logoer eller juridiske ansvarsfraskrivelser kan påvirke dusinvis av dokumenter og kan generere utilsiktede konsekvenser og til og med uventede feil. Dessuten, når du synes selv viktige endringer er vanskelige å administrere, mangler du evnen til å gå videre med slike konkurransedyktige markedsføringstaktikker som avansert personalisering og markedsføringsautomatisering. Det er på tide å vurdere å ta skritt for å forbedre arbeidsflytene dine for å lette byrden og forbedre innholdet ditt.

Forbedre innholdsstyring og kundeopplevelse i fire trinn

Som leverandør av intelligente informasjonsadministrasjonsplattformer har vi hatt rikelig med erfaring med å hjelpe kundene våre med å omorganisere dokumenthåndteringsprosessene sine. Vi fant de fire trinnene for å forbedre innholdsstyringen på Document Strategy som en god og kortfattet beskrivelse av innsatsen som de fleste selskapene vi jobber med har dratt nytte av – og vi ønsket å oppsummere dem her for deg. Samtidig ønsker vi å tilby vår egen oppfatning av en god strategi for å forbedre innholdsstyringen for de fleste organisasjoner.

Rent hus

De fleste bedrifter kan redusere innholdsadministrasjonsbyrden hvis de rydder opp i lagre med eldre innhold. Du kan slette eller arkivere utdatert informasjon og konsolidere duplikater. Mens du sorterer gjennom lagrede deler, kan du også finne eldre kommunikasjon som ikke formidler bedriftens nåværende meldinger eller merkevarebygging eller til og med har blitt unøyaktig og villedende for kunder. Ikke bare trenger du å administrere færre varer, du kan bidra til å redusere lagringskravene og fremskynde behandlingen. Det viktigste er at du sørger for at organisasjonen din bare frigir riktig informasjon.

Selvfølgelig kan bedriften din ha tusenvis av dokumenter. Med gamle innholdsstyringsverktøy kan denne oppgaven fremstå som enorm for et etablert selskap. Det er derfor du bør stole på intelligente og moderne verktøy som kan gjøre mye av benarbeidet når du vil sortere gjennom innholdsmasser raskt. Dokumentadministrasjonsplattformer aktivert av kunstig intelligens kan raskt skanne informasjonsøkosystemet ditt og tilby metadataforslag basert på hva som faktisk er inne i dokumentet. Det gjør prosessen med å rengjøre huset ekstremt rask og effektiv.

Forbedre meldinger

Så lenge du vasker huset, kan du like gjerne pusse opp. Siden du er avhengig av utgående dokumenter for å betjene kundene dine, kan du sørge for at alle eksisterende dokumenter fortsatt samsvarer med ditt nåværende merkevarebudskap og betjene kundene godt. Som et eksempel fant Forrester at selskaper som har forbedret utgående kommunikasjon for å forbedre kundeopplevelsen, nøt økte inntekter og merkelojalitet, mål som hver organisasjon har.

Når du sorterer gjennom bedriftens dokumenter, bør du også sørge for at alle meldingene dine fortsatt er nøyaktige, på punkt og målrettet mot det nåværende budskapet du håper å formidle om merkevaren din. Å nevne fordelene med økt kundetilfredshet og inntekter kan også hjelpe deg å rettferdiggjøre utgiftene og innsatsen til prosjektet ditt overfor ledergruppen.

Oppgrader teknologi for å forbedre forretningsprosesser

Som vi diskuterte i et tidligere innlegg om problemet med e-postvedlegg , er noen organisasjoner fortsatt avhengige av fryktelig utdatert teknologi for å dele dokumenter for redigering, godkjenning og gjennomgang. Hvis alle interessenter har sin egen kopi av et dokument som skal redigeres, blir jobben med å samarbeide om endringer utrolig vanskelig, og det vil sannsynligvis generere feil og misforståelser. Mange eldre systemer gir ikke mye bedre resultater enn e-postvedlegg når det gjelder deling av innhold.

Dessuten, når du har et system som gjør deling og versjonssporing effektiv, vil du ha mer tid til å fokusere på viktige detaljer som meldingene dine. Riktig teknologi vil forbedre arbeidsflytene for å redusere innsatsen, eliminere feil og forbedre samarbeidet.

Utnytt kraften til dine andre kundeadministrasjonssystemer.

Ingen tvil om at organisasjonen din allerede sysselsetter en CRM system for å spore og administrere kommunikasjon. Dagens avanserte systemer tilbyr deg funksjoner for planlegging, avansert personalisering og maskinintelligens for å forbedre alle aspekter av salg, markedsføring og kundeservice. Du bør også vite at dagens personaliseringsfunksjoner gjør langt mer enn bare å sette inn kundenavn og adresser; de kan til og med justere grafikk og hilsener, basert på en kundes profil eller plassering.

For å dra full nytte av disse avanserte funksjonene, må du sørge for at innholdsstyringssystemet ditt enten har denne muligheten eller er integrert med den sofistikerte programvaren du allerede har. Til det formål, M-Files nylig lansert M-Files for Salesforce som kobler alle forretningsdata med Salesforce-innhold for å presentere relevant informasjon i det velkjente Salesforce-grensesnittet. Last ned infografikken her.

Hvordan begynne å forbedre organisasjonens innholdsstyring

Bedrifter som gjør en god jobb med å administrere innhold nyter et automatisk konkurransefortrinn. Du bør finne det enkelt å rettferdiggjøre alle handlinger du tar for å oppmuntre til samarbeid, redusere behandlingsbyrder, spare tid og forbedre inntektene. Selvfølgelig trenger du det riktige innholdsstyringssystemet for bedrifter for å forbedre deling, intelligent integrasjon og lagring. Vi inviterer muligheten til å diskutere din unike organisasjon og finne enkle løsninger på komplekse problemer.