Et av de største problemene som de fleste organisasjoner håndterer i disse dager har mindre å gjøre med det store datavolumet de jobber med på daglig basis, og handler mer om hvor mye av det som er ustrukturert.

Ustrukturerte data, som begrepet antyder, er informasjon som enten ikke har noen form for forhåndsdefinert modell, eller som ikke er organisert på noen forhåndsbestemt måte. Vanligvis er denne informasjonen svært teksttung og inneholder ikke bare datoer og tall, men også andre deler av kritisk innsikt. Ustrukturerte data kan også komme i form av tekst i et skannet dokument eller en annen type fotografert bilde.

Det er i hovedsak det Optical Character Recognition (ellers kjent som OCR) er designet for å hjelpe med. Det er en teknologisk prosess som faktisk kan konvertere teksten i disse dokumentene til noe som ikke bare kan redigeres og lagres, men også søkes etter elektronisk.

Kraften til OCR: Effektivisering av arbeidsflyter og utvinning av verdi

Den desidert største grunnen til at OCR er så viktig, er fordi den A) hjelper til med å eliminere den typen manuelle dataregistreringsoppgaver som spiser opp for mye av den ansattes verdifulle tid, og B) hjelper til med å fange opp viktig informasjon på en måte som gjør det er enklere enn noen gang å hente ut råverdier fra å gå videre.

Vanligvis går prosessen litt slik:

1. Først vil dokumenter skannes (eller fotograferes) til en eller annen form for elektronisk form.
2. Deretter brukes optisk tegngjenkjenning.
3. Teksten i det dokumentet lagres deretter som tekst med søkbare metadata.
4. Dette kan deretter brukes til å sette i gang arbeidsflyter og bedre støtteprosesser over hele linja.

Eliminere manuell datainntasting

Faktisk er optisk tegngjenkjenning designet for å eliminere behovet for manuell datainntasting ved automatisk å gjenkjenne tegn som bokstaver, tall og symboler. Deretter kan denne informasjonen enkelt arbeides med på en digital plattform. Det kan til og med lagres i en intelligent informasjonsadministrasjonsplattform som M-Files , noe som dramatisk øker enkeltheten du kan søke etter og hente den informasjonen på.

Gjør informasjon søkbar og tilgjengelig

Alt i alt bringer Optical Character Recognition med seg et bredt spekter av forskjellige fordeler som organisasjoner i alle former og størrelser kan benytte seg av. I tillegg til å gjøre det enklere å finne informasjon, er OCR også kjernen i mange utviklingsprosesser som maskinlæring.

OCR og maskinlæring: en kraftig kombinasjon

Ta dokumenthåndtering for bare ett eksempel. Maskinlæring er en kritisk komponent her fordi den bidrar til å eliminere manuelle oppgaver som er både overflødige og tidkrevende, og dermed frigjøre så mye tid på vegne av dine ansatte slik at de kan fokusere på de tingene som virkelig trenger oppmerksomheten deres.

Forbedret dokumenthåndtering og strømlinjeformede arbeidsflyter

I tillegg til intelligent tegngjenkjenning for håndskrift, kan OCR (når den er sammenkoblet med maskinlæring) bidra til å forbedre sentimental analyse, objektgjenkjenning og mer. Det kan til og med bli hjørnesteinen i personvernpolitikken din, som om du vet nøyaktig hvilken informasjon du jobber med og hvor den er lagret, er du i en langt bedre posisjon til å faktisk holde den trygg fra de som ønsker å gjøre det. du skader.

Forbedret sikkerhet og databeskyttelse

Optisk tegngjenkjenning er selv kjernen i mange digitale transformasjonsarbeid for bedrifter. Husk at den første delen av enhver vellykket digital transformasjon innebærer å digitalisere alle de papirbaserte dokumentene du jobber med, alt slik at du kan lagre dem på riktig måte og gjøre dem tilgjengelige for de på tvers av organisasjonen som trenger denne informasjonen for å gjøre sine jobber.

OCR: Grunnlaget for digital transformasjon

Med den riktige OCR-løsningen ved din side, kan du gjøre dette ved å digitalisere ting som møtenotater, agendaer, brev, klientjournaler og til og med fotografier. På det tidspunktet kan alt settes inn i ditt digitale innholdsstyringssystem slik at det kan bevege seg fritt på tvers av bedriften etter behov.

Digitalisering av papirdokumenter og sentralisert lagring

Men til syvende og sist er den virkelige fordelen at Optical Character Recognition er det første skrittet mot å sette i gang større automatiseringsprosjekter for arbeidsflyt i virksomheten din. Mange av de manuelle oppgavene som dine ansatte er ansvarlige for kan være viktige, for å være rettferdige - men de tar også opp altfor mye tid og åpner døren for problemer som menneskelige feil.

Aktiverer arbeidsflytautomatisering og økt effektivitet

Med arbeidsflytautomatisering har du ingen av disse bivirkningene å forholde deg til. Selve prosessene fullføres raskere, mer effektivt og mer nøyaktig enn noen gang før - alt ved hjelp av trinn som også er enkle å repetere. Så ikke bare får du garantert konsistens, men de ansatte kan nå fokusere på de tingene som faktisk genererer inntekter for virksomheten din – noe som meget vel kan være den viktigste fordelen av alle.

Klar til å låse opp kraften til OCR og transformere dokumenthåndteringen din? Se hvordan M-Files kan hjelpe! Planlegg en demo i dag!