Alle selskaper må beskytte sine egne data og data levert av andre. På samme måte opererer de alle under regulatoriske forpliktelser og må holde seg kompatible. Det er imidlertid ofte lettere sagt enn gjort og krever ekstra innsats fra ansatte. Sammenlignet med risikoen for bøter, tap av omdømme og nedleggelse av virksomheten, bærer selskaper lett kostnadene og utnevner dedikerte personer til å eie overholdelsesprosessen.
Men hva om det fantes en måte å integrere samsvarskontroller i det daglige arbeidet? Hva om det ville være mulig å gjøre ansatte mer produktive og samtidig redusere etterlevelsesrisikoen? Med målrettede investeringer i banebrytende løsninger for intelligent informasjon og dokumenthåndtering, kan bedrifter forbedre compliance-prosessen betydelig.

Håndheve overholdelse

Det første trinnet i å ta kontroll over etterlevelsesrisikoer innebærer synlighet. Ingen forretningsinformasjon skal ligge utenfor informasjonssystemene som tilbys av organisasjonen, og all tilgang skal følge definerte retningslinjer. For å få det til å skje krever enten konsolidering av informasjon til et enkelt depot eller implementering av en forent tilnærming på tvers av systemer.

I formuesforvaltning, for eksempel, investerer rådgivere midlene til sine kunder i henhold til en gjensidig avtalt plan. Før slike planer kan lages, må egnethets- og risikovurderinger være gjennomført. Og før alle transaksjoner, må skriftlig bevis på klientens samtykke registreres. For å sikre overholdelse, må all denne informasjonen være lett tilgjengelig i tilfelle en klientklage eller revisjon.

Automatisering av compliance og dataprosesser

Det andre trinnet mot produktivitet kommer gjennom automatisering. Alt som kan automatiseres bør automatiseres for å minimere risikoen for menneskelige feil og for å forenkle arbeidet. Alt som kan legges inn i en mal, fylles ut automatisk eller kontrolleres på vegne av den ansatte øker produktiviteten. Hvorfor stole på menneskelig hukommelse og overlate en viktig etterlevelseshandling til den travle kunnskapsarbeideren hvis den kan håndteres automatisk?

Eksempel: Regnskaps-, skatte- og revisjonsfirmaer må kjøre en rekke kontroller før de godtar en ny kunde eller en ny jobb. Har vi gjort forretninger med denne personen før? Har vi bevis på deres status og autoritet i klientselskapet? Er noe vi har gjort eller gjør i konflikt med denne nye muligheten? Disse kontrollene kan vanligvis strømlinjeformes til et punkt der bare uklare saker er igjen for folk å løse, noe som sparer tid i de fleste sakene og skaper konsistens i gjennomføringen av denne prosessen.

Integrere kontroller i det daglige arbeidet

Det siste trinnet handler om å bygge inn samsvarskontroller i en sømløs del av det daglige arbeidet. Ved å knytte data og dokumenter direkte inn i forretningsprosesser, er det mulig å sikre overholdelse av alle typer kontroller, enten de stammer fra lover og forskrifter, standarder, klientkrav eller interne selskapspolicyer.

Tenk på en travel konsulent som nettopp har vunnet en ny avtale for å utforme en ny gå-til-markedsstrategi for en voksende kunde. Siden naboavdelingen jobber for en konkurrent, er det spesielt viktig at all kunnskap om denne saken forblir i en boble av konfidensialitet. I stedet for manuelle og saksspesifikke prosedyrer, kan klientens navn automatisk kodifiseres og all tilgang til klientinformasjon automatisk begrenses til kun avtaleteamet. På denne måten kan teamet enkelt fokusere på arbeidet sitt og la det underliggende systemet håndtere samsvar.

Overholdelsesstyring kan være ekstremt komplisert, men ett faktum er enkelt: Ved å følge disse tre trinnene kan bedrifter sikre overholdelse av alle gjeldende forskrifter og lover uten at det går på bekostning av ansattes produktivitet.