Når du ser for deg "automatisering", hva tenker du på? For mange mennesker er det bilder av store samlebånd for biler. Disse produksjonsanleggene distribuerer robotarmer og andre moderne vidundere, og er monumenter over kraften til automatisering.

Imidlertid skjer den virkelige automatiseringsrevolusjonen i dag utenfor produksjonsgulvet. På kontorer over hele verden transformerer automatiseringsprogramvare kunnskapsarbeid – spesielt løsninger som inkluderer kunstig intelligens (AI).

Tilstanden til AI og automatisering

AI chatbots, som ChatGPT, vekker oppmerksomhet, spesielt på tvers av sosiale medier. Chatbots bruker store språkmodeller (LLM), naturlig språkbehandling (NLP) og maskinlæring (ML) for å generere nyttige svar på spørsmål som er skrevet i vanlig språk.

Innen profesjonelle tjenester, for eksempel juridisk arbeid, må organisasjoner nærme seg AI-automatisering med forsiktighet. I en svært publisert tabbe ble en New York-advokat straffet for å ha sendt inn en AI-chatbot-generert bevegelse som siterte ikke-eksisterende rettspraksis.

Teknologier som dokumentautomatisering – forbedret av kunstig intelligens – vil være til fordel for profesjonelle tjenester og kunnskapsarbeidere generelt.

Definere dokumentautomatisering

Dokumentautomatisering er strategisk bruk av programvare for å hjelpe til med å lage og administrere elektroniske dokumenter.

Prosessen begynner med å identifisere vanlige elementer og funksjoner i en organisasjons dokumenter. Deretter bruker organisasjoner dokumentautomatiseringssystemer for å lage maler og moduler som brukere kan få tilgang til for å generere individuelle dokumenter.

Fordelene med dokumentautomatisering

Den viktigste fordelen med dokumentautomatisering er tidsbesparelse for kunnskapsarbeidere.

På det juridiske feltet og på tvers av andre felt skaper, redigerer, redigerer, gjennomgår, signerer og godkjenner kunnskapsarbeidere dokumenter som en vanlig del av pliktene sine. Ved å raskt kunne bygge nye dokumenter fra eksisterende maler kan de bruke mer tid på å engasjere seg i kompliserte problemløsnings- og beslutningsprosesser på høyt nivå.

Implementering av dokumentautomatiseringssystemer for automatisering av kunnskap driver også konsistens og sikrer at interne og eksterne dokumenter inneholder oppdatert informasjon.

Dokumentautomatisering: Slik fungerer det

For kunnskapsbrukere er det enkelt å få tilgang til et dokumentautomatiseringssystem:

• Fra dokumentautomatiseringssystemets grensesnitt velger brukere en relevant mal for dokumenttypen de ønsker å lage. Dokumentmaler kan være alt fra RFP-er til leasingdokumenter.
• Etter at brukeren har svart på en serie spørsmål i intervjustil, oppretter dokumentautomatiseringssystemet et redigerbart første utkast av dokumentet. Noen betingede felt kan allerede være fylt ut; andre kan kreve brukerfullføring. Strukturen og, i mange tilfeller, hoveddelen av ordlyden vil bli skapt for dem.
• Derfra kan brukere redigere og gjennomgå det opprettede dokumentet etter behov. De kan også dele informasjon og eksportere til vanlige digitale filformater som f.eks Microsoft Ord eller Microsoft Excel.

Dokumentautomatisering i juss

Dokumentautomatisering i loven er spesielt viktig gitt den essensielle rollen dokumenter spiller i rettssaker.

Digitalisering av juridiske dokumenter har falt på etterskudd – selv i dag er massive stabler med papirdokumenter et vanlig syn hos de fleste advokatfirmaer. Bedrifter som omfavner digital transformasjon høster betydelige tidsbesparelser fra digital dokumenthåndtering.

Dokumentautomatiseringssystemer er det logiske neste trinnet i automatisering av kunnskapsarbeid. Kunnskapsstyringssystemer hjelper advokater og andre juridiske ansatte med å utarbeide avtaler, skjemaer, brev og andre juridiske dokumenter raskere enn tekstbehandlere eller PDF-verktøy alene.

Dokumentautomatisering vs. Dokumentkontroll

Dokumentkontroll er et bredt begrep som refererer til prosessene der organisasjoner administrerer opprettelse, gjennomgang, modifisering og deling av dokumenter.

Dokumentautomatisering plasser inn under dokumentopprettings- og dokumenthåndteringskomponentene til dokumentkontroll. Men det er mye mer ved dokumentkontrollsystemer enn bare dokumentautomatisering. Noen viktige funksjoner for dokumentkontroll inkluderer:

• Dokumentidentifikasjon
• Oppbevaring av dokumenter
• Versjonskontroll
• Dokumentgjennomgang og godkjenning
• Distribusjon
• Dokumentarkivering
• Dokumenthenting og tilgangskontroll
• Oppbevaring og sletting av dokumenter
• Opplæring og bevisstgjøring

Både dokumentautomatisering og dokumentkontroll er viktige aspekter ved kunnskapsarbeidsledelse og kunnskapsdeling i en organisasjon.

Hvordan velge et dokumentautomatiseringssystem

Brukervennlighet er en av de viktigste faktorene når man vurderer produkter og tjenester for dokumentautomatisering. Et visuelt, kodefritt automatiseringsgrensesnitt utstyrer kunnskapsarbeidere til å sette opp dokumentdata med letthet og gjør automatisering av dokumenter enkelt for ikke-tekniske brukere.

Bruken av kunstig intelligens er raskt i ferd med å bli en differensiator blant leverandører. Mange viktige dokumentautomatiseringsfunksjoner kan dra nytte av AI, inkludert:

• Dokumenter automatisk klassifisering
• Dokumenter automatisk evaluering
• Dokument autoencoder funksjonalitet
• Automatisk merking av dokumenter

For å maksimere kunnskapsstyringsverktøyene bør organisasjoner stille spørsmål til leverandører om hvordan de bruker AI eller maskinlæringsmodeller for kunnskapshåndteringsløsninger.

FAQ

Hva er dokumentautomatisering?

Organisasjoner bruker dokumentautomatiseringsprogramvare for å spare tid på å generere nye, kompatible dokumenter på alle kompleksitetsnivåer.

Med dokumentautomatiseringsprogramvare kan organisasjoner lage et bibliotek med klausuler eller moduler for bruk i maler. Dette lar organisasjoner enkelt opprette, lagre og organisere beste praksis og integrere lekeboken deres med en samling gjenbrukbare klausuler.

Dokumentautomatiseringsprogramvare kan gjøre det mulig for ikke-tekniske brukere, som for eksempel menneskelige ressurser, å automatisere dokumenter uten hjelp fra IT-støtteteam. Moderne dokumentautomatiseringsprogramvare tilbyr et brukervennlig visuelt grensesnitt. Leverandører kan også tilby andre selvbetjeningsverktøy. De kan for eksempel tilby widgets som hjelper til med å frigi automatisert innhold hvor som helst, eller som hjelper til med å generere nye dokumenter direkte fra tredjeparts input.

Hva kan kunnskapsarbeidere få ut av automatisering?

Effektivt kunnskapsarbeid krever vedvarende tenkning på høyt nivå. Ethvert arbeid som avbryter strømmen av kunnskapsarbeidere er et savn på produktivitet og sløsing med organisatoriske ressurser. Dokumentautomatisering og andre programvareløsninger for kunnskapshåndtering sparer kunnskapsarbeidere for bortkastet tid på hverdagslige oppgaver, slik at de kan komme tilbake til å løse problemer og skape verdier.