Når det gjelder dokumentautomatisering uten kode, oppstår alltid spørsmålet: Hvor mye tilgang bør gis til klienter når det kommer til mal spørreskjemaer, spesielt når det gjelder juridiske klienter? Dette kan inkludere eksterne klienter for advokatfirmaer, de som betaler advokatfirmaet for juridiske tjenester, eller interne klienter for in-house, de som ber om tjenester fra juridisk avdeling.
Du lurer kanskje på hvorfor de trenger tilgang til malen spørreskjema i det hele tatt! La oss undersøke to scenarier: advokatfirmafokusert og internt fokusert.

Advokatfirmaer

Utgangspunktet for denne brukssaken er at advokatfirmaets ansettelsesteam har en klient som regelmessig tar med nye personer inn i virksomheten sin, men som kun instruerer advokatfirmaet til å utarbeide de mest komplekse ansettelses- eller konsulentavtalene.

De daglige, mindre komplekse avtalene håndteres internt og anses ikke å være verdt å instruere firmaet om å fullføre fordi det ville bli for dyrt. Imidlertid utarbeider det interne teamet sine avtaler manuelt (dvs. uten automatisering).

Her er det en kommersiell mulighet for advokatfirmaet til å få et mer klissete forhold til klienten. Advokatfirmaet vet at de ikke kommer til å bli instruert for dette mindre komplekse arbeidet. Imidlertid vil det være mulig for firmaet å gi kunden en automatisert versjon av deres mindre komplekse avtaler. De vil da kunne opprette de mindre komplekse avtalene raskere og enklere internt, og firmaet kan tilby dette som en abonnementstjeneste til kunden.

Dette er en av de unike fordelene med M-Files Ment over andre dokumentautomatiseringsverktøy der ute. I dette scenariet lar det advokatfirmaet automatisere en arbeidsavtale og gi tilgang til sine klienter. Advokatfirmaet har til og med muligheten til å tidsbegrense det eller kutte tilgangen dersom abonnementet avsluttes. Hvis en mer generisk mal brukes, kan den også skaleres enkelt på tvers av flere klienter.

Fordeler for advokatfirmaet

• Ytterligere regelmessig inntektsstrøm
• Fastere forhold til klienten
• Evne til å yte bedre service til klienten
• Brukervennlighet hvis du bruker en mer generisk mal for å dekke alle abonnenter

Fordeler for advokatfirmaets klient

• Intern utkast kan gjennomføres raskere
• Satisfaction advokatfirma fordi de forstår deres behov og kan hjelpe dem
• Internt juridisk team har større kapasitet

In-house bruk case

For den interne brukssaken er utgangspunktet når en juridisk avdeling oversvømmes med forespørsler om NDAer eller DPAer fra interne kunder, for eksempel salg eller innkjøp. Legal ønsker ikke å gi disse interne kundene malene for avtalen fordi de ikke stoler fullt ut på at de skal inngå kontrakter med eksterne parter. Å gi malen ville gi dem for mye fleksibilitet til å utarbeide, muligens legge til unødvendige forpliktelser til selskapet eller utelate klausuler for å "få ting gjennom."

Det ideelle scenariet er at den interne klienten skal kunne utarbeide avtalene med innebygde juridiske begrensninger – for eksempel begrensninger på konfidensialitetsperioden. Den interne klienten kan da opprette en avtale gjennom et spørreskjema som alltid inkorporerer disse begrensningene – resultatet er et avtaleutkast som alltid inneholder godkjente ordlyder.

M-Files Ment kan gi slik funksjonalitet på tre måter, avhengig av nivået av kontroll som kreves:

Mer kontroll for intern klient

Med M-Files Ment , er det mulig for juridiske avdelinger å gi den interne brukeren en lenke til malen spørreskjema. Den interne klienten kan da komme til lenken, eventuelt gjennom bedriftens intranett, og fylle ut spørreskjemaet. Ved innsending av spørreskjemaet har de tilgang til det genererte dokumentet og kan deretter sende det til motparten.

Mindre kontroll for intern klient

Det er også mulig å gi lenken til forretningsbrukeren, men når den interne klienten genererer avtalen, kan den enten gå tilbake til en advokat for gjennomgang eller bare produsere en PDF på slutten for å unngå frihåndsutkast etter generering.

Ingen kontroll for intern klient

M-Files Ment tilbyr også hyllevare oneNDA og oneDPA automatiserte maler – avtaler som er utformet for å enkelt og raskt bli enige ettersom de bruker markedsstandardtekster som ikke bør endres. Dersom den interne klienten genererer disse avtalene, vil det være svært lite rom for å forhandle eller gjøre endringer.

Fordeler for internt juridisk team

• Kontroll av forespørsler om mindre komplekse juridiske dokumenter
• Styrk bedriftsbrukere som kan lage sine egne utkast
• Mindre involvering av internt juridisk team for første utkast. De kan kun være der for å vurdere, noe som sparer tid og frigjør kapasitet.

Fordeler for intern kunde

• Fullmakt til å lage første utkast til enkle juridiske dokumenter
• Ingen avhengighet av juridiske avdelinger for første utkast, og forbedrer kontraktshastigheten
• Bruk av standardiserte tekstmaler som gir raskere avtaleavtale

Oppdag mer

Se M-⁠Files Ment i aksjon. Kontakt oss i dag for å lære om de forskjellige plattformfunksjonene og hvordan de kan være til nytte for deg.