Tradisjonelle digitale arkivsystemer administrerer informasjon ved å imitere "old school" arkivmapper og skaptilnærmingen som fortsatt brukes i mange papirsentrerte kontorer i dag. Denne tilnærmingen krever at ansatte husker eller gjetter hvor varer er lagret. Å prøve å finne riktig informasjon blir en tidkrevende og produktivitetskrevende aktivitet for de fleste ansatte og bedrifter.

Bransjeanalytikere har undersøkt ineffektiviteten til mappebasert lagring. Gartner hevder at fagfolk bruker i gjennomsnitt 18 minutter på å finne et dokument. IDC la sammen tiden som ble kastet bort på disse søkene, og estimerte kostnaden til $19 732 per informasjonsarbeider per år.

Mappeløse lagringstilnærminger dukket opprinnelig opp som svar på etterspørselen etter mer effektive alternativer for å administrere informasjonsressurser. I dag gir dokumenthåndteringsløsninger basert på en metadatadrevet tilnærming en myriade av fordeler sammenlignet med tungvinte mappebaserte systemer og ordninger. Med metadata kan ethvert dokument eller informasjonsobjekt intuitivt klassifiseres og administreres basert på "hva" det er kontra "hvor" det er lagret.

Kraften til metadata

Hva er metadata?

Metadata, ofte definert som data som beskriver data, har eksistert i tusenvis av år. I antikkens Hellas festet bibliotekarer tagger på enden av rullene, noe som gjorde det mulig å finne den rette rullen uten å rulle ut og lese rull etter rull. I dag gjør metadata det mulig å organisere og se digitalt innhold basert på hva det er i stedet for hvor det har vært lagret.

Hvordan fungerer metadata?

I hjertet av en moderne dokumenthåndteringsløsning er en kode (eller flere tagger), også kjent som et attributt, festet til et dokument eller informasjonsobjekt ved opprettelsen. Oppføringer kan deretter bruke disse metadataene til å raskt og dynamisk hente all relevant informasjon. Dokumenter, eller et hvilket som helst informasjonselement, kan "finnes" i mange forskjellige visninger eller søk uten duplisering av data. En visning er ganske enkelt et dynamisk produkt av metadata i stedet for en statisk plassering eller beholder som selv klassifiserer dataene. Resultatet er raskere tilgang til det nøyaktige innholdet brukerne leter etter.

Fordeler med metadatadrevet dokumenthåndtering

Raskere informasjonsinnhenting

Denne fremtidsrettede tilnærmingen for mer effektivt å organisere og finne informasjon blir omfavnet av mange bransjeanalytikere og forståsegpåere. Ifølge Gartner , "metadata låser opp verdien av data." I selskapets Hype Cycle for Content Management, 2014, uttaler analytikerfirmaet at "Repository-arkitekturer vil flytte til en metadatasentrisk, virtuell visningsbasert tilnærming ... Hver bruker vil ha preferansemetadata knyttet til innholdet, noe som tillater kontekstualiserte visninger." De forklarer også at innholdshåndteringsløsninger basert på metadata «vil muliggjøre mer fleksibilitet og kontekstuelt relevant informasjon. Søke-, metadata- og regelmotorer vil trekke innhold fra mange steder og applikasjoner."

Forbedret samarbeid og fleksibilitet

Effektiv metadataadministrasjon endrer dramatisk hvordan bedrifter kan bruke informasjon. Ved å utnytte kraften i metadata kan organisasjoner øke effektiviteten. Metadata og de resulterende dynamiske, intuitive visningene unngår tidkrevende søk gjennom mapper og forbedrer også:

• Samarbeid – Bedriftsomfattende synspunkter kan introduseres og deles på tvers av funksjoner og avdelinger.
• Fleksibilitet – Visninger kan tilpasses for individuelle eller teambehov.

Forbedret sikkerhet og samsvar

I tillegg til å spare tid og øke effektiviteten, forbedrer metadata-sentriske dokumentadministrasjonsløsninger sikkerheten. Metadata gjør at tilgangsregler kan baseres på dokumentklassen, jobbrollen, plassering eller nesten hvilken som helst annen attributt definert av selskapet, i motsetning til mappebaserte miljøer hvor hver fils tilgangstillatelser arves fra mappen den ligger i.

Forenklet eDiscovery & Retention

Retningslinjer for eDiscovery og oppbevaring – Innhold kan settes på vent og oppbevaringspolicyer kan settes basert på dokumentegenskaper, i stedet for å måtte låse ned store mappehierarkier. Dette resulterer i bedre samsvar og mer optimaliserte datalagre.

The Future of File Management: Embrace Metadata

Fordelene med metadata strekker seg gjennom hele levetiden til hvert informasjonselement. Metadatabaserte regler kan introduseres for å strømlinjeforme replikering mellom primær- og katastrofegjenopprettingssteder, samt automatisk administrasjon av langsiktig arkivering av anleggsmidler.

Metadata representerer en spennende mulighet til å spare tid og introdusere en mer intelligent tilnærming for filbehandling. Som hjørnesteinen i et dramatisk mer effektivt grunnlag for et moderne digitalt arkiveringssystem, hjelper metadata organisasjoner med å avslutte innholdskaos og introdusere praksiser som øker produktiviteten, sikkerheten og virksomhetens smidighet.

Klar til å droppe mappene og ta kontroll over dokumentene dine? Planlegg en gratis demo eller start din gratis prøveperiode i dag!