I årevis har eksperter sagt at telependling - ellers kjent som å jobbe hjemmefra - ville være "fremtidens bølge". Imidlertid var det få som forutså at bølgen raskt ville krasje inn i den virkelige verden så raskt og bli den "nye normalen."

En fersk studie viste at omtrent 20 % av folk sa at de jobbet hjemmefra før begynnelsen av COVID-19-utbruddet. Fra slutten av 2021 jobbet 71 % av arbeiderne hjemmefra. Ytterligere 54 % sa at de foretrekker å fortsette å jobbe eksternt etter at pandemien har gått tilbake til en endemisk. For de fleste bedrifter representerer dette paradigmeskiftet en utfordring når det gjelder å bygge en ny teknologisk infrastruktur som jevnt legger til rette for minst tre arbeidsmåter – på kontoret, hybrid og eksternt.

Samarbeid: Hjørnesteinen for ekstern suksess

Av sentral betydning er rollen til informasjonsadministrasjonsplattformer som utnytter en ny-normal følelse av samarbeid og kommunikasjon – spesielt selskaper med arbeidere spredt over fjerntliggende nasjoner og tidssoner. Steve Jobs sa en gang: «Flotte ting i virksomheten gjøres aldri av én person; de er gjort av et team med mennesker.» Men for å gjøre «store ting», krever en organisasjon «større» kommunikasjons- og samarbeidsverktøy.

«Hvor som helst/når som helst»-utfordringen

Ettersom amerikanske arbeidere fortsetter å spre seg ut i eksterne team, kan ikke viktigheten og verdien av prosjektsamarbeid overvurderes. Kunnskapsarbeidere må kunne jobbe sammen hvor som helst, når som helst og fra praktisk talt hvilken som helst enhet. En Gartner studie fra 2021 estimerte at nesten 80 % av arbeiderne brukte samarbeidsverktøy – en økning på mer enn 40 % siden 1. kvartal 2020.

Bryte ned samarbeidsbarrierer

Sammen med dette skiftet kom nye og skremmende utfordringer. For eksempel rapporterte arbeidere at de ikke kunne få tilgang til nøkkeldokumenter på grunn av mangel på samarbeidende, tilgjengelige dokumenthåndteringssystemer. Ikke bare var arbeiderne spredt, det samme ble deres dokumenter og data. Eller enda verre, arbeidere brukte feil versjoner av dokumenter som ofte kunne gå tapt i en sump av e-postvedlegg.

Styrke eksterne team med informasjonsadministrasjon

Så hvordan takler fremtidsrettede selskaper disse utfordringene og får det beste ut av sine eksterne og ansatte? Svaret begynner med en overlegen informasjonsadministrasjonsplattform.

Arbeidstakere må få myndighet til å dele informasjon enkelt og sikkert, samt å jobbe mer produktivt sammen. Det kan de ikke gjøre hvis viktig informasjon fortsatt er fanget i datasiloer eller sitter på en harddisk på et kontor et sted.

Sentraliserte data og strømlinjeformet dokumentdeling

Den gode nyheten? Dokumenthåndteringsløsninger som M-Files møte og beseire nye-normale utfordringer for fjernarbeidere. Uansett hvor eller hva teamet ditt fokuserer på ressursene og tiden, er alle viktige data lagret i ett sentralisert depot, slik at alle har tilgang til akkurat det de trenger. Resultatet? Forbedret kommunikasjon med kunder og hverandre.

Forbedret kommunikasjon og kundeservice

Digital-first-opplevelsen har lenge vært en mulighet for organisasjoner til å skape mer personlige kundeopplevelser. For eksempel, hvis en klient trenger et dokument, må teamet ditt ha et strømlinjeformet system på plass for å gjøre gjenfinning enkel og sikker. Løsninger som M-Files redusere problemer på disse områdene ved å gjøre innhold tilgjengelig internt og eksternt – men bare for de som trenger tilgang. Fremskritt som disse er til syvende og sist grunnen til at samarbeidet har fortsatt å øke de siste to årene, til tross for den massive forstyrrelsen forårsaket av COVID-19. Når du gir folk ressursene de trenger for å yte sitt beste, vil de gjøre det.

Lås opp kraften i samarbeid med M-Files

For å finne ut hvordan organisasjonen din kan bringe samarbeid til et nytt nivå og realisere en økning på nesten 270 % i ROI , kontakt en profesjonell på M-Files i dag.

Klar til å styrke de eksterne teamene dine for å lykkes? Planlegg din gratis demo eller start din gratis prøveversjon i dag!