Hvor lang tid tar det egentlig å finne et dokument? — Dissekere de mange statistikkene der ute


Hvor lang tid tar det egentlig å finne et dokument?
La oss følge tidslinjen for svar de siste tjue årene...
2001
IDC rapporterer at arbeidere som administrerer, oppretter eller redigerer dokumenter for et selskap brukte opptil 2,5 timer per dag på å søke etter det de trengte.
2003
IDC publiserte Moving Beyond Search: Advanced Data Gathering in the Enterprise , som inkluderer kommentaren:
«Nesten 70 % av respondentene (kunnskapsarbeidere) til IDCs KMWorld Conference-søkeundersøkelse indikerte at de bruker fem eller flere timer per uke på å gjøre informasjonssøk på nettet, og 16 % angir at de bruker 12 timer i uken eller mer på å søke.»
2011
IDC publiserer Managed Print and Document Services for å kontrollere dagens og morgendagens informasjonskostnader :
"IDC-undersøkelser viser at tiden brukt på å søke etter informasjon i gjennomsnitt er 8,8 timer per uke ."
2012
McKinsey rapporterer at ansatte bruker 1,8 timer hver dag på å søke og samle informasjon.
IDCs Information Worker Survey sier at arbeidere bruker 5 timer per uke på å søke etter dokumenter. (Se diagrammet.)
2013
Gartner sier at fagfolk bruker 50 % av tiden sin på å søke etter informasjon, og bruker i gjennomsnitt 18 minutter på å finne hvert dokument .
Så hva vet vi?
Det virker som om tiden det tar å finne informasjon har gått ned gjennom de siste tiårene. Det sjekker ut. I 2001 hadde vi ikke i nærheten av den teknologiske evnen vi har nå. Det er verdt å nevne at statistikken ovenfor ikke er på langt nær homogen i metodikken, et poeng som ble fremført veldig gripende av Martin White i sin LinkedIn Pulse-artikkel "Time spent searching" – en kronologi av myten og noen nyere forskning .
Men likevel…
Anekdotisk vet jeg at jeg brukte litt tid på å finne informasjon før jeg ble introdusert til M-Files . Om det var 2,5 timer om dagen eller 18 minutter per dokument er irrelevant, fordi jeg kan fortelle deg at det var mye mer tid enn det trengte å være – bytte mellom bærbare mapper, Salesforce og andre systemer for å finne den riktige versjonen.
For argumentets skyld, la oss anta at det tok mindre enn de 18 minuttene Gartner foreslår det tar å finne et dokument. La oss anta mindre enn 15 minutter ... mindre enn 12 ... mindre enn 10. La oss bare si at det i gjennomsnitt tar 8 minutter å finne et dokument.
Jeg kan fortelle deg ettertrykkelig og utvetydig...
Det tar meg nå hele 15 sekunder å finne informasjon jeg trenger ved hjelp av M-Files — kanskje 30 sekunder topper hvis det er litt nede i søkeresultatene.
Det er langt fra 8 minutter eller til og med 5 minutter. Tenk deg hvor mye tid du kunne gjenopprette for mer produktivt arbeid hvis bokstavelig talt hvert dokument du trengte – laget av deg eller noen andre, for dette prosjektet eller den klienten – var tilgjengelig på ett sted med bare et par klikk.
Kraften til forent søk og Google-lignende resultater
Som vi har nevnt tidligere, beskriver føderert søk en søketeknologi som kan skanne flere kilder for informasjon samtidig. Utvilsomt en av M-Files ' mest overbevisende funksjoner er aktiveringen av ekte forent søk.
Koble til alle systemene og kriker og kroker der informasjon skjuler seg
M-Files hvelv er i seg selv et depot der brukere kan lagre filer, dokumenter og annen informasjon.
Men M-Files kobles også til eksisterende systemer for å presentere informasjon uansett hvor den bor. Se for deg en verden hvor det ikke spiller noen rolle om informasjonen du trenger er i din CRM , SharePoint, ERP, nettverksmapper, hvor som helst. Det betyr at du kan distribuere M-Files uten å forstyrre eksisterende systemer som enkelte forretningsenheter eller avdelinger foretrekker. Du kan innføre en overordnet, skalerbar informasjonsadministrasjonsstrategi uten en massiv datamigrering.
Et enkelt nøkkelord er alt du trenger for å finne informasjon
Bare skriv inn et nøkkelord og finn det du trenger. La oss snakke om det.
Metadata . Det er det som underbygger helheten M-Files intelligent informasjonsadministrasjonsplattform. Det er det som lar deg finne det du trenger med bare et nøkkelord. Det er det som effektivt kobler forretningsinformasjon fra filplassering og legger vekten der den må være – innholdet i filen.
Når en fil er lagret, blir brukere bedt om å angi nøkkelinformasjon på metadatakortet - datoer, personer, dokumenttype, nøkkelord. Kunstig intelligens kan til og med hjelpe deg med det.
Resultatet er enkelt, men likevel dyptgripende: filer er superenkle å finne.
Google-lignende resultater
Å finne informasjon på Google er en annen natur for oss. Skriv inn et ord eller en setning og boom ... side etter side med resultater. Resultatene presenteres etter relevans og kan enkelt filtreres etter dato, nettside og andre parametere.
Tenk deg nå at du hadde den samme opplevelsen når du søkte etter forretningsinformasjon – der du ganske enkelt skriver inn et nøkkelord (og et filter eller to, hvis du vil), og systemet returnerte et søkevindu med de mest relevante resultatene øverst.
Dette er hva som skjer i M-Files . Igjen, uansett hvor informasjonen din er lagret, M-Files når over hele informasjonsøkosystemet for å presentere de mest relevante søkeresultatene.
Mellom deg og meg, M-Files har massevis av utrolige funksjoner som gjør operasjonen din til en velsmurt maskin. Men når venner og familie spør hva firmaet mitt gjør, er dette det jeg skal gjøre. Jeg forklarer dette konseptet med forent søk og lyspærene begynner å gå av.
Det er mektig. Det er enkelt. Det er en opplevelse hver enkelt kontoransatt bør ha på arbeidsplassen sin. Jeg vet ikke hvordan jeg klarte å være produktiv før - da det tok lengre tid enn noen få sekunder å finne det jeg trengte for å gjøre jobben min.