Ettersom globale forstyrrelser fortsetter å skape overskrifter, er det aldri en dårlig idé å lære å maksimere effektiviteten på tvers av alle forretningsprosessene dine, inkludert dokumentautomatisering. Det følgende er noen tips om hvordan du kan forberede deg på og få mest mulig ut av dokumentautomatisering, og i forlengelsen av effektiviteten som kan absorberes fra den.

Sørg for at malene dine er oppdatert

Når folk tenker på dokumentautomatisering, tenker de sannsynligvis på det øyeblikkelig genererte dokumentet som vises som et resultat av noen få tastetrykk og klikk gjennom et spørreskjema. Det de sannsynligvis ikke tenker på er hvordan det kommer til det punktet. Det er dessverre noen mindre spennende ting som må gjøres som forberedelse til det, inkludert oppdatering av maler.

Dette vil sannsynligvis inkludere ordlydsendringer basert på markedsstandarder, regulatoriske endringer eller lovendringer som har skjedd siden siste oppdatering. Det er også sannsynlig at det inkluderer korrekturlesing, formateringsendringer og skape konsistens på tvers av malene dine. Automatisering fungerer etter prinsippet "søppel inn, søppel ut." Så, uansett hvilken mal som brukes, må være riktig, da du vil reprodusere fra den samme malen mange ganger. Den grove skrivefeilen kommer til å bli gjengitt mange ganger hvis den blir automatisert.

Konsolider der det er mulig

Det er sannsynlig at du i løpet av tiden har laget en rekke varianter av en bestemt avtalemal – en for alle anledninger. Den vil ha svært lik ordlyd, men den vil ha den mer fokuserte formuleringen for en bestemt type klient, sektor eller klienttype. Når du gjennomgår malene dine, vil du kanskje vurdere om noen av disse variasjonene ikke lenger er nødvendige, og om du kan konsolidere noen av malene som forberedelse til automatisering. Disse raffinerte malene vil deretter bli brukt senere som grunnlag for dine automatiserte maler.

Vurder hvem som skal utarbeide utkast etter implementering

I et advokatfirma, for eksempel, er svaret sannsynligvis en advokat. Vi vil si at dette ikke alltid er tilfelle. Det er to måter dokumentautomatisering kan hjelpe en bestemt juridisk funksjon eller advokatfirma på. Den første er at senioradvokater kan overføre muligheten til å lage første utkast til avtaler til yngre advokater, og frigjøre dem fra å utarbeide og også redusere tiden som kreves for godkjenning.
Den andre måten er mer relevant for bedrifter enn advokatfirmaer. Interne rådgivere kan gi tilgang til maler slik at bedriftsbrukere kan lage dokumenter for seg selv. Hvor mye en juridisk avdeling stoler på sine forretningsbrukere kan avhenge av om de får dokumentet på slutten av det eller om det må gå gjennom Legal for godkjenning.

Hensynet her omgir prosessen med å utarbeide juridiske dokumenter og om det her kan effektiviseres eller oppnås ved å la andre utarbeide ved hjelp av teknologi. Fra et ledelsesperspektiv kan det tillate større kapasitet i teamet.

Vurder hvordan folk må endre seg

Implementering av dokumentautomatisering er et prosjekt som vil kreve noen endringer i virksomheten eller advokatfirmaet ditt. Hvis du ikke hadde det før, vil endringen være at ansatte går fra manuell utkast til automatisert utkast. For de som allerede bruker dokumentautomatisering, er endringen å få folk til å lære seg rundt en ny applikasjon.

I enhver organisasjon er det forskjellige typer brukere – fra de som knokler for å begynne å bruke en ny programvare til de som er helt uvillige til å endre. Det er best å ha en plan på plass for hvordan du skal overtale folk til å gå over til et nytt dokumentautomatiseringsverktøy. Hvordan vil du få de motstandsdyktige mot endringer for å ta i bruk det nye verktøyet? Hvordan vil du sørge for at folk tar i bruk og bruker verktøyet?

Dokumentautomatiseringsplattformer som M-Files Ment tilbyr overlegen, klientvendt funksjonalitet som muliggjør enklere datafangst og muligheten til å tilby maler på abonnementer. Denne typen funksjonalitet krever et skifte i den etablerte prosessen eller måten å gjøre ting på, og derfor et annet eksempel på en situasjon hvor det kreves en endringsplan for å maksimere potensialet fullt ut.

Vurder dine krav

Nå som du har forsikret deg om at malene dine er så klare som de kan være for automatisering – og at du har vurdert noen av person- og prosessaspektene ved implementering – er neste trinn å bestemme kravene dine for dokumentautomatisering. Hvordan kan dokumentautomatisering til slutt optimalisere effektiviteten du har gjort med mennesker og prosesser?

Det kan også være lurt å vurdere integreringskrav. Hvis du under gjennomgangen av prosessene så at ansatte tok informasjon fra én applikasjon og skrev den på nytt i en annen, vil du kanskje unngå det i fremtiden med integrasjoner. Eksempler inkluderer integrasjoner med CRM , dokumenthåndteringssystemer, SSO og e-signeringsapplikasjoner.

Hva er neste?

Når du har fullført det forberedende arbeidet, vil du være klar til å gå ut i markedet og se hvordan dokumentautomatiseringsselskaper står opp mot dine krav. Ha disse i tankene når du går gjennom demoer. Sørg for at du sammenligner hver enkelt med dine krav og kostnad. Vurder også hvem som trenger å implementere det og hvem som må vedlikeholde det – og vurder kostnadene for det også.

Oppdag mer

Se M-⁠Files Ment i aksjon. Kontakt oss i dag for å lære om de forskjellige plattformfunksjonene og hvordan de kan være til nytte for deg.