Alle selskaper er avhengige av effektiv overholdelse for å beskytte data og effektivisere forretningsdriften. Fordelene med å automatisere kunnskapsarbeid er uendelige. Bedrifter kan implementere en omfattende database for å lagre institusjonell kunnskap. Denne tilnærmingen hjelper organisasjoner med å minimere risikoen for cyberangrep, unngå dokumentfeilhåndtering og forbedre arbeidsflytene i hver avdeling. Organisasjoner kan da fokusere på overlegen kundeservice.

Ved å forene alle aspekter ved samsvar, reduserer denne tilnærmingen fragmentering som fører til prosedyre- og regulatoriske problemer.

Så hvordan hjelper automatisering av kunnskapsarbeid bedrifter med compliance? Bør bedrifter gå over til informasjonsstyringssystemer for å beholde og utvikle institusjonell kunnskap? Fordelene med automatisering av kunnskapsarbeid er uendelige. Automatisering av kunnskapsarbeid er en langsiktig tilnærming på neste nivå for dokumentrisikostyring.

Hvordan hjelper automatisering av kunnskapsarbeid med compliance?

Å leve i den digitale disrupsjonstiden er en god ting. Oppdatering av kunnskapsorganisasjon er for lengst på tide. Organisasjoner, inkludert små firmaer, erkjenner at overholdelsestiltak er avgjørende i en digital verden der digital transformasjon optimaliserer arbeidsflytstrukturen.

Et skifte til automatisering av kunnskapsarbeid hjelper bedrifter med å fokusere på å sikre institusjonell kunnskap . Sikkerhet for sensitive data krever brukervennlighet og synlighet. Bedrifter trenger et tydelig veikart for å finne dokumenter. Lagringssystemer for dokumenthåndtering oppnår dette målet. Kunnskapsdeling skal være en enkel prosess og bidra til økt produktivitet.

Intuitiv programvare som styrer og kontrollerer hvordan ansatte samhandler med dokumenter bør redusere sikkerhetsrisikoer. Overholdelse er enklere når risikostyringsløsninger oppretter automatiske revisjonsspor. Kunnskapsarbeidsautomatisering gir en 360-graders oversikt over alle data, inkludert arkiverte dokumenter for pågående prosjekter eller fremtidige referansesjekker. Sporing av bevegelse av informasjon med innholdsstyringsverktøy gjør det mulig for ansatte å finne informasjon på en enkel måte. En kunnskapsarbeidskategori opprettes automatisk for hvert dokument i depotet.

Fusjoner og oppkjøp introduserer et annet sett med sikkerhets- og samsvarsproblemer. Automatiseringsprosesser for kunnskapsadministrasjon er en viktig komponent under denne overgangen. Sentrale datalagringssystemer må enkelt slå sammen alle filer slik at kunnskapsarbeidere kan få tilgang til og integrere dem i eksisterende arbeidsflyter.

Den største bekymringen under denne overgangen er overholdelse. En annen bekymring er å beholde sensitiv selskapsinformasjon fra det fusjonerende firmaet. Å beholde all dokumentasjon er nyttig når et selskap fusjonerer og oppretter nye prosedyrer for å håndtere denne overgangen. Behandling av automatiserte filer som viser produkter og tjenester som støtter nye forretningsmål vil kontinuerlig forbedre den daglige arbeidsflyten.

Hva er compliance automation?

Overholdelsesautomatisering drives av AI-aktivert teknologi som umiddelbart analyserer dokumenter mens de sjekker for samsvar. Dupliserte filer eller avvik blir avdekket. Offentlige forskrifter krever at firmaer kontinuerlig endrer protokoller for å sikre at selskapets samsvarstiltak oppfyller industristandarder. Automatiserte samsvarsløsninger hjelper til med å eliminere manuelle prosesser og genererer sentralisert sporing av alle kunnskapsbaserte samsvarsprosedyrer.

Et effektivt overholdelsessystem for automatisering holder styr på dokumenter ved å kategorisere dem med metadata som beskriver hver prosess. Det er et verktøy som opprettholder forskriftsoverholdelse under datakategorisering. Kunnskapsarbeidere er sikret mot overholdelsesfeil som kan føre til et prosedyrebrudd.

Ansatte mottar et varsel når det oppstår problemer med etterlevelse. Overholdelsesautomatisering er en systematisk tilnærming for å samle inn, regulere og granske data gjennom hele livssyklusen for å oppdage potensielle problemer med manglende overholdelse. Organisasjoner minimerer risikoen for manglende overholdelse og unngår de tilknyttede straffer og juridiske forpliktelser.

Administrere etterlevelse av kunnskapsarbeid

Automatisering av overholdelsesarbeid minimerer et bredt spekter av risikoer. Med tradisjonelt manuelt arbeid er menneskelige feil uunngåelig. AI-automatiseringsprogramvare gir samsvarskontroll. Sensitiv institusjonell kunnskap er trygt lagret. Ansatte kan hente filer uten å forstyrre arbeidsflyten. Alle teammedlemmer kan se dokumenter, noe som sparer tid for kompleks problemløsning. Jakten på å øke hastigheten og redusere forsinkelser krever automatisering av forretningsprosesser.

Samarbeid med digital innholdskommunikasjon er fremtidens arbeid. Flere personer som jobber med samme prosjekt unngår innholdskaos med automatisering av kunnskapsarbeid. Sporing av teamredigeringer og føring av logg over endringer lar kunnskapsarbeidere gå tilbake til det opprinnelige dokumentet. Kunnskapsvedlikeholdssystemer sentraliserer dokumenter til et brukervennlig dashbord. Compliance-automatisering er lett å vurdere når data er synlige.

Beskyttelse av dokumenter

Hybrid- og fjernarbeid øker sannsynligheten for eksponering for cyberrisiko. Samsvarsautomatiseringsprogramvare krypterer dokumenter gjennom hele delings- og lagringsprosessen. Metadatadrevne tillatelser sikrer kunnskapsinnhold. Autoriserte ansatte kan redigere, endre, lese eller slette informasjon. Identifisering av skadelig programvare med AI-systemer i bedriftsklasse sikrer at samsvar forblir intakt under organisasjonsendringer og fusjoner.

Bedrifter stoler på kunnskapsarbeidsautomatiseringsprogramvare for å støtte beslutningstaking på høyt nivå der sikkerhets- og samsvarskontroller skjer kontinuerlig. Faktisk er det enkelt å finne et eksempel på en kunnskapsarbeider som er avhengig av programvare for informasjonsautomatisering for å oppfylle regulatoriske krav.

FAQ

Hvordan forbedrer AI-automatiseringsteknologi overholdelse?

Ved å utnytte informasjonsteknologi som minimerer risiko og sikrer institusjonell kunnskap. Metadatakryptering lagrer og reviderer dokumenter på en sikker måte for å redusere menneskelige feil og forbedre samsvar.

Hva kan kunnskapsarbeidere tjene på automatisering av kunnskapsarbeid?

Kunnskapsarbeidere kan dele, redigere og administrere dokumenter uten å bryte selskapets protokoller og prosedyrer. Kunnskapsautomatisering lagrer dokumenter i en sentral database i sanntid samtidig som den beholder en original kopi av hvert dokument.