Hopp til innhold

Hvordan bruke informasjonsadministrasjon for å sikre konkurransefortrinn

9890ee29-80ec-4b31-8b6b-fb4a1b6b3490

Av Antti Nivala 3. februar 2023

Det gamle ordtaket "kunnskap er makt" er en som vi alle er veldig kjent med, enten det er fra jobb, skole eller livet. Å få den innsikten eller konkurransefortrinnet ved å få tilgang til og konsumere informasjon kan hjelpe alle til å ta bedre informerte meninger og beslutninger og forbedre potensielle resultater. Men ettersom mer og mer data lagres og forbrukes på tvers av organisasjoner, blir det også vanskeligere å finne riktig informasjon når du trenger den.

Når det gjelder å administrere informasjonen din i en organisasjon, må dette "insiders gull" enkelt utnyttes av dine ansatte, slik at den nyeste og beste innsikten kan være en sentral del av det som gjør bedriften din vellykket. Men hvordan kan et selskap sikre at alt dette blir administrert på et sentralisert sted? Svaret er informasjonshåndtering.

La oss se på de tre nøklene for å sikre et konkurransefortrinn med bedriftens informasjon.

1. Implementer forente søkefunksjoner

Hva er nytten av å ha "insiders gull" i informasjonen din hvis du ikke finner den når du trenger den? Det er her forent søk kommer inn. Forent søk lar kunnskapsarbeidere søke i flere tekstsamlinger samtidig, noe som gjør det lettere for ansatte å finne dataene de trenger for å utmerke seg i jobbene sine og forbedre bedriftens ytelse.
Så hvordan fungerer det? De fleste organisasjoner har informasjon lagret på flere forskjellige depoter – inkludert nettverksandeler, harddisker og skybaserte lagringssystemer – som snart kan bli et komplekst, uensartet nett. I stedet for å kaste bort tid på å søke etter et bestemt dokument i hvert av disse depotene, lar føderert søk kunnskapsarbeidere gå gjennom hvert depot på en gang. Dette øker hastigheten ansatte kan hente informasjon og handle ut fra innsikten i den, noe som ikke bare hjelper ansatte til å jobbe smartere, men også forbedrer kundeforhold ved å ha tilgang til informasjonen de trenger for hånden.

2. Maksimer verdien av data

For å bli en vellykket digital organisasjon i dagens stadig mer turbulente forretningslandskap, trenger bedrifter en strategi for å ikke bare enkelt oppdage informasjonen som ligger i organisasjonen, men også maksimere verdien av kritiske data. Vi har allerede slått fast at kunnskap er makt, men unnlatelse av å verdsette og administrere data kan gjøre kunnskapsarbeidsbedrifter åpne for tap på grunn av feil sikkerhet, problemer med deling og samarbeid og dårlig datakvalitet .

Ved å innføre en informasjonsstyringsstrategi kan bedrifter ofte forbedre ineffektiviteten i virksomheten og avdekke muligheter for å forbedre inntektene. Dette kan inkludere å håndheve bedre integrasjon med markedsførings- og salgssystemer for å forbedre kundeservicen eller lære markedsverdien av dataene dine og tilby nye tjenester basert på den informasjonen, som alle skaper ytterligere inntektsstrømmer. Den største gevinsten ved å maksimere verdien av dataene dine kan imidlertid ofte merkes i organisasjonen din. Ledelsen kan lære å gjenkjenne trender og finne problemer ved å bruke data som forretningsintelligens , forbedre organisasjonseffektiviteten og etablere nye strategier for å hjelpe virksomheten med å nå sine mål.

3. Hold dataene dine sikre og kompatible

De beste informasjonshåndteringsstrategiene gjør mer enn bare å avlaste bedrifter for byrden med å finne informasjon. De gjør det mulig for ansatte å få innsikt fra denne informasjonen og sikre den for å redusere forretningsrisiko og sikre at selskapet forblir i samsvar med personvernregler. De fleste virksomheter anser overholdelse som en byrde, men det bør ses på som en mulighet til å vinne og beholde kunder. Å prioritere beskyttelse av personvern kan være en stor konkurranseforskjell.

Bedrifter, spesielt i sterkt regulerte bransjer som finans eller helsevesen, må sette og håndheve styringsregler og selskapspolicyer for å sikre at bare autoriserte personer kan se og dele sensitiv informasjon. Den ekstra fordelen? Styringsregler kan gjøre det enklere å holde revisjonsspor som kan nås når som helst. Derfor, når en kunde eller regulator ber om bevis om et potensielt datapersonvernproblem, kan organisasjonen enkelt hente den forespurte informasjonen i sanntid for å unngå store bøter.

Fokus på overholdelse øker ikke bare kundelojaliteten ved å sikre at datarettigheter blir respektert, men det kan også hjelpe med datarensing, noe som kan forbedre effektiviteten. Å lage et datakart over organisasjonen kan bidra til å strømlinjeforme driften ved å eliminere «ROT» – overflødige, foreldede og trivielle data som kan spise opp lagringsplass og legge ned prosesser – og sikre at kundeinformasjon holdes oppdatert.

Ved å implementere en effektiv strategi for informasjonshåndtering kan organisasjoner bruke informasjonen sin til å ta mer informerte forretningsbeslutninger, forbedre kundelojalitet og skape nye inntektsstrømmer. Informasjon er den gylne billett for å øke konkurransefortrinn og forbedre bunnlinjen – du trenger bare å vite hvordan du bruker den og beskytter den.

Siste artikler

Bla gjennom emner

Søk

Prøv M-Files gratis i 30 dager! Utforsk GenAI-funksjonene til M-Files Aino , forbedre samarbeidet med kolleger, automatisere arbeidsflyter og låse opp uendelige muligheter.

X

Prøv M-Files gratis i 30 dager! Utforsk GenAI og automatiser arbeidsflyter.

X
Bla til toppen