Denne artikkelen er en av en firedelt serie som presenterer virkelige brukstilfeller av informasjonshåndteringsløsninger som M-Files . Sjekk ut de tre andre her:

• Dele informasjon og dokumenter med kunder
• Identifisering av interne brudd
• Fire-Eye gjennomgang og godkjenning

Du kan bli overrasket over å høre at en av de mest meningsfulle, langsiktige, positive endringene du kan gjøre i virksomheten din, knytter seg direkte til noe som mange av oss sannsynligvis tar for gitt: elektroniske signaturer.

I følge en fersk studie har bruk av eSignaturer gjort det mulig for 92 % av finansinstitusjonene å kutte skannefeil i arbeidsflytene deres. Ytterligere 66 % av dem klarte å redusere manglende filer betydelig, og dermed forbedre datakvaliteten.

En annen fersk studie indikerte at bedrifter i alle bransjer sparer mellom 55 % og 78 % i gjennomsnitt når de går over til elektroniske signaturer fra papir – tatt i betraktning ting som materialer, administrasjon og abonnementskostnader.

Men kanskje den viktigste statistikken av alt er følgende: å skaffe et signert dokument på gammeldags måte - altså via en papirkopi - har en tendens til å ta omtrent fem dager i gjennomsnitt . På tide å få en elektronisk signatur ?

Ca 37 minutter. 

Å skaffe signaturer er en viktig del av å drive forretning – uavhengig av bransjen du opererer i. Men fortsatt har mange mennesker problemer med denne tilsynelatende enkle prosessen, og de betaler enorme kostnader på grunn av det.

Med riktig informasjonsstyringssystem som M-Files , men du vil være i stand til å gjøre det hele enkelt, enkelt og effektivt. Du vil kunne bruke teknologi for å støtte og styrke arbeidsflytene dine, slik at du kan fokusere mindre på den administrative siden av ligningen og mer på å bygge en suksessfull virksomhet, akkurat slik den burde være.

De M-Files Tilnærming til å distribuere og signere dokumenter elektronisk

Totalt sett, M-Files er et verktøy utviklet for å eliminere problemene, kostnadene og til og med sikkerhetsrisikoen som ligger i papirbaserte og manuelle dokumentgodkjenningsprosesser.

Hver virksomhet, uansett størrelse, har dokumenter som krever signaturer for å bli utført. Dette kan inkludere, men er absolutt ikke begrenset til, ting som kontrakter, innkjøpsordrer, avtaler og mer. For altfor mange bedrifter der ute er dette fortsatt en manuell prosess som foregår enten via e-post – eller enda verre, på utskrevne stykker papir som går fra person til person i en prosess som er ineffektiv og utmattende.

Hver eneste gang et dokument skifter eier er en mulighet for at det går tapt. Det er en mulighet for å gjøre en feil som vil starte prosessen på nytt. Det er en sjanse for forskjellige versjoner til å ta seg ut i verden samtidig, og dermed forvirre prosessen betydelig.

Uansett om en gjenstand er tapt, skadet eller kommer i konflikt med en annen versjon, er det to ting som forblir sant: enormt mye tid er bortkastet, og operasjonell risiko øker langt utover det du burde måtte forholde deg til.

Riktig informasjonsadministrasjonsplattform som M-Files , kan imidlertid bruke en enkel arbeidsflyt på disse dokumentene og forbedre ting dramatisk etter distribusjon. Bruker M-Files , kan du administrere hele gjennomgangs-, godkjennings- og eSignatur-prosessen fra begynnelse til slutt – alt på én enkelt autoritativ versjon.

Alt i alt går prosessen litt slik:

1. Skape. Brukerne dine oppretter et dokument – enten det er en kontrakt, en kjøpsordre, en fraktavtale eller noe helt annet.
2. Varsle, gjennomgå, godkjenne. Deretter tildeler de en arbeidsflyt til den – varsler parter og gjør den tilgjengelig for potensielle anmeldere og godkjennere. Disse kan være andre ansatte, organisasjonsledere eller til og med eksterne kilder som klienter avhengig av situasjonen.
3. Skilt. Derfra, M-Files integreres med alle store eSignature-programvareleverandører for å kjøre på eSignaturer.
4. Lager. Når alle parter har signert, er den enkle, nøyaktige versjonen av dokumentet tilgjengelig innenfra M-Files og arbeidet kan fortsette med uforminsket styrke.

Alt dette, og du kan eliminere alle de frustrerende manuelle prosessene og papirdokumentene underveis.

I følge den samme studien som er nevnt ovenfor , koster det bokstavelig talt 55 % mindre å forberede et dokument og få folk til å signere det elektronisk i motsetning til å gjøre det via papir. Det høres kanskje bra ut, men glem aldri at det er en rekke feil du kan gjøre som absolutt vil tære på avkastningen på investeringen.

Dette er alt en stor del av grunnen til at en intelligent informasjonsadministrasjonsplattform liker M-Files er så kraftig i utgangspunktet. Ikke bare kan M-Files hjelper deg med å bygge bedre arbeidsflyter rundt ruting og signering av dokumenter, men det gjør også disse effektivitetene tilgjengelige på en måte som flyter fritt på tvers av virksomheten din også. Folk som trenger tilgang til det signerte dokumentet for å gjøre jobben sin, vil få det i løpet av noen få øyeblikk.

Alt dette er i tjeneste for det viktigste målet av alt: å la brukerne dine fokusere mindre og tidkrevende administrative oppgaver, slik at de kan fokusere mer av oppmerksomheten på virksomheten din, slik den burde være.