Husker du at når du jobbet med en hasteforespørsel, måtte du reise tilbake til kontoret for å hente papirdokumenter, søke etter et vedlegg i e-postene dine eller finne en gammel fil i datamaskinens filbehandler? Gjør du fortsatt dette? Det kan være kjennetegnet på en mangelfull informasjonsstyringsstrategi. I følge en studie sponset av Ricoh , kan disse klønete og ineffektive måtene å søke etter informasjon på beskrive arbeidsflyten din hvis du jobber for en av de 83 % av selskapene som fortsatt feiladministrerer informasjon.

Studien fant også at den 17 % minoriteten av virksomheter som gjør en god jobb med å utvikle en informasjonsstrategi nyter høyere fortjeneste med forbedrede arbeidsflyter som resulterer i bedre og raskere beslutninger og handlinger. Hvis du fortsatt ser på informasjonshåndtering som en lavprioritet aktivitet, er det på tide å vurdere å behandle dataene dine som den verdifulle ressursen den burde være.

Effektive strategier for informasjonsadministrasjon gir et konkurransefortrinn

Suksessen til organisasjonen din avhenger sannsynligvis av informasjonen du trenger for å lagre, beskytte og selvfølgelig få tilgang til når du trenger den. I denne informasjonsalderen gjør måten dataflyter mellom ansatte, kunder og applikasjoner på, nesten hver virksomhet til en digital virksomhet. Naturligvis kan noen typer virksomheter finne informasjonshåndtering enda mer kritisk enn andre. For eksempel kan en sterkt regulert bransje som finans eller helsevesen måtte administrere og beskytte visse dokumenter for å forbli i samsvar og unngå bøter. Likevel må alle selskaper foreta en investering i informasjonshåndtering for å nå sine overordnede forretningsmål, som vil inkludere å glede kunder, drive effektivt og øke sin egen verdi.

Effektiv informasjonsadministrasjon betyr ikke lenger bare å ha IT-maskinvare- og programvareressurser for å behandle og beskytte data og dokumenter. I dag har mange store selskaper opprettet den nye stillingen som Chief Data Officer, eller CDO, for å overvåke informasjonsstrategi og ledelse. I motsetning til CTO, eller chief technology officer, fokuserer en CDO på å maksimere verdien av bedriftsdata og ikke bare programvare og maskinvare.

I følge CMSWire taper selskaper nesten 10 millioner dollar årlig, rett og slett på grunn av dårlige resultater i ett enkelt aspekt av databehandling, dataanalyse. En del av CDOs oppdrag inkluderer å redusere disse tapene. Like viktig jobber denne informasjonslederen for å redusere kostnader og forbedre verdien av informasjon gjennom å hjelpe til med å ta bedre beslutninger om datalagring, sikring, innsamling, analyse, deling og kvalitetskontroll.

Hvorfor trenger bedriften din en strategi for informasjonshåndtering?

I denne epoken med big data genererer vi 250 terabyte med digital informasjon hver dag. CMSWire rapporterte også at 80 % av selskapene innser fordeler når de begynner å administrere sin egen del av det enorme volumet av data bedre. Ikke alle organisasjoner trenger kanskje en leder som kun er ansvarlig for informasjonsstrategi; Men for å bli en vellykket digital virksomhet, vil de trenge en strategi for å minimere tap og maksimere verdien av kritiske data. De vil også trenge ledelsen og verktøyene for å sikre at selskapet følger strategien for å maksimere fordelene.

Få kan hevde at informasjon har blitt en verdifull ressurs, og en svikt i å verdsette og administrere denne eiendelen gjør at bedrifter er åpne for tap på grunn av feil sikkerhet, problemer med deling og samarbeid, dårlig datakvalitet og selvfølgelig bortkastet tid. Like viktig er det mange bedrifter som opplever at å lage en strategi for informasjonshåndtering avslører andre muligheter til å forbedre inntektene.

For eksempel kan noen selskaper fremtvinge bedre integrasjon med markedsførings- og salgssystemer for å forbedre kundeservice og inntekter. Et økende antall bedrifter lærer til og med markedsverdien av dataene sine og begynner å tilby nye tjenester basert på informasjonen deres – alt for å skape ytterligere inntektsstrømmer. Til slutt, et selskaps egne data fungerer som den beste kilden til forretningsintelligens som hjelper ledelsen med å oppdage trender og finne problemer. Bare bedrifter som administrerer data godt kan maksimere disse fordelene eller til og med vite hvilke muligheter de skal utforske.

Implementering av en organisasjonsomfattende informasjonsstyringsstrategi

De beste informasjonshåndteringsstrategiene gjør mer enn bare å avlaste bedrifter for papirbyrden eller dårlig organiserte datafiler. En god strategi bør heller ikke bare fokusere på enkeltpersoner eller til og med avdelinger, men på hele organisasjonen. Intelligent informasjonshåndteringsteknologi holder dokumenter – og informasjon om disse dokumentene – tilgjengelig for alle interessenter.

Disse verktøyene begynner å hjelpe deg med å forbedre informasjonsadministrasjonen fordi ansatte kan bruke systemet til å lære hva de har og finne det de trenger. I tillegg lar de deg sette og håndheve slike styringsregler som hvordan informasjon legges til systemet, hvem som kan se dokumentene og hvem som kan dele dem. Denne typen informasjonsadministrasjon tilfører verdi til denne kritiske ressursen og i sin tur til hele bedriften din. Bedriften din kan dra nytte av å spare tid, forbedre gjennomsiktigheten, holde seg i samsvar og redusere kostnadene. Fordi disse plattformene også oppmuntrer til samarbeid og gir dataansvarlige en bedre oversikt over hva de har, kan de til og med åpne flere inntektsstrømmer og bedre forretningsintelligens.