Føler du deg overveldet av konstant forandring? Oppdag hvordan moderne dokumenthåndtering effektiviserer endringsinitiativer og øker medarbeideradopsjonen. Last ned en e-bok om smidig endring!

Den nye virkeligheten: Omfavne konstant endring

Målet forblir det samme, men endringsledelsesspillet har utviklet seg. Det handler mindre om å planlegge for fremtidige endringer og om å bli mer smidig for å effektivt håndtere konstante endringer.

Bedrifter må innovere raskt og kontinuerlig implementere forbedringer. De må finne fremgang som lar dem jobbe smartere, bevege seg raskere og til slutt dra nytte av enhver mulighet før konkurransen slår dem. For dette formål bestemmer datadeling og samarbeid i økende grad hvor raskt en organisasjon kan bevege seg.

Tradisjonelle utfordringer Change Management

Endring har blitt en konstant kraft, men endring har alltid vært dypt vanskelig. Menneskets natur motstår sterkt endringer, og det samme gjelder for virksomheten. For organisasjoner kan flere endringer tilsvare mer risiko og mer potensial for forretningsforstyrrelser hvis det ikke administreres effektivt.

Menneskelig motstand mot endringer og forstyrrelser

Start på toppen. Ta deg tid til å undersøke gjeldende endringsledelsesprogrammer og evaluere dem med tanke på deres evne til å fremme smidige, smarte utviklinger på arbeidsplassen. Et tverrfunksjonelt team kan få i oppgave med evalueringen. Spørsmålene som skal stilles og besvares bør starte på toppen og deretter spenne over alle teamene som implementerer endringsledelse. Følgende spørsmål bør tas opp som en del av enhver effektiv evaluering av program for endringsledelse:

• Er det en forpliktelse på høyt nivå (dvs. ledernivå) for endringsledelse?
• Er endringsledelse i tråd med organisasjonens toppprioriterte mål?
• Har ansatte og IT de riktige verktøyene for å håndtere endringer?
• Hvordan spores og evalueres fremgang?
• Er endringshåndteringsprosesser avhengig av manuell tilsyn?
• Hvilke systemer, verktøy og teknologier muliggjør endringshåndteringsarbeidsflytene?
• Hva er flaskehalsene i arbeidsflytene, og oppmuntrer disse flaskehalsene til usanksjonerte prosessavvik som utsetter bedriften for risiko?

Bygge en smidig Change Management Strategi

Under gjennomgangen av gjeldende endringsledelsespraksis, vær spesielt oppmerksom på eventuelle røde flagg. Disse kan inkludere produktivitetsproblemer – enhver prosess som tar mye tid for ansatte, ledere eller begge deler. Feil som påvirker kvaliteten på produkter eller tjenester bør også fremheves og vurderes kvantitativt.

Innenfor mange bransjer vil forpliktelser være en toppprioritert vurdering ved evaluering av endringsledelse. Hvilke aspekter ved endringsledelse kan potensielt sette organisasjonen i fare for manglende overholdelse av regelverk eller sette selskapet i betydelig økonomisk, operasjonell eller juridisk risiko?

Kraften til et moderne DMS

Utstyrt med en solid forståelse av gjeldende styrker og svakheter ved endringsledelse, er det på tide å vurdere nye strategier og verktøy. Mange organisasjoner i dag, for eksempel, gjør store endringer i deres dokumenthåndteringsprogramvare (DMS)-systemer som en måte å øke smidigheten.

Forbedret dokumentkontroll og synlighet

Den siste generasjonen av DMS-løsninger kan direkte forbedre endringsledelsen på en rekke måter. Ved å introdusere mer avansert dokumentkontroll, endrer en organisasjon måten digitale informasjonsressurser blir sett, administrert og rapportert på.

Forbedret synlighet og styring av dokumenter er spesielt gunstig for endringsledelse. Alle kan arbeide fra én enkelt kilde til sannhet, med oppdaterte fakta og detaljer. En moderne DMS-løsning utstyrer også ansatte med raskere tilgang til all informasjon. Siden ytelse påvirker deres daglige oppgaver positivt, blir ansatte tilhengere av den nye plattformen og de tilhørende endringene, som driver brukeradopsjon. Agility utvikles fra grunnen av.

Automatiserte arbeidsflyter og strømlinjeformede godkjenninger

Et effektivt grunnlag for dokumenthåndtering kan også hjelpe avdelinger og endringsledelse med å bedre integrere tidligere siled informasjon. Tilgang til bredere informasjonskilder gir bedre beslutningstaking og gjør det mulig å få mer verdi ut av alle digitale informasjonsressurser.

Forbedret samarbeid og informasjonsdeling

For IT muliggjør tilpasningen av dokumenthåndtering med endringsadministrasjon mer effektiv styring og kontroll av infrastruktur og programvareressurser. Økt synlighet, intelligente kontrollfunksjoner, forbedret sporing og logging og mange andre DMS-fremskritt gjør at IT kan finjustere informasjonsinfrastrukturen og forbedre tilsynet for å passe endringshåndtering.

M-Files : Din allierte i smidighet Change Management

Å utvikle mer informasjonsentriske grunnlag for endringsledelse øker iboende produktiviteten. Individuelle bidragsytere kaster bort mindre tid på å lete etter riktig informasjon, og team kan samarbeide bedre når de arbeider fra konsistent, nøyaktig informasjon.

Fremover kan bedrifter også bygge på et solid DMS-grunnlag for å introdusere mer automatisert endringshåndtering. Tidligere e-postsentriske gjennomgangs- og godkjenningssykluser kan erstattes med automatiserte arbeidsflyter som sender dokumenter og relatert innhold til de rette personene til rett tid. Sikkerhetskontroller og tilgangstillatelser kan også enkelt kontrolleres og automatiseres med et dokumenthåndteringssystem. Tillatelser kan for eksempel settes slik at bare korrekturlesere kan gjøre endringer når et dokument når en bestemt tilstand.

Så spillet er i endring, men med den nødvendige forpliktelsen til endringsledelse, kan smidige virksomheter raskt svinge for å møte stadig skiftende markedsforhold.

Klar til å transformere endringsledelsen og trives i et dynamisk forretningsmiljø? Planlegg en gratis demo eller start din gratis prøveperiode i dag!