Denne artikkelen er en av en firedelt serie som presenterer virkelige brukstilfeller av informasjonshåndteringsløsninger som M-Files . Sjekk ut de tre andre her:

• Dele informasjon og dokumenter med kunder
• Ruter og signer dokumenter elektronisk
• Fire-Eye gjennomgang og godkjenning

Når vi tenker på datainnbrudd, tenker vi på ondskapsfulle hackere som befinner seg i en snusket kjeller halvveis rundt om i verden, som ikke ønsker mer enn å presse penger. Mens noen cybersikkerhetshendelser faller inn under den paraplyen, skjer utrolige 40 % av bruddene fortsatt på nøyaktig samme måte: som et direkte resultat av handlingene til de ansatte.

Ja, noen ganger er det så enkelt som at noen klikker på en lenke i en mistenkelig e-post som de ikke burde ha, og dermed utsetter infrastrukturen din for løsepengevare eller annen type skadelig programvare. Men glem aldri at misfornøyde ansatte går bort med nøkkelinformasjon hele tiden.

Ansattdatatyveri er et så viktig problem at en fersk rapport indikerte at omtrent 49 % av tidligere ansatte innrømmet å logge seg på en konto etter å ha forlatt selskapet. 45 % av disse personene sier at de beholdt tilgang til konfidensielle data, selv om de visste at de ikke skulle det. Hvis du trengte to statistikker for å understreke hva et alvorlig problem med datatyveri av ansatte er, la det være disse to.

Men problemet er ikke begrenset til filer du har på en lokal harddisk et sted. Sammen med konfidensielle data beholder anslagsvis 88 % av de ansatte faktisk tilgang til fildelingstjenester de brukte på sin gamle jobb, ifølge den samme studien nevnt ovenfor. Dette inkluderer ikke bare Dropbox og Google Drive, men også SharePoint, Box og mer. Dessverre er dette også noe av et selvpåført skuddsår, for å si det sånn. Omtrent 60 % av ansatte som hadde en personlig skypålogging sier at de IKKE ble spurt om passordet sitt da de forlot bedriftene sine. Organisasjonsledere hadde et enkelt, effektivt skritt for å stoppe dette problemet, og de tok det bare ikke.

Når systemet bryter sammen: Identifisere interne brudd

Alt i alt er det noen få kjernegrunner til at de fleste interne brudd oppstår – og den riktige informasjonshåndteringsløsningen som M-Files kan bidra til å beskytte mot hver enkelt av dem.

Kanskje den mest presserende av disse problemene i moderne tid har å gjøre med BYOD eller "ta med din egen enhet"-miljøer. Flere bedrifter enn noen gang lar ansatte bruke sine egne smarttelefoner og nettbrett på jobben, noe som er flott. Men hvis du ikke har et system på plass for å tørke disse maskinene og fjerne tilgangen hvis en ansatt forlater - eller hvis den enheten tilfeldigvis skulle gå tapt eller stjålet - har du en potensielt massiv sårbarhet som bare venter på å bli utnyttet av noen som vet hva de gjør.

Dette demonstrerer problemet med dårlig informasjonssikkerhet generelt - noe som mange selskaper håndterer. Deres teknologipolicy har ganske enkelt ikke harde og faste regler på plass for hva som skjer med kontoer, informasjon og andre eiendeler hvis en ansatt slutter eller får sparken – skaper kaos når den dagen til slutt kommer.

På samme måte har mange organisasjoner en stor mangel på kontroll over personlig fildeling til å begynne med. Hvis en ansatt bruker sin personlige Dropbox-konto til å dele viktig arbeidsinformasjon, er det vanskelig å opprettholde synlighet over hva som lagres i den katalogen. Det er enda vanskeligere å komme til det punktet hvis du ikke er klar over at de gjør det, til å begynne med.

Det hele taler til et større problem med to spisser:

1. Lagring av innhold i flere depoter, enten ved valg eller som standard
2. Mangel på synlighet, noe som gjør det enkelt for en ansatt å kapre all data de ønsker ved avreise

Hvis Sam lagrer alle dokumentene sine på den bærbare datamaskinen, har han rikelig mulighet til å ta alle disse filene og overføre dem til en minnepinne. Og la oss ikke tulle oss selv, det er ikke så vanskelig å gjøre i en skyfillagringskonto heller. Mange bedrifter har egentlig ikke en måte å bli varslet om et potensielt brudd som dette i utgangspunktet. De vet ikke hvem som har tilgang til hva og hvor det er lagret, noe som gjør at et internt brudd ikke lenger er et spørsmål om hvis, men når.

Gå: M-Files

Heldigvis, en intelligent informasjonsadministrasjonsplattform som M-Files kan bidra til å løse alle disse bekymringene én etter én. For det første samler den all informasjon i et sentralt depot – uavhengig av hvor informasjonen er lagret eller hvem som har opprettet den. Dette betyr at selv om filer er lagret på flere steder - som nettverksdelinger, CRM , ERP, Dropbox og mer – i det minste vet du hva du har å gjøre med og hvor alt er. Dette nivået av synlighet lar deg ta bedre og mer informerte beslutninger.

På samme måte kan du vurdere eksempelet der en medarbeider som har fått sparken prøver å masselaste ned et stort antall dokumenter før de ikke får lov til å komme tilbake i bygningen lenger. Med M-Files , hvis en ansatt prøver å få tilgang til og/eller laste ned et visst antall dokumenter i løpet av en kort tidsperiode, blir alt det aktuelle personalet varslet umiddelbart. Dette setter IT-teamet ditt i en posisjon til å finne ut hva som skjer umiddelbart, alt for å la dem stoppe det før ting går ut av kontroll.

Også, M-Files inkluderer en rekke unike funksjoner som dynamiske tillatelser som reduserer hvilken sensitiv informasjon som er tilgjengelig for ansatte. Husk det M-Files styrer alt basert ikke på hvor det er, men på HVA som er i den aktuelle filen. Dette betyr at du automatisk kan begrense tilgangen til visse typer filer eller til og med hele kataloger til de som trenger det for å gjøre jobben sin.

Så hvis en ansatt plutselig skulle forlate bedriften din, kan du bruke M-Files for å fjerne tillatelsene deres umiddelbart. Imidlertid vil deres tilgang til sensitiv informasjon som standard være begrenset i utgangspunktet.

Til slutt, en informasjonsadministrasjonsplattform som M-Files representerer en uvurderlig mulighet for alle typer firmaer til å låse tilgang til all informasjon. Alt dette bringer med seg den viktigste fordelen av alt: tryggheten i at den konfidensielle informasjonen din kommer til å forbli slik, uansett hva som skjer ... minimerer risikoen for brudd og beskytter omdømmet ditt.