Av: Ville Somppi, visepresident, Professional Services Solutions, M-Files

I følge en ny Global IT Survey* utført av M-Files , nesten 70 prosent av dagens profesjonelle tjenesteorganisasjoner bruker dokument-/innholdsstyringssystemer. Dokumentbehandlingssystemer kan bidra til å gjøre dokumenter enkle å finne, administrere og bruke – øke produktiviteten og redusere frustrasjoner.

Imidlertid blir ofte profesjonelle servicefirmaer for komfortable med standard, forhåndsinnlastet Microsoft løsning, SharePoint, og glem å stille spørsmålet: Er SharePoint virkelig riktig for våre behov?

Utfordringer ved å administrere informasjon med SharePoint

De fleste organisasjoner er avhengige av Microsoft 365 suite, rett og slett fordi når du kjøper din grunnleggende Microsoft Word-, Excel- og PowerPoint-applikasjoner, de andre applikasjonene er samlet i samme abonnement. Og den Microsoft Løsningene er for det meste gode – verktøyene er enkle å bruke umiddelbart og krever ikke mye oppsett eller opplæring.

Men ettersom disse produktivitetsverktøyene fortsetter å forbedres og blir enda enklere å bruke, blir utfordringen med å effektivt administrere den resulterende produksjonen bare mer akutt. Risikoen for dokumentspredning, skjult informasjon og samsvarshull vokser etter hvert som det blir enklere for ethvert medlem av organisasjonen å raskt opprette, duplisere og dele innhold.

Begrensede samsvarsmuligheter

Legg til et stort profesjonelt servicefirma med mer krevende behov, og det er da det virkelige problemet begynner. For eksempel jobber profesjonelle tjenestefirmaer ofte i regulerte bransjer med strenge regler for datakonfidensialitet og oppbevaring. Mens Microsoft kan ha muligheter i premium-abonnementene for å støtte noen av disse kravene, er det svært få firmaer som er dyktige i å implementere disse egenskapene. Og hvis noen for eksempel investerer i arkivforvaltning, vil de ha et verktøy som er ment for det.

Fordeler med et dedikert dokumenthåndteringssystem (DMS)

Den andre store utfordringen med å bruke Microsoft søknader om informasjonshåndtering dreier seg om at Microsoft fokuserer ikke på å organisere data. Informasjon om Microsoft 365 sprer seg veldig enkelt over personlige OneDrive-kontoer, team og mapper. Når du skriver nye dokumenter og lagrer dem på Microsoft 365, er det ikke lett å vite hvor hver enkelt informasjon skal gå. Og siden det vanligvis ikke er håndhevelse av hvor informasjonen skal lagres, går denne informasjonen ofte tapt – noe som fører til duplisering og et mareritt for versjonskontroll. Bland inn eldre nettverksstasjoner og andre forretningsapplikasjoner som CRM , og du sitter igjen med fullstendig informasjonskaos.

Forbedret organisasjons- og søkefunksjonalitet

Moralen i historien? Bare fordi SharePoint er gratis når du kjøper Microsoft 365, betyr det ikke at det er den beste løsningen for dokumenthåndtering. SharePoint kan sannsynligvis ikke tilpasse seg endrede forretningsbehov uten å investere tungt i utviklere for å modifisere eller legge til – en uholdbar løsning som fører til misnøye.

Faktisk M-Files 2022 Global IT Survey-resultater indikerte at bare 35,6 prosent av profesjonelle servicemedarbeidere var veldig fornøyde med dokument-/innholdsadministrasjonsløsningen deres.

Forbedrede samsvars- og sikkerhetsfunksjoner

Løsninger som spesialiserer seg på informasjonshåndtering, som f.eks M-Files , er utviklet spesielt for å forbedre kunnskapsarbeidernes makt, øke konsistensen, redusere feil og forbedre personalopplevelsen.

M-Files gjør at informasjon sømløst kan kategoriseres og enkelt merkes for oppdagelse, samtidig som forretningsregler og sikkerhetspolicyer håndheves. Den utnytter metadata for å øke organisering, søk og deling av dokumenter for å automatisk lære og hjelpe med å merke dokumenter, slik at ansatte kan fokusere på virkelig arbeid.

Sømløs integrasjon med Microsoft 365

Den beste delen? M-Files integreres sømløst i Microsoft 365 suite, som tilbyr en mer effektiv måte å lagre informasjon på tvers av depoter. Våre kunder sikrer sine informasjonsprosesser og sikrer overholdelse uten å ofre produktivitetsfordelene ved deres Microsoft 365 investering.

M-Files : Din perfekte partner for informasjonshåndtering

Trettitre prosent av profesjonelle tjenestefirmaer spurte i M-Files 2022 Global IT Survey indikerte at deres organisasjoner er avhengige av integrasjoner mellom systemer. Dette bekrefter behovet for dokumentadministrasjonsplattformer som enkelt kan integreres med dagens ledende digitale arbeidsplassplattformer, slik at arbeidere kan utføre daglig arbeid ved å bruke deres foretrukne applikasjoner.

Lås opp effektivitet og samsvar med M-Files

Profesjonelle tjenestefirmaer som utnytter M-Files i tillegg til Microsoft 365 suite:

• Løs utfordringen med siled informasjon og versjonskontroll
• Automatiser prosesser som fanger hele dokumentets livssyklus – og tar hensyn til utviklende interessentgrupper – uten å duplisere innhold
• Opprettholde en informasjonsstyringsstruktur som tjener hele organisasjonen og kan utvikle seg med skiftende krav
• Sikre overholdelse av indeksering, opplæring, oppbevaring og andre krav til arkivbehandling
• Sikker informasjon med dynamiske tilgangsrettigheter på dokumentnivå som tillater kontrollerbar midlertidig tilgang uten å kopiere innhold
• Unngå duplisering og "shadow content management" via samarbeidsverktøy
• Integrer med bransjeapplikasjoner utenfor Microsoft økosystem for å koble sammen og berike dokumenter med deres databasemotparter (f.eks. as-built dokumentasjon med relevante ERP-koder)

Klar til å strømlinjeforme dokumenthåndtering og sikre overholdelse? Planlegg en gratis demo eller start en gratis prøveversjon i dag !

*2022 M-Files Global IT Survey spurte respondenter over hele Nord-Amerika, Vest-Europa og Asia Pacific i bransjer inkludert vitenskapelig/teknisk rådgivningsforskning; finansielle tjenester, investeringstjenester og formuesforvaltning; ledelsesrådgivning og regnskap.