Her ønsker vi å utforske det grunnleggende spørsmålet: Hva er metadata? Og hvorfor er det viktig?

Wikipedia definerer metadata som "strukturert informasjon som beskriver, forklarer, lokaliserer eller på annen måte gjør det enklere å hente, bruke eller administrere en informasjonsressurs." De som har vært innen IT i mer enn noen år vet at begrepet metadata ikke er nytt: det er et begrep som dukket opp på slutten av 1960-tallet. Det har blitt brukt siden bruken av Dewey Desimal System i biblioteker for å klassifisere og kategorisere materialer basert på tittel, forfatter og emne, slik at de lettere kan lokaliseres i hyller blant mange tusen andre.

Kraften til administrasjon av metadata

Biblioteker gir et tidlig eksempel på metadata brukt i den fysiske formen, men i vår stadig mer digitale verden forblir hovedformålet med metadataadministrasjon den samme: å raskere navigere på tvers av datalagre for å effektivt finne, administrere og spore informasjon. Dette fortsetter faktisk å være essensen av det som gjør metadataadministrasjon så kritisk for dagens mest brukte applikasjoner, både for små til mellomstore bedrifter (SMB) og bedrifter.

Forbedret informasjonsorganisasjon og søk

Viktig er også verdien som metadata tilbyr for å skape assosiasjoner og relasjoner mellom elementer og brukere på tvers av ett eller flere depoter eller relaterte applikasjoner, for eksempel en ERP eller CRM systemet, så vel som dets fordeler for å etablere konsistens i måten informasjon brukes, lagres og deles. Metadata gir også klarhet om dataopprinnelse og datahistorikk, og sikrer at arbeidsflyter og forretningsprosesser følges og administreres på riktig måte.

Bygge relasjoner og konsistens på tvers av systemer

Med andre ord, metadata organiserer og sporer hele den digitale livssyklusen til viktig forretningsinformasjon, inkludert prosessene, prosedyrene og brukerne som påvirker den, og gir et presist revisjonsspor som kan vise seg å være uvurderlig – eller obligatorisk, i sterkt regulerte bransjer – for dine virksomhet til enhver tid. Å beskytte og organisere dette revisjonssporet er enda en grunn til at metadata bør være en hjørnestein i ECM-strategien din.

Sikre dataoverholdelse og revisjonsevne

Verdien av metadata ligger i dens evne til mer effektivt å klassifisere og organisere informasjon, samt å gi dypere innsikt i handlingene som foregår på tvers av virksomheten din, og gir mer intelligens og høyere kvalitetsinformasjon for å drive big data-initiativer, automatisering, compliance, data deling, samarbeid og mer. Likevel bruker mange ECM-applikasjoner metadata som et ekstra informasjonslag og er avhengige av tradisjonelle mappestrukturer for å organisere informasjon. Brukere anser følgelig metadataadministrasjon som ekstraarbeid, noe som ofte fører til dårlig metadatakvalitet. På den annen side ber effektive metadatabaserte ECM-systemer kun brukere om å beskrive dokumentet eller dataobjektet med tagger og egenskaper når de lagres. Dette gjør det mulig for brukere å søke i informasjonen på en måte som er mest logisk for dem (dvs. prosjektnavn, dato, kontraktstype, kunde osv.).

Klar til å utnytte kraften i metadata for en mer organisert og effektiv virksomhet? Planlegg en gratis demo eller start din gratis prøveversjon i dag for å oppleve transformasjonskraften til metadata med våre ECM-systemer.