Lokalt kontra skydokumentadministrasjon … pluss et tredje hybrid distribusjonsalternativ. Hvilken vil tjene organisasjonen din best? Ingen tviler på at selskaper i økende grad har presset informasjonen sin og noen ganger til og med arkitekturen til skyen. Ved utgangen av 2020 kan du forvente å se 83 prosent av bedriftens arbeidsbelastninger behandlet med skydatabehandling og lagring. Likevel har noen organisasjoner holdt seg med sine lokale løsninger. Andre har gått tilbake for å revurdere deres raske hastverk til skyen på grunn av bekymringer om sikkerhet og kontroll. Ta deg tid til å kontrastere sky vs lokale dokumenthåndteringsløsninger for å forstå hvilken som best dekker dine behov.

On-Premises vs Cloud Document Management Solutions

For å komme i gang bør du vurdere denne sammenligningen på høyt nivå av lokale vs skyløsninger:

Dokumentbehandling på stedet

Generelt motiverer disse faktorene selskaper til å beholde lokal programvare:

• Organisasjonen har allerede lokal, eldre programvare som ser ut til å dekke deres behov.
• Organisasjonen har bekymringer om skysikkerhet, kontroll, tilgjengelighet og overholdelse av regelverk.
• Samsvarsstandarder krever at organisasjonen oppbevarer visse data på stedet.

Lokale dokumentbehandlingssystemer krever at bedrifter installerer lisensiert programvare på sine egne datamaskiner eller nettverk. De er også helt ansvarlige for å vedlikeholde gjeldende versjoner, og noen programvareleverandører kan kreve ekstra avgifter for oppdateringer. I tillegg til å bare kjøpe programvaresystemet, trenger organisasjonen også maskinvare for lagring og prosessering, og de må også betale for å drive den maskinvaren.

Like viktig må bedrifter sørge for at både dataene deres og programvaren deres er beskyttet mot en rekke sikkerhetstrusler og fysiske trusler mot datamaskiner, nettverk og databaser. For å håndtere alle disse oppgavene, trenger organisasjoner med lokal dokumentadministrasjon at IT-ansatte vedlikeholder maskinvare, programvare, data og sikkerhet.

Vanligvis vil alt ansvar for å være vert for lokale systemer legge opp til større byrder for arbeidskraft og budsjetter. Likevel sikrer dette valget at organisasjonen beholder mest mulig kontroll over informasjonen deres. De kan forsikre seg om at styring av systemer og data vil være i samsvar med unike styringspolicyer. Bedrifter i bransjer med strenge regler eller spesielt sensitive systemer vil kanskje foretrekke å ta seg av denne oppgaven personlig.

Selv med den ekstra byrden, kan noen selskaper ikke ha noe valg. Samsvarsforskrifter kan kreve at visse opplysninger lagres og krypteres på stedet. For disse organisasjonene kan en hybrid distribusjon være et godt alternativ. Hybridløsninger tilbyr det beste fra to verdener. Hybridløsninger kan tilby kontroll, compliance og administrasjon av etablerte poster på stedet, samt den fleksible brukeropplevelsen ansatte leter etter i sin hverdag gjennom skybaserte applikasjoner. En hybrid infrastruktur eliminerer også behovet for datamigrering, slik at organisasjoner kan beholde eldre innhold der det er.

Cloud Document Management

I motsetning til dokumenthåndtering på stedet, vil skybaserte dokumenthåndteringssystemer ta ansvar for å installere og vedlikeholde systemet. I tillegg vil dette tredjepartsselskapet levere maskinvare for prosessering og lagring, inkludert vedlikehold, nødvendige oppgraderinger, fysiske lokasjoner og verktøy. Selv om skyen krever å stole på data til en tredjepartsleverandør, kan mange skyselskaper ta ansvar for sikkerhet og sikkerhetskopiering.

Vanligvis betaler selskapet ganske enkelt en periodisk avgift som kan variere etter bruken eller antall kontoer de trenger. Organisasjoner kan generelt også skalere opp eller ned etter behov, slik at de kun kan betale for det de trenger. Det er vanskeligere å gjøre med lokale løsninger. Stort sett vil ikke skydokumentadministrasjon kreve et kapitalutlegg for programvare, maskinvare eller IT-talent. Skysystemer tilbyr ofte også ekstern tilgang fra en rekke enheter, så de kan gi mer fleksibilitet enn lokale systemer.

Er lokal, sky eller hybrid dokumentadministrasjon bedre for bedriften din?

Cloud computing har blitt stadig mer populært på grunn av de sterke fordelene. Det kan lette arbeidsbelastninger og budsjetter for bedrifter. Disse fordelene har drevet spådommer om at skyindustrien vil boome inn i et marked på 300 milliarder dollar innen neste år.

Imidlertid ser risikoledere fortsatt på bekymringer over uautorisert tilgang til sensitiv eller regulert informasjon som et stort problem. Selve tilgjengeligheten som lar brukere logge på fra eksterne steder kan virke risikabelt. Men for de som ikke kreves av overholdelse for å opprettholde lokal lagring, bør en skyleverandør av høy kvalitet som kan gi sikker autentisering være tilstrekkelig.

Vanligvis kan selv de mest risikovillige selskapene finne skyleverandører som vil gi det sikkerhetsnivået de krever. Faktisk, siden større skyleverandører gjør driften av disse systemene til sin virksomhet, har de flere ressurser og bedre kontroller enn noen med andre prioriteringer. Det er sant at en rekke selskaper fortsatt kan velge å prioritere informasjonen sin etter sensitivitet og se etter en hybridløsning som lar dem opprettholde kontrollnivået de krever ved å kjøre noen systemer lokalt og andre i skyen.

Selv om det ikke er ett riktig valg for alle virksomheter, er det sannsynlig at nettskybasert databehandling kan være til nytte for i det minste noen aspekter av dokumenthåndteringen din. Skytjenester er alltid oppdatert og oppdateres automatisk, og gir alltid den mest moderne og sikreste opplevelsen med minst mulig vedlikeholdsinnsats for kunden. Organisasjoner kan alltid komplementere skydistribusjonen med lokale lokale servere og også migrere lokale depoter til skyen og omvendt.