Hva er et dokumenthåndteringssystem (DMS)?

Hva er et dokumenthåndteringssystem ? Enkelt sagt er et dokumenthåndteringssystem en automatisert forretningsprogramvareløsning som brukes til å organisere, sikre, lagre, fange opp, digitalisere og merke forretningsfiler.

Mange dokumentbehandlingssystemer strekker seg utover grunnleggende funksjonalitet til å inkludere dokumentrelaterte arbeidsflyter. Det er massevis av andre tillegg, funksjoner og muligheter som er utpekt av noen dokumentadministrasjonssystemer – noe som har ført til andre navn og betegnelser som enterprise content management (ECM), enterprise information management (EIM) og intelligent information management (IIM).

Begrepet dokumenthåndtering refererer ofte til en overordnet strategi for hvordan en bedrift lagrer, administrerer og sporer sine elektroniske dokumenter.

Hvordan fungerer et dokumenthåndteringssystem?

Business.com hevder at det er tre hovedfunksjoner til et dokumenthåndteringssystem - å fange opp, lagre og distribuere dokumenter. Igjen, i sin mest grunnleggende definisjon, bør et dokumenthåndteringssystem i det minste gjøre disse tre tingene godt.

Dokumentbehandlingssystemer bør fange opp dokumenter fra enhver kilde

Et dokumentbehandlingssystem bør ha en måte å legge inn dokumenter og filer fra forskjellige kilder. Noen kilder kan inkludere:

• Skann, fang og digitaliser fra papirfiler
• E-post og vedlegg
• Eksterne applikasjoner som CRM eller ERP
• Brukergenerert innhold lagret i dokumenthåndteringssystemet

Når dokumenter er lastet inn i DMS fra hvilken som helst kilde, bør DMS ha en måte å indeksere og klassifisere disse dokumentene - ofte med metadata.

Dokumenthåndteringssystemer bør fungere som et sentralt arkiv

En grunnleggende funksjon til et dokumenthåndteringssystem er å tjene som navet - det sentrale depotet - for firmafiler. Mange grunnleggende DMS krever et massivt migrasjonsprosjekt for å flytte alle forretningskritiske dokumenter inn i systemet. Mer avanserte intelligente informasjonsadministrasjonsløsninger som M-Files kobles til eksisterende depoter – ved å bruke metadata og relasjoner til dokumenter som er lagret i andre systemer. Med integrasjoner er det ikke behov for migrering, og miljøene til andre systemer kan forbli uforstyrret.

Et lagringshensyn bør være informasjonssikkerhet. En sentral lagringsplass bidrar til å beskytte bedriftsinformasjon fra ondsinnede aktører. Med avanserte dynamiske tillatelser kan organisasjoner kontrollere hvem som har tilgang til bestemte dokumenter eller klasser av dokumenter.

Dokumenthåndteringssystemer bør lette dokumentsøk og gjenfinning

Et dokumenthåndteringssystem skal gjøre informasjon lett å finne for brukere. Med metadata er alle filer tagget slik at de kan bli funnet av en mengde parametere. Metadata for en faktura kan for eksempel være merket med:

• Parter på fakturaen
• Viktige datoer
• Beløp
• Forretningsenhet eller avdeling
• Beskrivelse av utførte tjenester eller kjøpte produkter

Med all denne informasjonen knyttet til dokumentets metadata, gir søk bedre resultater og brukere kan hente dokumenter raskere og enklere. I M-Files , kan dokumenter bli funnet ved hjelp av et Google-lignende søk , som returnerer de mest relevante filene først.

Hva brukes dokumenthåndteringssystemer til?

Et dokumenthåndteringssystem brukes til å automatisk organisere, sikre, digitalisere og klassifisere bedriftsdokumenter, noe som gjør dem enkle å få tilgang til, redigere og dele. Opprinnelig ble dokumenthåndteringssystemer båret da selskaper forsøkte å flytte virksomheten bort fra et papirbasert kontor - med manila-mapper og arkivskap. Siden den gang har dokumenthåndtering tatt på seg en mer sentral rolle i bedriftens teknologistabel, forenklet arbeidsflyter og bygget bro over forskjellige depoter til et sentralt knutepunkt.

Hvilke typer dokumenthåndteringssystem finnes det?

Det finnes noen forskjellige typer dokumenthåndteringssystem - avhengig av hvordan de er klassifisert.

Cloud vs. on-premises Document Management System

Hvordan ser ditt foretrukne IT-miljø ut – skybasert, lokalt eller hybrid?

Skybaserte dokumentbehandlingssystemer lagrer filene dine i skyen, noe som gjør dem tilgjengelige overalt hvor det er internettforbindelse.

Noen selskaper kan kreve lokal dokumentbehandling, der filer lagres på en lokal server. Dette kan være nødvendig når visse forskrifter krever lokal lagring eller når visse land krever datasuverenitet, for eksempel.

En hybrid DMS gir mulighet for en kombinasjon av begge alternativene.

Mappebasert vs. mappeløst dokumenthåndteringssystem

Noen dokumentbehandlingssystemer er mappebaserte – ganske enkelt ved å bruke tradisjonelle filstrukturer av mapper og undermapper i systemet. Andre systemer er mappeløse, metadatabaserte og depotagnostiske M-Files . I denne typen systemer spiller det ingen rolle hvor et dokument er lagret. Det eneste som betyr noe er hva dokumentet er - som er en funksjon av metadata.

Hva er hovedtrekkene til et effektivt dokumenthåndteringssystem?

Som nevnt kan et dokumenthåndteringssystem ha flere funksjoner som går over til mer intelligent informasjonshåndteringspraksis. Noen nøkkelfunksjoner å utforske i en DMS inkluderer:

Søk: Et effektivt DMS hjelper brukere med å finne dokumenter og informasjon basert på dokumentidentifikatorer, metadata, relasjoner og innhold.

Metadata: 93 % av arbeiderne klarer ikke å finne et dokument fordi det har fått dårlig navn eller arkivert. I et DMS, fordi informasjon er tagget med metadata basert på hva det er, kan den samme informasjonen søkes etter og finnes ved å bruke forskjellige kriterier avhengig av brukssaken. Unik informasjon vises dynamisk der den er nødvendig uten duplisering.

Integrasjoner: Mange dokumentbehandlingssystemer integreres med andre forretningssystemer og arkiver – e-post, nettverksmapper, CRM , ERP, eldre ECM og andre.

Versjonskontroll: Versjonskontrollfunksjoner sikrer tilgang til den nyeste versjonen av et dokument. Versjonskontroll og sporing gjør det enkelt å se hva som har endret seg, hvem som har gjort det og når endringen ble gjort.

Støtte for overholdelse av regelverk: Hvis du opererer i en regulert bransje, kan et dokumenthåndteringssystem bidra til å redusere risikoen for manglende overholdelse. Brukere kan automatisere revisjonsspor og administrere informasjon og relaterte arbeidsflyter i samsvar med regelverket for samsvar.

Skalerbarhet: Når du velger et dokumenthåndteringssystem, bør et selskap ta hensyn til skalerbarheten til det systemet. Se forbi nåværende behov, finn et DMS som har avanserte funksjoner som imøtekommer virksomhetens vekst eller endring.

Sikkerhet: Et DMS skal gi robuste sikkerhetsfunksjoner som tilgangstillatelse og kontrollfunksjoner, revisjonsspor, forent autentisering, bedriftsfilkryptering under overføring og hvile, inntrengningsdeteksjon, forebygging av datatap, høy tilgjengelighet og mer.

Brukervennlighet: Siden en DMS blir kjerneteknologi for virksomheten, er det viktig at brukeropplevelsen er god – med enkel tilgjengelighet, lite eller ingen nedetid og brukervennlige funksjoner. Ansatte skal enkelt kunne få tilgang til, administrere og navigere i filer.

Samarbeid: Et DMS skal gjøre det enkelt for brukere å dele og samarbeide om dokumenter – med funksjoner som prosjektdokumenthåndtering, oppgavesporing, arbeidsflyter, medforfatterskap og enkel deling av dokumenter mellom brukere.

Innholdsintelligens: Noen avanserte dokumenthåndteringssystemer bruker kunstig intelligens. Kunstig intelligens kan bidra til å klassifisere dokumenter ved å fylle ut metadatafelt, skanne filer for visse data og skille forretningskritiske data fra rot.

Arbeidsflyter: Manuell styring av daglige prosesser er ikke en god bruk av tid. Et DMS med automatisering av arbeidsflyt bidrar til å sikre konsistens ved å verifisere at hvert trinn i en forretningsprosess følges. Automatiserte arbeidsflyter strømlinjeformer vanlige forretningsprosesser – som kontraktsgodkjenninger, kontrollert innhold og fakturering – og sender et varsel når det er en oppgave som skal håndteres.

Eksternt arbeid: Et skybasert DMS lar brukere få tilgang til filer fra hvor som helst og ofte fra hvilken som helst enhet – som muliggjør eksternt arbeid hvor som helst: på kontoret, hjemme, flyplass, hotell, kaffebar … hvor som helst.

Hva er fordelene med å bruke et dokumenthåndteringssystem?

Et DMS skal gjøre arbeidet enklere, mer produktivt og mer effektivt, og spare personalet for timer med kjedelige oppgaver og irritasjonen over å ikke finne dokumentene de trenger raskt. Hovedfordelene inkluderer følgende:

Økt produktivitet

Når arbeidere bruker mindre tid på å søke etter dokumenter eller pleier å utføre manuelle, repeterende oppgaver, har de mer tid til å dedikere til verdiøkende arbeid.

Redusert sikkerhetsrisiko

Holde informasjon sikker og bruke dynamiske tilgangskontroller reduserer informasjonssikkerhetsrisiko og eksponering. I tilfelle en uforutsett brann eller flom, er katastrofegjenoppretting enkelt når dokumenter lagres i skyen.

Forbedrede etterlevelsestiltak

Samsvarskrav for mange forretningsdokumenter kan være kompliserte og utfordrende. Et DMS hjelper organisasjoner med å unngå bøter, tilbakekalte lisenser eller til og med straffeansvar ved å automatisere nøkkeldokumenter for å oppfylle regulatoriske krav.

Rask og enkel dokumentsøk

Arbeidere bruker i gjennomsnitt 18 minutter på å søke etter et dokument, ifølge Forrester . Et metadatabasert DMS gjør det raskt og enkelt å finne akkurat det riktige dokumentet.

Forbedret samarbeid

Et DMS gjør det enkelt å dele informasjon og samarbeide, slik at dokumenter fra forskjellige kilder er tilgjengelige fra flere steder. Brukere kan dele dokumenter, overvåke arbeidsflyter, medforfatter dokumenter og mer.