Compliance, Governance og Oversight Council estimerte at mange store selskaper bruker over 34 millioner dollar på å lagre og beskytte data de kan slette ufarlig. Selvfølgelig koster denne typen ubrukelig informasjon ikke bare penger å beholde. Det kan også bremse kritiske forretningsfunksjoner og utsette selskaper for enda dyrere trusler.

Denne typen overflødige, foreldede og trivielle data har til og med et passende akronym nå. Det kalles ROT. De fleste bedrifter kan finne ROT på lur innenfor deres delte servere, på ansattes enheter og til og med i skyen. Hvis du kunne spare millioner eller til og med flere tusen dollar i året ved å rydde opp i data, er det et verdig prosjekt å vurdere.

Hva er dataråte og hvorfor er det skadelig?

Naturligvis må bedrifter holde på noen gamle data som de ikke får tilgang til så ofte. De kan trenge det for revisjoner, overholdelse av regelverk, eller sjansen for at det vil ha forretningsverdi senere. ROT refererer ikke til den typen informasjon. Enda mer, en god prosess for planlegging for å eliminere ubrukelige data vil også sikre at verdifull informasjon forblir beskyttet. En god plan bør inkludere prioritering av ulike typer dokumenter for å sikre at alle typer får den beskyttelsen den trenger. Denne typen plan vil eliminere ubrukelig bagasje og beskytte verdifull informasjon enda bedre.

For det meste koster ROT ikke bare ekstra penger å lagre og beskytte, selv om det absolutt er en viktig faktor. Vurder disse fem måtene som lagring av ubrukelig data kan hemme organisasjonen din:

• Ekstra infrastruktur- og støttekostnader: Bedriften din må selvsagt betale for å lagre og beskytte data som den ikke kan bruke, og som til og med kan legge til ekstra risiko.
• Etterslep for forespørsler om virkelig verdifull informasjon som kan bremse viktige svar eller beslutninger : Reduksjon av ROT kan trimme databaser og fremskynde behandlingstiden.
• Vanskeligheter med å demonstrere samsvar og svare på oppdagelsesforespørsler : Igjen, denne typen verdiløse data gjør det vanskeligere å skaffe verdifull informasjon.
• Mer sannsynlighet for å bli brutt eller kompromittert på grunn av dårligere ledelse: Svært ofte eksisterer ROT fordi ingen tar eierskap til det, så det er mindre sannsynlig at det blir beskyttet. Selv om informasjonen ikke er nyttig for organisasjonen, kan noe av den fortsatt være til nytte for hackere.
• Potensial for økt ansvar: Dokumentene kan være foreldet for organisasjonen og holdt tidligere regulatoriske regler, men fortsatt skadelige i tilfelle søksmål.

Utvikle en plan for fjerning av dataråte

Firmaet ditt samlet ikke inn alle disse dårlige dataene på en dag. Du kan til og med møte litt motstand fra ansatte som ikke vil ta seg tid eller har forskjellige meninger om dataens potensielle verdi. Som de fleste verdige bestrebelser, kan det kreve litt innsats og samarbeid å fjerne den. Du kan rettferdiggjøre din forsiktige plan for å fjerne dataavfall ved å demonstrere hvordan innsatsen din vil spare bedriften for penger, redusere trusler og gjøre det lettere å beskytte dokumentene du trenger.

Overvinne motstand og få samarbeid

Vurder å inkludere disse forslagene i planen din for å unngå å opprettholde verdiløse data nå og i fremtiden:

• Vurder hva slags informasjon du oppbevarer : Som Association for Intelligent Information Management (AIIM) foreslår , bør du vurdere måter å unngå å samle inn overflødig og triviell informasjon i utgangspunktet. Hvis du har en forretningsmessig grunn til å samle inn informasjon av lav verdi, kan du kanskje holde den arkivert for å minimere lagrings- og sikkerhetsutgifter.
• Stol på et sentralt datalager: Et sentralt depot vil dramatisk redusere redundans. Det bør også forhindre at hver bruker trenger å vedlikeholde informasjonen sin. I sin tur bør det redusere sjansen for å introdusere feil og foreldelse.
• Bruk teknologi for å hjelpe : Gode databehandlingssystemer kan bidra til å utrydde dårlig, overflødig eller gammel informasjon med sofistikerte søkefunksjoner og automatiserte funksjoner. Med riktig teknologi vil det å forhindre og redusere ROT ikke kreve så mye manuell belastning.
• Sett og kommuniser de riktige retningslinjene : De fleste bedrifter kan ikke kontrollere alle ansattes handlinger gjennom programvare. Ansatte må forstå fordelene ved å redusere data-ROT og hvordan de skal overholde innsatsen din.

Strategier for å redusere og forhindre dataråte

Som de fleste andre forurensningskilder, renser ROT seg sjelden opp. Naturligvis vil problemet bare bli verre hvis du ikke tar skritt for å minimere det nå. I mellomtiden kan dine dårlige, utdaterte eller dupliserte data koste organisasjonen millioner av dollar og gjøre den sårbar for trusler. Din innsats bør starte med å få samarbeid, prioritere informasjon, tydelig etablere fordeler, og selvfølgelig kommunisere fordelene.

Start nå: Fordelene ved å adressere datarot

Å adressere dataråte kan spare organisasjonen for betydelige mengder penger, redusere risikoer og forbedre den generelle effektiviteten. Ved å implementere en robust datahåndteringsstrategi kan du sikre at verdifull informasjon beskyttes samtidig som du eliminerer unødvendig byrde med ROT.

Klar til å slutte å kaste bort penger på dataråte? Planlegg en gratis demo eller start din gratis prøveperiode i dag!