En pilot er et prosjekt som lar en organisasjon vurdere om et stykke programvare samsvarer med virksomhetens krav ved å ta i bruk teknologien for en bestemt brukssituasjon og måle suksessen. Det har en tendens til å være en forløper for en bredere utrulling av teknologien og har som mål å evaluere en brukssak før man investerer tid og ressurser i et mer omfattende endringsprosjekt.

Viktige fordeler

En pilot gir virksomheten en forståelse av:
• Prosessen som kreves for å ta i bruk teknologien,
• Hvordan opplæring vil bli gjennomført til brukere,
• Prosessen med feilløsning og støtte,
• Hvordan teknologien skal vedlikeholdes,
• Problemer som kan oppstå slik at lærdommen kan beholdes for fremtidig bruk.

M-Files Ment Pilot

M-Files Ment tilbyr piloter for de kundene som ønsker å få et abonnement, men som ønsker å forsikre seg om at det oppfyller kravene deres før de gjør det. Det er ganske vanlig at våre kunder tar en 1-2 måneders pilot slik at bedriften og deres brukere kan komme opp i fart på kort tid, samtidig som de drar nytte av M-Files Ment støtte og lederskap for å lykkes med å levere kundens første par maler. Innen piloten er fullført, bør kunden være i stand til å springe inn i en mer omfattende utrulling.

Komponenter av M-Files Ment Pilot

Dette er noen viktige hensyn rundt M-Files Ment Pilot:

Objektiv

Hver kunde vil ha et annet syn på hva de håper å oppnå ved å adoptere M-Files Ment – grovt delt etter hvilken type organisasjon de er (det være seg internt eller advokatfirma) og om de bruker det for intern effektivitet eller en mer strømlinjeformet prosess for klienten.

Uansett vil vi samarbeide med kunden for å forstå hva de ønsker å oppnå ved å adoptere M-Files Ment , og vil bestemme noen suksessmålinger slik at de enkelt kan bestemme suksessen til piloten.

Her er noen eksempler på piloter vi har gjennomført tidligere:
• Implementering av arbeidsavtaler i et advokatfirma slik at firmaet kan utarbeide dem raskere og gi en bedre service til sine klienter;
• Implementering av Widgets (lenker til automatiserte maler) slik at kunden kan tilby abonnementer gjennom en betalingsmur på nettsiden deres;
• Automatisering av NDAer og SCCer internt slik at ikke-lovlige brukere kan ha muligheten til å generere disse selv med begrenset juridisk teamstøtte.

Tidsskala

Dette vil sannsynligvis først og fremst være avhengig av målsettingen, men også av kapasiteten og engasjementet til mennesker i kundens organisasjon. Vi tar sikte på å fullføre piloten innen fire uker – noe som gir et større springbrett til å automatisere fremtidige brukstilfeller og til slutt få verdi så raskt som mulig.

Vårt hovedmål er å bringe mennesker i kundens virksomhet sammen for å tillate enkel adopsjon av M-Files Ment , og for å tillate brukere å generere levende dokumenter på raskest mulig tid. Det sier seg selv at for at dette skal skje innen så lite som fire uker, vil det kreve begrensede forsinkelser fra kundens side – for eksempel ferdigstillelse av juridiske presedenser, innhenting av godkjenninger osv.

Leveranser

På slutten av piloten skal kunden:
• Ha opptil tre maler automatiserte og klare til bruk (gir avkastning på investeringen umiddelbart etter piloten);
• Har gitt relevante brukere tilgang til de automatiserte malene;
• Forstå hvordan man automatiserer maler selv – slik at kunden kan skalere dokumentautomatisering selv med begrenset støtte;
• Vær klar til lansering M-Files Ment med andre brukssaker i organisasjonen;
• Forstå hva M-Files Ment støtte er tilgjengelig og hvordan den kan brukes.

Team

Piloten er en M-Files Ment administrert prosjekt som inneholder sentrale interessenter fra kunden. Den bør inneholde alle de interessentene som implementeringen vil påvirke for brukssaken som implementeres. Det kan også være fordelaktig for andre i organisasjonen at M-Files Ment implementering vil sannsynligvis påvirke i fremtiden, slik at de også kan dra nytte av piloterfaringen.
Med enhver teknologipilot eller implementering er det viktig at de involverte er engasjerte og klare til å levere endringer i organisasjonen. Mangel på engasjement vil sannsynligvis bety at piloten vil ha begrenset suksess ved adopsjon. Imidlertid gitt det M-Files Ment Pilotene er så korte at de er fire uker, at vi ikke ser for oss at dette er et problem.

Koste

Det er en kostnad for pilotprogrammet, men det vil sannsynligvis være rimeligere enn noen annen pilot av et lignende produkt der ute. Kostnaden er verdt det – det vil gi avkastning på investeringen på raskest mulig tid og injisere energi i utrullingen av M-Files Ment innenfor kundens virksomhet, som kan utnyttes til videre brukssaker.

Hvis piloten tar sikte på å lansere en tjeneste for generering av abonnementsdokumenter, vil kostnadene for piloten sannsynligvis bli oppveid av påfølgende inntekter hentet inn gjennom abonnementer.

Oppdag mer

Se M-⁠Files Ment i aksjon. Kontakt oss i dag for å lære om de forskjellige plattformfunksjonene og hvordan de kan være til nytte for deg.