I næringslivet, hvis du skulle be en gruppe ledere om å nevne de fem beste investeringene deres som har en målbar positiv avkastning på investeringen (ROI), vil du sannsynligvis se mange av de samme, vanlige mistenkte på listene deres: annonseprogrammer, selgere, oppfyllelsessystemer, markedsføringsinfrastruktur, leadgenereringsprogrammer, for å nevne noen.

Det sjekker ut. Salgs- og markedsføringsinvesteringer ses vanligvis gjennom ROI-linsen, og det bør de også. Men hva med avkastningen på teknologiinvesteringer? Forbes nylig siterte elleve topp IT-investeringer bedrifter vil gjøre i 2021 – og de inkluderer investeringer som skymigrering, kommunikasjonsautomatisering, medarbeiderengasjement og digitale kundeopplevelser.

Men det er en annen stor en å legge til listen - en som altfor ofte ignoreres, men som likevel har en enorm innvirkning på virksomhetens effektivitet ... et førsteklasses informasjonsstyringssystem. Det har tradisjonelt blitt klassifisert som en immateriell eiendom som gir betydelig fordel, men noen ganger utfordrende å kvantifisere avkastningen på investeringen.

Ikke lenger.

M-Files ROI-studie: Avduking av kraften til intelligent informasjonsadministrasjon

M-Files har nettopp gitt ut en nylig publisert studie bestilt med Forrester Rådgivning for å anvende forskningsmetoder og svare på spørsmålet en gang for alle: Hva er avkastningen til et intelligent informasjonsstyringssystem for en organisasjon på bedriftsnivå?

Forskningsrapporten, The Total Economic Impact av M-Files – som er tilgjengelig for nedlasting her – gir bedriftsledere et kompetent rammeverk for å evaluere den potensielle effekten av intelligent informasjonshåndtering, og M-Files spesielt på deres organisasjoner.

I filmen Moneyball, om et baseballlag som forfølger en datadrevet, analytisk tilnærming til spillet, forklarer en karakter at å evaluere spillere handler om å koke verdien deres ned til ett tall. Det er det Forrester har gjort gjennom sin forskning. De har intervjuet flere M-Files kunder for å komme frem til ett nummer — avkastningen til M-Files intelligent informasjonsadministrasjon for disse organisasjonene – og funnene vil overgå dine forventninger.

Kvantifiserbare fordeler: Økt effektivitet og spart tid

Nesten 270 % avkastning på investeringen. La oss bare begynne med nummeret du virkelig ønsker.

Kundeintervjuene og den økonomiske analysen fant at en sammensatt organisasjon (basert på de 5 selskapene som ble intervjuet) opplevde fordeler på over 5 millioner dollar over en treårsperiode. Sammenlignet med de medfølgende kostnadene, ga dette en avkastning på 267 %.

La meg bare si det tydelig. For hver krone en organisasjon bruker på M-Files intelligent informasjonshåndtering, vil de potensielt realisere en avkastning på nesten 2,70 dollar over tre år. Virkningen kan ikke undervurderes.

Du kan si: "Så vi kan finne dokumenter lettere. Hvordan tilsvarer det et så stort ROI-tall?»

Svaret er enkelt: et intelligent informasjonsstyringssystem i bedriftsklassen som M-Files er så mye mer enn bare å lagre dokumenter og finne dem et par minutter raskere enn før.

Nedenfor finner du de fire beste kvantifiserbare fordelene fra studien - selv om vi anbefaler at du sjekker ut rapporten for en omfattende analyse.

Forbedret etterlevelse og reduserte revisjonskostnader

Virkningen av å finne dokumenter med lynrask nøyaktighet.

Gartner sier at fagfolk bruker 50 % av tiden på å søke etter informasjon, og i gjennomsnitt bruker de 18 minutter på å finne hvert dokument. Forsterket gjennom en stor organisasjon, som gir betydelige nedgang i produktiviteten.

Hvor mye tid (og penger) kan spares med et mer effektivt søk?

Forrester Total Economic Impact -undersøkelsen viser at organisasjoner oppnår mer effektivt søk etter dokumenter med 40 %, med besparelser på opptil 1,65 millioner dollar.

Hvorfor? Flere grunner.

M-Files kobles til alle systemene og kriker og kroker der informasjon skjuler seg. Det er problemet med mørke data – som er informasjonsmidlene en organisasjon samler inn, behandler og lagrer under vanlige forretningsaktiviteter, men som vanligvis ikke klarer å bruke til andre formål, inkludert analyser. Til syvende og sist er det innhold som er viktig for en virksomhet som har blitt usynlig fordi det ikke kan bli funnet effektivt. M-Files kobles til eksisterende systemer for å presentere informasjon uansett hvor den bor. Se for deg en verden hvor det ikke spiller noen rolle om informasjonen du trenger er i din CRM , SharePoint, ERP, nettverksmapper, hvor som helst.

Et enkelt nøkkelord er alt du trenger for å finne informasjon. Metadata underbygger helheten M-Files intelligent informasjonsadministrasjonsplattform, og det er det som lar deg finne det du trenger med bare et nøkkelord.

Finn innhold med Google-lignende resultater. I M-Files , skriv inn et nøkkelord (og et filter eller to, hvis du vil), og systemet returnerer et søkevindu med de mest relevante resultatene øverst. Igjen, uansett hvor informasjonen din er lagret, M-Files når over hele informasjonsøkosystemet for å presentere de mest relevante søkeresultatene.

Forbedret dokumentklassifisering og gjenfinning

Effekten av å forbedre etterlevelses- og revisjonsprosesser.

I tilfelle et revisjons- eller samsvarsproblem, kan det å jage filer ned på ansattes bærbare datamaskiner og søke gjennom fryktede papirfiler medføre betydelige ressurser og tid.

De Forrester Total Economic Impact forskning viser det M-Files hjalp organisasjoner med å forbedre etterlevelses- og revisjonsprosessene med opptil 25 %, med besparelser på over $583 000.

I tillegg til å tilby sikkerhet på bedriftsnivå for å ivareta sikkerheten og personvernet til en organisasjons data, M-Files har fullstendige revisjonsspor for hvert dokument som avslører hvem som har fått tilgang til dokumentet, og hvilke handlinger de tok. M-Files kunder kan finne en fullstendig dokumentlivssyklus med et par klikk – for hver fil i deres økosystem.

I regulerte bransjer kan samsvarsrevisjoner være uttømmende og krevende. Unødvendig å si, virkningen av å forbedre samsvarsprosesser med M-Files , spesielt ved revisjon, er betydelig. Brukere kan finne og få tilgang til all nødvendig dokumentasjon på få minutter, i stedet for dager.

Inntektsgenerering og strømlinjeformet klientadministrasjon

Virkningen av riktig klassifisering av forretningsdokumenter.

Hva om det ikke spilte noen rolle hvor et dokument bodde, men bare hva dokumentet er? Det er det organisasjoner får med seg M-Files og det er en kraftig evne. "Hva det er" sitter i hjertet av M-Files intelligent informasjonsadministrasjonsplattform.

Hver fil har metadata knyttet til seg - meningsfulle beskrivelser som tjener til å klassifisere og indeksere disse filene. På et øyeblikk kan brukere finne ut hva et dokument er, hva det gjelder og andre viktige data om den filen. Ikke bare det, men M-Files kommer med AI og automatiseringsfunksjoner innebygd i kjernen av løsningen, og automatiserer prosessen med å kategorisere og indeksere dokumenter på tvers av avdelinger. Faktisk i en nylig M-Files undersøkelsen rapporterte 82 % av arbeiderne at de bruker for mye tid på å søke etter dokumenter. M-Files løser dette problemet direkte, og sikrer at dokumenter er riktig klassifisert og lett gjenfinnbare.

Låser opp det fulle potensialet til informasjonsadministrasjon

De Forrester Total Economic Impact studien fremhever hvordan M-Files kan transformere virksomheten din ved å forbedre effektivitet, samsvar og dokumentadministrasjon. Fordelene er klare: betydelige kostnadsbesparelser, økt produktivitet og en betydelig avkastning.

Klar til å låse opp kraften til intelligent informasjonsadministrasjon og oppnå nesten 3x ROI? Last ned din gratis kopi av Forrester Total Economic Impact of M-Files studien i dag! Planlegg en gratis demo eller start en gratis prøveversjon i dag!