Siden fremveksten av generativ AI, har bedrifter vært ivrige etter å utnytte kraften i denne nye teknologien. Når den brukes vellykket, kan AI være et kraftig verktøy for å transformere hvordan organisasjoner administrerer, analyserer og utnytter informasjonsmidlene sine. En vellykket implementering krever imidlertid en helhetlig tilnærming som går utover enkel teknologiadopsjon.

Rollen til Microsoft 365 i produktivitet

Et område som viser behovet for en balansert strategi er produktivitetsapplikasjonene til Microsoft 365. Disse appene – inkludert Word, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint og mer – brukes på alle nivåer i de fleste organisasjoner rundt om i verden. Selv om de er enkle på et ansatt- og teamomfattende nivå, er de bare en samling verktøy. Bedrifter krever fortsatt en strategi for å overvåke deres effektive bruk. Uten en klar informasjonsstyringsplan kan et selskap av en viss størrelse samle hundrevis eller til og med tusenvis av datasiloer på tvers av forskjellige biblioteker, nettsteder og kanaler, noe som gjør verdifull kunnskap vanskeligere å finne og utnytte.

AI som en løsning på informasjonskaos

AI kan bidra til å løse problemet med informasjonskaos. Store språkmodeller kan høste innsikt fra enorme mengder data og spare en enorm mengde tid som arbeidere ellers ville brukt på å søke etter informasjon. Imidlertid påvirkes nøyaktigheten av denne prosessen av kvaliteten på dataene. Hvis ingenting av innholdet er klassifisert og styrt, vil AI ikke kunne se forskjellen mellom et dårlig skrevet utkast og et nøye utformet stykke kunnskap fra en fagekspert.

For at en generativ AI-app skal lykkes med å adressere informasjonskaos, krever det godt kuratert kildeinnhold for å bygge en robust indeks og en brukerforespørsel støttet av ekstra kontekstuell informasjon. Optimalt sett tilbyr forespørselen en eksplisitt kontekst, for eksempel å begrense svaret til en bestemt type prosjektplandokumenter.

Trinn for vellykket AI-implementering

Implementering av generativ AI for informasjonshåndtering krever mer enn bare teknologiske løsninger. Her er de viktigste trinnene bedrifter bør følge:

Utvikle en klar strategi

• Juster AI-integrasjon med overordnede bedriftsmål.
• Involver nøkkelinteressenter fra ulike avdelinger for å sikre at strategien dekker ulike behov og fremmer en følelse av eierskap.

Etablere datastyringsprosesser

• Implementer automatiserte prosesser for datalagring, organisering, klassifisering og tilgangskontroll for å sikre konsistens og samsvar.
• Vurder relevansen av data for AI-behandling, med tanke på juridiske og etiske aspekter.

Vurdere IT-infrastruktur

• Sikre at systemer og integrasjoner kan støtte innholdsstrategien og styringskravene.
• Evaluer generative AI-løsninger basert på leverandørens troverdighet, prismodeller og overordnet kostnad-nytte-analyse.

Utvid automatisering i innholdsprosesser

• Identifiser muligheter for avansert automatisering for å forbedre beslutningstaking og gi sanntidsinnsikt.
• Forestill eksisterende prosesser for å transformere hvordan arbeid gjøres og hvordan verdi skapes.

Evaluer innholdsevner for sluttbrukere

• Ta tak i de ulike behovene til ulike brukergrupper og sørg for at AI forbedrer arbeidsprosessene deres.
• Invester i treningsprogrammer, skap forkjempere innen forskjellige avdelinger, og utvikler en kommunikasjonsstrategi for å bygge entusiasme og adressere bekymringer rundt AI-adopsjon.

Konklusjon

Ved å følge dette rammeverket og ta tak i de grunnleggende elementene i informasjonsadministrasjon, kan bedrifter posisjonere seg for å høste de fulle fordelene av AI. Reisen til effektiv AI-implementering kan være utfordrende, men de potensielle belønningene – økt produktivitet, forbedret beslutningstaking og ulåst innovasjon – gjør det til en verdig bestrebelse for fremtidsrettede ledere i alle bransjer.

Etter hvert som vi beveger oss videre inn i æraen med AI-utvidet informasjonsadministrasjon, vil selskapene som navigerer i denne transformasjonen være godt posisjonert for å trives i et stadig mer datadrevet forretningslandskap.

Les Technology Record-artikkelen for hele historien.