Datasikkerhet og automatisering av kunnskapsarbeid
I 2023 ble antallet kunnskapsarbeidere i USA estimert til å være mer enn 100 millioner, med mer enn 1 milliard kunnskapsarbeidere globalt. Disse høyt trente arbeiderne skaper verdi for organisasjoner ved å bruke sine kreative og problemløsende ferdigheter.
Med fremveksten av generativ AI har det vært et fornyet løft for å automatisere de verdslige og repeterende aktivitetene knyttet til kunnskapsarbeid. Med avanserte ferdigheter og kunnskapsbaser, har kunnskapsarbeidere en tendens til å bli høyt kompensert. Å redusere tiden de bruker på travelt arbeid og øke effektiviteten er en prioritet for de fleste virksomheter.
AI-forbedret programvare for automatisering av kunnskapsarbeid hjelper organisasjoner med å låse opp verdien av kunnskapsarbeid. Avanserte teknologier automatiserer oppgaver, prosesser og handlinger som tidligere krevde menneskelig interaksjon.
AI og automatisering av kunnskapsarbeid
Med generativ AI-teknologi i miksen, blir plattformer for kunnskapsarbeidsautomatisering enda kraftigere. De hjelper arbeidere med å organisere informasjon, forstå konteksten til dokumenter og samhandle med bedriftens kunnskapsbase ved hjelp av naturlige språkinndata.
Resultatet? Kunnskapsarbeidere – selv de uten kodekunnskap – kan bruke automatisering for å gjøre dokumenter enklere å finne og bruke i riktig forretningssammenheng. AI-forbedrede plattformer forbedrer også prosesseffektivitet og nøyaktighet ved å automatisere dokumentsentriske arbeidsflyter.
Kunnskapsarbeid automatisering og datasikkerhet
Noen bedriftsledere kan bekymre seg for at programvare for kunnskapsstyring kan utsette bedriften deres for nye risikoer. Tatt i betraktning konsekvensene av et datasikkerhetsbrudd, inkludert bøter, omdømmetap og forretningsavbrudd, er dette en rimelig bekymring. Riktig plattform reduserer imidlertid forretningsrisiko ved å automatisere dokumentsikkerhet og samsvar.
Mange bedriftsledere fokuserer sikkerhetsarbeidet på å forhindre datavirus og hacks. En studie fra Stanford University i 2020 fant imidlertid at ni av 10 datainnbrudd er forårsaket av menneskelige feil . Sosiale ingeniørangrep , der svindlere får tilgang til data ved bare å spørre i stedet for å hacke, er også på vei oppover.
Når kunnskapsarbeidere har ubegrenset tilgang til informasjonsteknologisystemer, kan disse angrepene være ødeleggende for en organisasjon. En av de beste handlingene organisasjoner kan gjøre for å forhindre datainnbrudd er å sikre at data bare er tilgjengelig for de som er godkjent til å bruke dem.
Administrere kunnskapstilgang
Riktig informasjonsadministrasjonsplattform kan automatisere prosessen med å sikre dokumenter og data. En riktig plattform for administrasjon av forretningsinformasjon lar organisasjoner bake inn sikkerhetstiltak og beste praksis.
Håndhevelse av retningslinjer
Nøkkelen til effektiv håndhevelse av retningslinjer er metadata. Metadatadrevne tillatelser tillater helautomatisk tilgangskontroll av ethvert dokument. Bare de med de riktige attributtene kan lese, redigere, slette eller endre tillatelser i et gitt dokument.
Versjonskontroll og revisjonsspor
Å bevare gamle versjoner og ha muligheten til å gå tilbake til tidligere versjoner er kritiske dokumentkontrollfunksjoner for samsvar og dokumentadministrasjon . Innsjekkings- og utsjekkingsfunksjoner lar organisasjoner spore når en fil redigeres og hvem som gjør endringene.
Versjonshistorikk, som sporer hver gang en endring gjøres, lager også et revisjonsspor for hvem som oppdaterer på ethvert dokument til enhver tid. Den fungerer som en oversikt over dokumentets livssyklus med en fullstendig historikk over pålogginger, utlogginger, passordendringer og brukergruppeendringer.
Utskrifts- og nedlastingsbeskyttelse
Selv om utskrift og nedlasting ikke er de eneste måtene kunnskapsbrukere kan mishandle bedriftsdata på, er de de enkleste. Digitale dokumenthåndteringssystemer (DDMS) lar organisasjoner deaktivere utskrift og nedlasting av dokumenter samt ta skjermbilder. Denne funksjonen sikrer at brukere kan forhåndsvise dokumenter, men ikke skrive ut eller laste dem ned.
LDAP og SSO integrasjon
Integrasjon med eksisterende single sign-on eller LDAP er viktig for dokumentsikkerhet. Det gir mulighet for ansvarlig kunnskapsbruk samtidig som sikkerheten opprettholdes.
FAQ
Hvordan vil kunnskapsledelse forbedre arbeidsytelsen?
Kunnskapsstyring og automatiseringsplattformer håndterer det meste av kjedelig arbeid som ellers tar kunnskapsarbeidernes verdifulle tid. Med AI-automatisering vil fremtidens kunnskapsarbeid bli mer effektivt og mindre kvalt av travelt arbeid.
Hva er ulempene med automatisering av kunnskapsarbeid?
Det er en vanlig misforståelse at bruk av et DDMS for kunnskapsdeling vil øke sikkerhetsrisikoen. Men alt fra oppbevaring av dokumenter til sletting av dokumenter forbedres med en sterk DDMS på plass. DDMS bygger inn beste praksis for dokumenthåndtering og begrenser kun kunnskapstilgang til de som er godkjent av selskapet.
