Real World Information Management Use Case: Fire-Eye gjennomgang og godkjenning

Denne artikkelen er en av en firedelt serie som presenterer virkelige brukstilfeller av informasjonshåndteringsløsninger som M-Files . Sjekk ut de tre andre her:

I kjernen er konseptet bak Four Eyes-prinsippet enkelt – det handler rett og slett om å få to forskjellige personer til å godkjenne en type handling før den kan iverksettes. Du har uten tvil hørt det gamle ordtaket om "to hoder er bedre enn ett." Dette er ganske enkelt det samme konseptet, brukt på den større forretningsverdenen.

Four Eyes-prinsippet er noe du ser spille ut i et bredt spekter av bransjer. I advokatbransjen, for eksempel, krever mange dokumenter to signaturer for verifisering i stedet for én. I et butikkmiljø kan det være krav om å ha minst to personer som losser en lastebil eller lagerhyller samtidig i et forsøk på å redusere risikoen for skade eller tyveri. Selv noen databehandlingssystemer krever at to personer godkjenner oppdateringer av dokumenter før disse endringene blir forpliktet til dataene.

Uansett, det du virkelig prøver å gjøre er å øke ansvarligheten over hele linja. En annen person kan finne en feil eller annen type problem med et dokument som den første gikk glipp av.

Selvfølgelig, i noen miljøer er dette mye lettere sagt enn gjort - spesielt i de der data er spredt ut i mange forskjellige depoter og ledere kan mangle grunnleggende innsyn i hva som lagres hvor, når og hvordan. Hvis du faktisk ikke er sikker på hvor den nyeste versjonen av et dokument finnes, er det vanskelig å få én person til å signere det eller gjennomgå det – enn si to.

Heldigvis finnes det en løsning som kan tillate deg å utnytte de fulle fordelene med Four Eyes-prinsippet til din fordel. En enkel arbeidsflytprosess i et informasjonsstyringssystem som M-Files kan ikke bare gjøre dette enklere enn noen gang, men enkelt og effektivt på nøyaktig samme tid.

Four Eyes-prinsippet og M-Files : En fyrstikk laget i himmelen

Tenk på Four Eyes-prinsippet i sammenheng med et profesjonelt servicefirma, der to forskjellige personer må gjennomgå det samme dokumentet før det kommer i hendene på en klient. Her gir denne protokollen et nivå av kvalitetskontroll på alle kundeleveranser – for ikke å nevne en rekke kontroller og balanserer for å sikre at viktige gjenstander kommer ut av døren i tide.

Hvis et firma for bare ett eksempel har ferdigstilt en oppdatert selvangivelse for en klient, må den åpenbart gjennomgås av minst to personer - regnskapsføreren som utarbeidet den og kundens kontoansvarlig.

Med en informasjonshåndteringsløsning som M-Files , trenger du ikke nødvendigvis at disse to personene er i konstant kommunikasjon med hverandre fordi systemet er designet for å håndtere hvert trinn i prosessen. Så snart den selvangivelsen er fullført, blir denne informasjonen automatisk tilordnet en arbeidsflyt som umiddelbart varsler de anmeldere. Dette skjer uavhengig av hvor informasjonen er lagret eller i hvilket datalager den kan eksistere. M-Files kobler sammen ulike depoter , og skaper én enkelt kilde til sannhet for informasjon på tvers av en virksomhet.

På det tidspunktet kan alle samarbeidspartnere medforfatte dokumentet og legge til notater for ytterligere endringer. Først når alt er formelt godkjent av alle sentrale interessenter, vil dokumentet bli autorisert som en klientleveranse. Dette bidrar til å sikre at kun den beste kvalitetsversjonen av dokumentet kommer til klienten, og forbedrer dermed deres opplevelse og unngår også unødvendige forsinkelser.

Uten å bli for mye i ugresset, kan arbeidsflyter for godkjenning med fire øyne konfigureres slik selskapet foretrekker.

Fortløpende, nedadgående godkjenning . En slik konfigurasjon er en fortløpende godkjenningsarbeidsflyt, der dokumentet flyter til den første godkjenneren og deretter videre til den andre etterpå.

Samtidig, parallell godkjenning. Et annet alternativ har gjennomgang og godkjenning gjort samtidig, og etter at begge har fullført sin gjennomgang, er dokumentprosessen fullført.

Konfigurasjonen er helt opp til brukeren. Uansett, denne typen arbeidsflytautomatisering er en fin måte å lage et revisjonsspor av rådgivende leveranser for å spore hvem som gjorde hvilke endringer, når og hvorfor. Hvis noe om dokumentet kommer på tale i fremtiden, kan du alltid se hvem som har gjort hvilke revisjoner og få innsikt i hva begrunnelsen deres var. Dette er ikke bare nyttig for å spore den generelle statusen til dokumenter når de kommer seg rundt i virksomheten din – det er også helt avgjørende for overholdelse og til og med juridiske årsaker, også.

Generelt sett er organisasjonene som har en tendens til å ha en vanskelig tid med å implementere Four Eyes-prinsippet de som egentlig ikke har kontroll over dataene sine i utgangspunktet. De har en tendens til å mangle en måte å virkelig spore fremdriften til dokumenter som er i spill, og skaper en situasjon der to forskjellige personer kan jobbe fra forskjellige versjoner av et dokument - og forårsake unødvendige feil underveis.

Riktig informasjonsstyringssystem som M-Files , på den annen side, er bygget for å forhindre at denne typen situasjoner oppstår. M-Files kan bidra til å bryte ned disse datasiloene slik at kommunikasjon og samarbeid er enklere enn noen gang før. Dette skaper igjen den viktigste fordelen av alle: en situasjon der Four Eyes-prinsippet utføres raskt og sømløst.

Skrevet i Artikler og merket , , , , , ,