Kanskje du jobber for en av de tusenvis av organisasjoner som de siste årene har begynt å bruke Microsoft Team for møter, chatter, videosamtaler, avdelings- og tverravdelingsarbeid, kundeprosjekter med mer. Eller kanskje din bedrift vurderer å bruke Teams for å møte nødvendigheten av å jobbe hjemmefra mens du fortsetter å levere verdi til kundene.

På den ene eller andre måten, etter den første spenningen med å finne et verktøy som kan strekke seg langt for å hjelpe med kommunikasjon og samarbeid (og med GIF-er!), har du sannsynligvis begynt å stille spørsmål om hvordan dokumenter administreres i Microsoft Teams, og hvordan du kan gjøre det slik at opprettelsen, klassifiseringen og arkiveringen av disse dokumentene er i tråd med beste praksis og regelverk.

Vi har intervjuet fem Microsoft proffene til å diskutere de vanlige utfordringene deres kunder møter når det gjelder bruk Microsoft Teams for å administrere dokumenter, og deres anbefalinger for å sikre at utrullingen av Teams er vellykket. Se hva disse fem Microsoft eksperter - Alan Debijadi , Karoliina Kettukari , Jasper Oosterveld , Bill Tolson og Sharon Weaver - har å si om dokumenthåndtering i Microsoft Lag.

Hva ansatte trenger

Ved bruk Microsoft Team for dokumenthåndtering i organisasjonen din, et godt sted å starte er å sikre at de ansattes behov blir forstått og anerkjent. I følge Microsoft proffene vi intervjuet, er en av de viktigste tingene å vurdere enkel tilgang til en rekke informasjon.

"Etter min erfaring," sa Sharon Weaver, administrerende direktør i Smarter Consulting, "brukere ønsker ikke å gå til flere steder for å finne ting. Det er avgjørende at Teams lar brukere enkelt få tilgang til informasjon fra mange forskjellige systemer."

Et poeng som også dukket opp under vår chat med Karoliina Kettukari: «Teams er det virtuelle skrivebordet for alle Office 365-applikasjoner, men informasjonsarbeidere har mange andre applikasjoner de bruker. I dag kan vi allerede integrere mange andre applikasjoner i Teams, og jeg tror det er det rette skrittet fremover.»

Det handler ikke bare om å få tilgang til informasjon som er lagret i forskjellige systemer, men også å gjøre det på en rettidig og uanstrengt måte, som Unitfly Alan Debijadi understreket: «Å ha rask tilgang til hverdagslig, viktig informasjon er alltid nyttig, og nøkkelpunktet er hastighet og nøyaktighet av informasjon. Spørsmålet i denne forstand er: Kan Teams oppfylle det akkurat nå? Ansatte vil alltid gå med raskere og enklere løsninger, og hvis de ikke kan det, vil de gå med det som er mer kjent."

Behovene varierer selvfølgelig fra organisasjon til organisasjon. Ikke alle selskaper trenger å samle informasjon fra nettverksmapper, CRM , ERP, eldre ECM-systemer og andre verktøy som brukes i ulike avdelinger. Med utgangspunkt i sin erfaring fra å jobbe med kunder i Europa, uttrykte Jasper Oosterveld behovet for å se på hver spesifikk situasjon med et 360-graders syn, samtidig som han understreket risikoene ved å henvende seg til dokumenthåndtering i Microsoft Lag fra et snevert perspektiv.

«Vi har bare sett noen få kunder som bruker muligheten til å utveksle dokumenter mellom Teams og for eksempel en CRM system. Viktigheten avhenger av kravene til organisasjonen og forretningsprosessen. Den største risikoen, etter min mening, er mangelen på en integrert søkeopplevelse innenfor Microsoft Team i kombinasjon med eksterne informasjonssystemer.»

Dokumenthåndtering i Microsoft Lag

Det er det liten tvil om Microsoft Teams utgjør noen utfordringer for både administratorer og brukere når det kommer til dokumenthåndtering. Utfordringer som ifølge Weaver hovedsakelig skyldes et positivt brudd fra fortiden.

«Den største utfordringen er at du må arkitekte med tanke på grupperelevans, i stedet for informasjonsrelevans. Teams organiserer innhold med tillatelser på gruppenivå, og derfor må arkitekturen støtte at alle medlemmer av gruppen skal ha tilgang til det innholdet.» I motsetning til den tradisjonelle tilnærmingen, ifølge hvilken tillatelser tildeles elementer (eller gruppe av elementer), med Microsoft Teams, planleggingen bør i stedet skje "rundt en gruppe (eller undergruppe) av medlemmer som alle trenger tilgang til den samme informasjonen, og deretter gruppere den etter emne."

Måten informasjon er organisert på i hvert team er en utfordring for administratorer som utvikler den riktige informasjonsarkitekturen for distribusjon av Microsoft Lag. Men det er også en utfordring for brukere som sliter med å forstå hvor dokumenter er, eller hvordan de får tilgang til tidligere samtaler med jevnaldrende.

"All skriftlig informasjon er synlig, men likevel lett å gå glipp av," sa Alan Debijadi. «Den største utfordringen for Microsoft Teams handler om søkeevne – det vil si hvordan man finner riktig informasjon og hvordan man finner den raskt.»

Jasper Oosterveld forklarte veldig tydelig hvorfor dette skjer og hva de uønskede konsekvensene er: «Hovedinformasjonen som deles og lagres i Teams er dokumenter. Lagene er delt inn i mange kanaler. En kanal oppretter automatisk en mappe i det tilkoblede SharePoint-dokumentbiblioteket." Det er her du havner når du klikker på Filer -fanen i et Teams-arbeidsområde. "Fraværet av en integrert filnavigasjonsopplevelse forhindrer en klar oversikt over alt lagret innhold i et team, noe som resulterer i duplisering av dokumenter og medlemmer går glipp av verdifull informasjon."

Dokumenter, bilder, opptak av møter, private samtaler – og dokumentene som deles i dem – er alle lagret på forskjellige steder. Mangelen på et sentralt arkiv hvor alt er lagret og som kan søkes i er også et problem når det gjelder informasjonsstyringstemaer som arkivering, dataoppbevaring og e-discovery.

Bill Tolson, en av de fremste ekspertene på Microsoft and compliance, som nylig skrev en artikkel på Archive360-bloggen om nettopp dette emnet , hadde følgende å si under intervjuet vårt: «Teams har ikke et sentralt arkiv hvor alle Teams-dataobjekter kan lagres. I stedet lagres [disse] i OneDrive, SharePoint, private skjulte postbokser og gruppe skjulte postbokser. På grunn av dette kan det være komplisert å angi oppbevaringspolicyer i Teams-innhold, ved at hvert depot må ha en Teams oppbevaringspolicy.»

Tolson hadde også noen råd å dele med de som er i ferd med å begynne å bruke Teams (eller har begynt allerede, og ennå ikke har tatt hensyn til slike emner).

«Først må du være klar over hva innebygd Teams-arkivering kan gjøre og hva den ikke kan. Innse deretter at Teams-dataoppbevaring er spredt over flere Office 365-apper. Og til slutt, for å sikre at Teams-data arkiveres på en kompatibel og juridisk forsvarlig måte, kan det være hensiktsmessig å bruke et tredjepartsverktøy spesielt bygget for Teams arkiveringsbehov.»

Et siste tema som ofte dukker opp når man snakker om dokumenthåndtering i Microsoft team er informasjonssikkerhet. Som Karoliina Kettukari uttrykker det, "Alt i teamene dine er synlig og redigerbart for alle teammedlemmene og gjestene dine, og det er det grunnleggende kravet for moderne kunnskapsarbeid."

I dette scenariet, for å motvirke risikoen for at sensitiv informasjon ved et uhell blir eksponert, i det minste på kanalnivå, lanserte Microsoft nylig private kanaler . Blant ekspertene vi har intervjuet, var det stor enighet om at private kanaler kan være en god måte å sikre at visse dokumenter oppbevares på.

"Det er noen få måter å administrere unike tillatelser på, men det enkleste for administratorer er å ganske enkelt opprette en privat kanal," sa Weaver. "Dette vil opprette et eget SharePoint-nettsted for å støtte filer som bare en del av teamet trenger tilgang til. Kanalen vil bare være synlig for medlemmer av den private kanalen, og ikke vises for de som ikke får tilgang.»

Planlegging fremover

Vi la nylig ut en bloggartikkel kalt 7 spørsmål du trenger å svare på for å effektivt bruke Microsoft Teams for informasjonsstyring . I artikkelen argumenterte vi for viktigheten av å implementere Teams til arbeidsstyrken din med intensjon og planlegging, utarbeide retningslinjer og investere tid og ressurser i opplæring.

Dette gjelder spesielt når det gjelder dokumenthåndtering Microsoft Team og alle proffene vi har intervjuet har også understreket behovet for å støtte brukeradopsjon med en adekvat strategi.

"Den største utfordringen for en sluttbruker er når det ikke finnes klare retningslinjer for grunnleggende informasjonshåndtering," sa Karoliina Kettukari. «Når oppretter jeg et nytt team? Når er en kanal nok? Skal det være offentlig eller privat? Hva slags dokumenter kan jeg lagre i Teams? Hva med informasjonsarkivering og sensitiv informasjon?" Disse, og flere, er spørsmål som bør besvares langt før implementering: «Tenk på Teams styring, teamprovisionering og livssyklusmodell, inkludert retningslinjer for dokumenthåndtering, og vurder disse før du tildeler lisenser til sluttbrukerne. Gjør det enkelt, lag visuelle retningslinjer, og legg litt innsats i å kommunisere retningslinjene."

Jasper Oosterveld anbefaler en innledende workshop som involverer ulike interessenter. «Jeg anbefaler på det sterkeste å starte med en styringsworkshop. Workshopen resulterer i en styringsstrategi for gjennomføring av Microsoft Team innad i organisasjonen for å ivareta kvaliteten på Microsoft Team i organisasjonen."

Når styringsplanen er på plass, har Sharon Weaver noen veldig interessante og gjennomtenkte tips om hvordan du kan gå frem for å kommunisere den. "Implementer en blanding av innspilt og live trening sammen med oppfølging og dedikerte kontortider for spørsmål og svar for å sikre at brukerne dine forstår hvordan bedriften din vil bruke Teams.

"Begynn også med noen pilotteam som har en god holdning og vil fortelle alle om suksessen deres. Ved å vise brukerne dine eksempler på måter andre bruker Teams på vellykket måte innenfor rammen av de implementerte styringsplanene, lar det dem se at de raskt kan få tilgang til informasjonen de trenger og begrense tilgangen til informasjon de ikke trenger."

Siste tanker

Når det gjelder å holde kolleger i løkken, hoppe på en videosamtale eller bli enige om neste skritt som skal tas i et kundeprosjekt, Microsoft Teams er ganske intuitivt og krever sannsynligvis ikke intensiv planlegging og trening. Det passer tross alt fint inn i en nyere tradisjon med kommunikasjonsverktøy som vi har blitt mer og mer vant til, og som har som hovedmål å gjøre det enkelt for arbeidsstyrken å samarbeide og utveksle informasjon, fri fra hindringene fra mer tradisjonelle systemer.

Likevel er det sannsynligvis den samme fortroligheten og intuitiviteten som gjør Teams til en utfordring for både administratorer og sluttbrukere når de skal sikre at dokumenter og informasjon administreres i henhold til interne og eksterne regler.

Ansatte forstår ikke alltid at det de sier eller deler i en privat chat med en kollega kan utsette organisasjonen deres for ulike typer risiko. Samtidig, som Bill Tolson uttrykker det , opererer de fortsatt hovedsakelig under antagelsen om at deres arbeidsdata er deres egne, "og de kontrollerer dem lokalt, noe som gjør dem nesten usynlige for advokater og dramatisk økende innkrevingskostnader."

Dette er grunnen til at det er viktig for ledere og IT-ledere å ta ledelsen i nøye planlegging av utrullingen av Teams (og andre verktøy, for den saks skyld), engasjere interessenter tidlig i en samtale om behov og må-has, og investere i innledende og kontinuerlig opplæring.

De fem Microsoft Proffene vi har intervjuet har ikke gått glipp av muligheten til å dele sitt perspektiv på dette med publikummet vårt, og for deres tid og innsikt er vi dypt takknemlige. For å avslutte med en strålende påminnelse delt av Karoliina Kettukari, er det viktig å være klar over at i mangel av en bedre forståelse og klare retningslinjer, «vil ansatte ende opp med å jobbe med gamle måter og gamle verktøy, fordi det er det de vet. Det ukjente og det uklare er alltid mer skremmende.»

Om Microsoft Eksperter

Alan Debijadi

Alan Debijadi er medgründer og COO i Unitfly , et selskap som kobler sammen riktig teknologi og virksomhet. Han har vært Senior Software Architect for et av de ledende kroatiske IT-selskapene og har jobbet med integrasjon og automatisering av ulike bedriftssystemer, lokale og skyløsninger.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari er en Teams brukeradopsjonskonsulent og Microsoft MVP. Hun guider bedrifter gjennom den digitale transformasjonsreisen og hjelper organisasjoner med å utvikle moderne teamarbeid og forbedre intern kommunikasjon ved hjelp av Teams og andre Office 365-verktøy.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld jobber som konsulent for et nederlandsk selskap kalt InSpark . I sin rolle veileder han kunder i implementering, styring og vedtakelse Microsoft Lag. På toppen av det er han også en 6-ganger Microsoft MVP for Office-apper og -tjenester.

Bill Tolson

Bill Tolson er visepresident for Global Compliance & eDiscovery hos Archive360 . Han har mer enn 20 års erfaring innen arkivering, informasjonsstyring og eDiscovery-industrien. Han er en hyppig foredragsholder på juridiske arrangementer og arrangementer for informasjonsstyring og har skrevet fire e-bøker om emnet.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, president og administrerende direktør i Smarter Consulting , er en Microsoft Sertifisert trener og Microsoft Office 365, prosessforbedring og produktivitetsekspert. Sharon snakker profesjonelt på lokale, nasjonale og globale arrangementer og underviser i emner som Office 365, Business Analysis, Six Sigma, Leadership.