Med utviklingen av eksternt arbeid og de økende kravene til fremtidsrettede selskaper for å digitalisere dokumenter og automatisere arbeidsflyter, burde det ikke sjokkere noen at flere organisasjoner outsourcer digital transformasjon til Software as a Service (SaaS)-leverandører for å holde seg smidig i en disruptiv verden. Og det er akkurat det som skjer, ifølge en fersk undersøkelse bestilt av Konica Minolta.

Gjennomført av Keypoint Intelligence og Konica Minolta fant Digital Transformation Survey at mer enn halvparten av organisasjonene har outsourcet minst en del av arbeidsflytene sine til SaaS-leverandører. For mikrobedrifter kan drivkraften til å skape transformasjon være spesielt smertefull gitt begrensede ressurser, noe som gjør outsourcing til et behov – ikke et ønske. Rapporten la til:

COVID-19-pandemien akselererte en rekke trender rundt digital transformasjon, og la et enormt press på bedrifter for å tilpasse infrastrukturer for fjernarbeid og digitalisere arbeidsflytene deres. Denne transformasjonen over natten har forårsaket sin andel av smertepunkter, spesielt blant mikrobedrifter og små og mellomstore bedrifter som ikke var vant til en ekstern infrastruktur og som allerede har ressurser og budsjett.

The Rise of SaaS: Outsourcing for Agility & Efficiency

Ikke overraskende fant undersøkelsen at respondentene – 34 prosent – var mest bekymret for datasikkerhet. "Det brå skiftet mot fjernarbeid og den økte avhengigheten av digitale rammer, kombinert med infrastruktur- og utdanningshull fra ansatte og bedrifter når det gjelder håndtering av nevnte arbeidsflyter, skapte en atmosfære der kriminelle kunne trives," sa undersøkelsesforfatterne. Faktisk, fire år etter innføringen av den generelle databeskyttelsesforordningen (GDPR) i 2018, uttalte mer enn en fjerdedel av store selskaper og små til mellomstore bedrifter (SMB) at etterlevelse av regelen fortsatt er en stor utfordring.

Sikkerhetsproblemer adressert: SaaS og databeskyttelse

I tillegg til å outsource arbeidsflyter, outsourcer flere selskaper datalagring. I kjølvannet av COVID-19-pandemien hadde 72 prosent tilpasset en form for skyløsning. Spesielt sa respondentene at skytransformasjon representerte en av de viktigste aspektene ved deres infrastrukturbehov på følgende områder:

• Samarbeidsledelse – 78 prosent
• Prosessledelse – 76 prosent
• Print management – 69 prosent
• Innholdsstyring – 65 prosent

Undersøkelsen fant også at mange selskaper henger etter med å opprettholde robuste dokumentadministrasjonsplattformer - 66 prosent av respondentene var enige i påstanden: "dokumentlagring er fortsatt ikke godt organisert."

"Mange organisasjoner bruker for mange forskjellige plattformer i arbeidsflytene sine, og skaper en mengde muligheter for siloer og produktivitetshindringer," bemerker studien.

For disse organisasjonene kan flere versjoner av dokumenter ofte lagres på tvers av flere innholdsplattformer og bransjeapplikasjoner, noe som fører til at teammedlemmer kaster bort tid på å søke etter dokumenter, mangler tidsfrister på grunn av slurvete overleveringer eller risikerer manglende overholdelse av klientens sikkerhetskrav. Dokumentadministrasjonsplattformer som sømløst kan integreres med SharePoint, Salesforce, Google Workspace , og andre innholdsapplikasjoner kan løse disse problemene og bidra til å øke produktiviteten og redusere risikoen.

M-Files : Din partner innen digital transformasjon

Det mest grunnleggende funnet i undersøkelsen er enkelt: Bedrifter i alle størrelser drar nytte av når de outsourcer IT-tjenester. "Vi tror at den økende kompleksiteten til dagens nettbaserte arbeidsplassøkosystem ikke forsvinner med det første, noe som fører til at Keypoint Intelligence konkluderer med at outsourcing av administrerte IT-tjenester bare vil bli mer avgjørende i nær fremtid," sa Colin McMahon, Associate Director hos Keypoint Intelligence. Han la til:

«Vi ser muligheter i denne nye, digitaliserte verdenen for bedrifter av alle størrelser, men spesielt for mikrobedrifter og små og mellomstore bedrifter (SMB) til å overvinne sine personell- og budsjettmangler ved å omfavne synspunktet om at ikke alle prosesser må håndteres internt. Med den riktige kombinasjonen av digital prosessadopsjon og gjennom undersøkte og nøye partnerskap, kan bedrifter forbedre sin digitale transformasjon og posisjonere seg til å være mer konkurransedyktige i fremtiden."

Olaf Lorenz, leder for internasjonal markedsføringsavdeling, Konica Minolta Business Solutions Europe, er enig. "For selskaper av alle størrelser er det fortsatt mange hindringer å overvinne på reisen til digital transformasjon," bemerket han.

Det er klart at selskaper som samarbeider med SaaS-leverandører med en bevist dedikasjon til kunder, en bransjeanerkjent merittliste og informasjonsadministrasjonsekspertise vil være posisjonert for å oppleve eksponentiell vekst i avkastning .

"Vår studie viser at mange organisasjoner har funnet ut at outsourcing er et effektivt verktøy for å takle mangler ved digital transformasjon i sin egen organisasjon," sa Lorenz. "En ekstern leverandør kan støtte et selskap raskt og effektivt med ekstra IT-ekspertise og passende IT-løsninger."

Klar til å låse opp kraften til SaaS for din digitale transformasjon? Planlegg en gratis demo eller start din gratis prøveperiode i dag!