Et digitalt arkivsystem, som navnet antyder, er en måte å bruke teknologi til å konvertere noen av de mer tradisjonelle arkivsystemene du har å gjøre med - alt fra vanlige arkivskap til de stablene med mapper som forsøpler kontoret ditt - til et digitalt format. Ikke bare gjør dette det lettere å søke etter informasjonen du trenger når du trenger den som mest, men det gjør også prosessen med å lagre disse dokumentene på lang sikt uanstrengt.

Digitale arkivsystemer: et springbrett

Et enterprise content management system (også kalt en ECM), derimot, tar dette konseptet ett skritt videre. Ja, det gjør absolutt alt som et digitalt arkivsystem kan gjøre - men det bringer også med seg et bredt spekter av tilleggsfunksjoner som du absolutt bør være klar over fremover.

Enterprise Content Management (ECM): En kraftig oppgradering

Alt i alt bringer en innholdsadministrasjonsløsning for bedrifter inn flere lag med sikkerhet, administrative og til og med samarbeidsverktøy som er perfekt designet for et kontormiljø. I tillegg til å være en flott mulighet til å hjelpe deg og dine ansatte med å bli mer organiserte, er det også et skalerbart og effektivt system som vokser og utvikler seg etter hvert som organisasjonen din gjør det samme.

Viktige forskjeller mellom digital arkivering og ECM

Et digitalt arkiveringssystem gir deg muligheten til å skanne og fange papir eller til og med digitale dokumenter, og skape et sentralt arkiv for å lagre og dele denne informasjonen. Mange bedrifter av alle typer bruker det som en måte å redusere rot på, samtidig som de bevarer informasjonen og journalene sine på riktig måte for å gjøre det lettere å finne frem.

Metadata og avanserte søkefunksjoner

Et innholdsstyringssystem for bedrifter tar dette til neste nivå ved å la deg fylle ut detaljert informasjon om hvert dokument eller post, ellers referert til som metadata. Dette går langt i retning av å gjøre innhold mye mer søkbart, og dermed gjøre det lettere å finne og enda enklere å hente ut verdi fra. Et kvalitetsstyringssystem for bedriftens innhold vil også inkludere tilleggsfunksjoner som Optical Character Recognition (eller OCR) som kan hente informasjon fra et dokument automatisk og generere metadata umiddelbart.

Samarbeidsfunksjoner og versjonskontroll

For å få et eksempel på hvor verdifullt dette kan være, bør du vurdere hvilken type arbeid som foregår i leverandørreskontroavdelingen din akkurat nå. De får jevnlig i oppgave å behandle fakturaer og sammenligne dem med innkjøpsordrene du sender ut til leverandørene dine. Hvis du hadde en enterprise content management-løsning med OCR, kunne du i stor grad automatisert hele denne prosessen – og dermed frigjøre så mye tid som mulig slik at leverandørgjeldens ansatte kan fokusere på viktigere saker.

Forbedret sikkerhet og tilgangskontroll

Som nevnt er en av de største fordelene med et innholdsstyringssystem for bedrifter at det lar deg lettere søke og lagre dokumenter – spesielt sammenlignet med de papirbaserte postene du er vant til å håndtere. På basisnivå kan et digitalt arkiveringssystem hjelpe deg med å gjøre dette ved å gi deg en sjanse til å søke etter dokumenter basert på navnet på filen du leter etter, innholdet og tilhørende metadata.

Velge riktig system for bedriftens behov

Med et innholdsstyringssystem for bedrifter kan du imidlertid også bruke funksjoner som medforfatterskap og versjonskontroll for å styrke samarbeid over hele linjen. Uansett hvilken type virksomhet du driver, er det veldig vanlig at flere personer jobber sammen om de samme dokumentene. Med versjonskontroller får du en nøyaktig historikk over dokumentet slik at du kan se når visse endringer ble gjort, hvem som utførte disse endringene og, viktigst av alt, hvorfor. Dette er en stor fordel for enhver virksomhet som opererer i en sterkt regulert bransje, med finans som er den øverste blant dem. Det riktige innholdsstyringssystemet for bedrifter kan hjelpe deg med å holde deg oppdatert når det gjelder samsvar, samtidig som du sørger for at medarbeiderne dine har den mest komplette og praktiske informasjonen å jobbe ut fra.

Men for de fleste bedrifter har den største fordelen med en innholdsadministrasjonsløsning for bedrifter å gjøre med hvor enkelt det er å få tilgang til informasjonen din fra praktisk talt hvor som helst. Ja, et digitalt arkivsystem vil sannsynligvis tilby desktop-, web- og til og med mobilapplikasjoner. Men bare en ECM gir deg også verktøy for å begrense tilgangen til dokumenter, og sørger for at de eneste som kan komme til dem er de som uttrykkelig trenger den informasjonen for å gjøre jobben sin.

Til syvende og sist vil både et digitalt arkivsystem og en innholdsstyringsplattform for bedrifter være en betydelig bedre situasjon enn en der du fortsatt har med papirbaserte poster å gjøre. Men for de fleste virksomheter vil bare en ECM tilby brukervennlighet, enkel tilgang, samarbeid, samsvar og andre funksjoner som er nødvendige for å jobbe smartere, ikke hardere, hver eneste dag.

Klar til å strømlinjeforme dokumenthåndtering og øke effektiviteten? Se hvordan M-Files ECM kan styrke virksomheten din! Planlegg en gratis demo i dag eller start din gratis prøveversjon i dag!