CPA Courtney Kunzig diskuterer automatisering i regnskap
Kunnskapsarbeidsautomatisering er klar til å omforme flere bransjer. Dette gjelder spesielt innen profesjonelle tjenester. I denne sektoren er kunnskap ofte den primære leveransen.
Ansatte i regnskapsbransjen håndterer enorme mengder kundedata. De håndterer også sensitiv informasjon og møter stramme tidsfrister. Arbeidsflyter, sikkerhet og overholdelse, kundetilfredshet og fast vekst er hovedprioriteter for disse fagfolkene.
M-Files Accounting Industry Solutions Manager Courtney Kunzig diskuterer hvordan automatisering av kunnskapsarbeid hjelper regnskapsførere og andre profesjonelle tjenestearbeidere til å jobbe smartere. Og å jobbe smartere betyr at de kan fokusere på å skape verdi for sine kunder og firmaer.
Utfordringer innen regnskap
Hva er noen spesifikke behov for regnskapsfagfolk når det gjelder kunnskapsarbeid?
Sikkerhet og compliance er enormt og vil alltid være relevant for bransjen. Hvert firma har en plikt til å beskytte sine kunders informasjon og tilby trygge metoder for å dele, samle inn og lagre sensitiv kundeinformasjon.
Regnskapsbransjen er sterkt regulert av sine egne styrende organer så vel som offentlige etater.
Disse reguleringsorganene leter alltid etter måter å forbedre yrket på og utsteder regelmessig nye regler, retningslinjer og standarder som kan gjøre det vanskelig for regnskapsførere å holde tritt med endringer.
Kunnskapsarbeidsautomatiseringssystemer kan hjelpe til med å tilby et robust sikkerhetsmiljø i den forstand at det automatiserer sikkerhetskontrollene dine og reduserer den totale forretningsrisikoen. De kan bruke nye regler på tvers av alle objekter uten å forstyrre daglig drift eller sluttbrukerinvolvering.
Noen av de administrative eller repeterende oppgavene bedrifter tåler kan og bør automatiseres. For eksempel forskriftskravet om å oppbevare dokumenter i syv år. Gjennomgangen og rensingen kan gjøres automatisk med de riktige systemene på plass. På samme måte kan automatisering av tillatelser og tilgang sikre at sensitive klientdata er beskyttet og at bare relevante medlemmer av firmaet har tilgang til å se dem.
End-to-end kunnskapsarbeidsautomatiseringssystemer forbedrer bedriftens vekst. De lar firmaer konsekvent tilby den samme kundeopplevelsen på tvers av en rekke klientengasjementer. Dette beskytter og styrker deres faste omdømme. Det forbedrer også leveringshastigheten – regnskapsførere kan standardisere og replikere prosesser raskt og systematisk, slik at de kan gjøre mer ettersom de bruker bedre ressurser. I tillegg tillater disse ende-til-ende-systemene flere integrasjoner. Dette sparer tid og forbedrer datanøyaktigheten ved å distribuere den samme masterinformasjonen på tvers av alle systemer automatisk.
Digital transformasjon
Snakk om hvordan AI-automatisering transformerer regnskap.
Regnskapsbransjen er treg til å endre seg eller ta i bruk nye teknologier. Imidlertid begynner bedrifter å investere i modernisering av drift og teknologistabler.
De fire store firmaene legger milliarder av dollar i AI FoU i påvente av AIs effekt på regnskapsbransjen. AI kan analysere store datasett for spesifiserte kriterier, anomalier og mer, slik at fagfolk kan identifisere og forstå relevant informasjon raskere.
AIs evne til å oppsummere dokumenter er også avgjørende for å spare tid. For eksempel, i stedet for at en regnskapsfører må skanne hundrevis av sider av et kommersielt leiedokument, kan AI raskt analysere dem og peke på de riktige sidene og linjene i dokumentet under gjennomgangen.
AI vil også forbedre sikkerhet og samsvar. Ett eksempel: AI kan fjerne sensitive klienter som personnummer eller skatte-ID-er mens de analyserer data. Dette vil hindre ikke-autoriserte brukere fra å se sensitiv informasjon. Dette kan være spesielt aktuelt for å forhindre tap av data ettersom regnskapsbyråer opplever høy medarbeideromsetning hvert år.
Hvordan ser du på at automatisering av kunnskapsarbeid møter behovene til regnskapsbransjen?
Vi må starte med å utdanne regnskapsfirmaer om hva denne nye terminologien betyr. Automatisering av kunnskapsarbeid går utover dokumenthåndtering og støtter regnskapsførere i å automatisere administrative og repeterende oppgaver slik at de kan fokusere på nye tilbud eller mer komplekse områder av et engasjement.
Bedrifter må åpne øynene for potensialet ved å implementere en automatiseringsplattform for kunnskapsarbeid etter hvert som bransjen endrer seg. Vi ser mangel på arbeidskraft, introduksjonen av kunstig intelligens, nye inntektsstrømmer som kunderådgivningstjenester og ESG-rapporteringsforskrifter og mer. Bedrifter må finne måter å holde tritt med bransjens endring rundt dem. De ser også et betydelig press fra klienter for å gjøre mer arbeid raskere. De må introdusere teknologi for å møte de økende behovene til deres kundebase for å forbli konkurransedyktige.
Hvem drar nytte av kunnskapsautomatisering?
Ser du noen form for regnskapsorganisasjoner som er mottakelige for automatisering av kunnskapsarbeid?
Absolutt. Det har vært et stort skifte mot opprettelsen av innovasjonsteam eller digitale transformasjonsteam internt i regnskapsfirmaer. Disse teamene er dedikert året rundt til å analysere firmaers tekniske stabler og identifisere områder for forbedring. Dette gjør det mulig for bedrifter å søke etter, undersøke og implementere nye teknologier etter behov selv i travle årstider.
På baksiden har interne regnskapsavdelinger så mange dokumenter, så mange fakturaer og mye å spore generelt. De opprettholder også sensitiv informasjon som lønns- og lønnsinformasjon. Å bruke automatisering av kunnskapsarbeid til å bygge inn sikkerhetskontroller og administrere informasjon er veldig viktig for interne avdelinger.
Hvilke funksjoner og funksjoner gjør kunnskapsarbeidsautomatisering til et verdifullt verktøy for regnskapsteam?
Det er så mange funksjoner som kan være til nytte for regnskapsførere. Kunnskapsarbeidsautomatisering kan for eksempel standardisere alle navnekonvensjoner som klient, engasjement osv. Klientinformasjon vil automatisk merkes med samme stavemåte og tegnsetting, noe som eliminerer problemer som for eksempel sortering " M-Files og Co." i en annen mappe enn " M-Files og selskapet." Dette holder brukere og systemer konsistente og sparer tid ved å sikre en enkelt kilde til sannhet.
Standardisering av dokumenter via firmagodkjente maler og indeksering, hjelper nye medarbeidere med å finne historisk informasjon om klienter, noe som igjen øker hastigheten for å øke et engasjement og også forbedrer kundetilfredsheten – klienter trenger ikke å sende historisk dokumentasjon på nytt eller forklare de samme konseptene fra år til år.
I tillegg gjør arbeidsflytautomatisering kommunikasjon mellom avdelinger enklere. Med arbeidsflyter kan partnere og ledere be om bemanning for et engasjement. HR vil motta varselet automatisk og tildele ansatte. Arbeidsflyter kan inkludere dokumenter og objekter, og de kobles til andre systemer via integrasjoner for å minimere manuell kontakt og maksimere automatiserte oppgaver og behandling. Det er ingen grunn til å risikere at kommunikasjon går tapt i en e-postinnboks. Å holde all informasjonen på ett sted og automatisere den er en stor fordel.
Metadata er også ideell for innholdsadministrasjon for å hjelpe andre med å finne det de trenger. Innholdsstyringssystemer for bedrifter, drevet av metadata, gir én enkelt kilde til sannhet uten mappehierarki å navigere i. Du kan søke etter dokumentinnhold, klient, engasjement eller år – en game changer for regnskapsførere når de går ombord hos et nytt firma eller en ny kunde.
Nøkkelmuligheter for regnskapsførere
Nevn tre ting du vil at folk i regnskapsbransjen skal vite om automatisering av kunnskapsarbeid.
Fremtiden for regnskap ser helt annerledes ut enn mange av oss kanskje hadde forutsett i 2018 nå som vi er i 2024. Bedrifter må ta AI-fremskritt på alvor ettersom rekruttering, klientforventninger, regulering og teknologi kan være mer usikre enn noen gang. Regnskapsfirmaer må være forberedt med økt kapasitet ved å utnytte teknologi for å møte etterspørselen.
Bedrifter som er interessert i å skalere gjennom M&A-transaksjoner eller gjøre eierskapsendringer med PEG-er, kan gjøre disse transaksjonene mer sømløse med teknologiplattformer som enkelt kobles til nye og eldre systemer. Dette vil minimere mange av smertene som følger med endringsledelse.
Til slutt kan alle dra nytte av forbedret sikkerhet og overholdelse, og sikre at informasjonen din er trygg før omfattende opplæring av ansatte. Med de riktige sikkerhetskontrollene innebygd i en automatiseringsplattform for kunnskapsarbeid, kan du stole på at de samme sikre prosessene blir brukt riktig hver gang uten at sluttbrukeren involveres.
Siste artikler
Bla gjennom emner
Ressurser
Prøve M-Files Gratis i 30 dager!
Utforsk GenAI-funksjonene til M-Files Aino , forbedre samarbeidet med kolleger, automatisere arbeidsflyter og låse opp uendelige muligheter.
