Måtene og hvor vi arbeider fra har endret seg. Å jobbe smartere er essensielt for balansen mellom arbeid og privatliv. Effektive prosesser og prosedyrer må møte behovene til kunnskapsarbeidere siden de foretrekker å bruke tiden sin på inntektsgenererende oppgaver. Med dette i tankene er implementering av automatiserte arbeidsflyter og dokumenthåndteringssystemer essensielt. Dokumenthåndtering handler ikke bare om å opprettholde en sentralisert database av kjernedokumenter som er relevante for forretningsdriften, men også om å støtte integrering av e-post og tekstmeldinger.

Penn og papir og ansikt-til-ansikt er noe som hører fortiden til. E-post og tekstmeldinger, samt virtuelle møter, er normen i dag. De nye teknologiene som har blitt tatt i bruk er solide eksempler på behovet for dokumentkontroll. Selskaper som vil lagre og arkivere e-poster og vedlegg, spore tekstmeldinger, eller automatisk transkribere møtenotater, er avhengige av virkelig gode dokumenthåndteringsløsninger. Det er derfor svært nyttig at dokumenthåndteringsprogramvaren er et omfattende digitalt dokumentarkivsystem som integrerer tekst og e-post på en enkel måte.

Hva er dokumenthåndtering?

Husker du det «gamle» arkivrommet som bare kunne nås av ansatte med nøkkel, ofte plassert i kjelleren eller på et ubrukt kontor? Fylt med alfabetiserte skap og lagringsbokser, inneholdt disse arkivrommene vanligvis interne dokumenter. I flere tiår fungerte dette foreldede systemet fint for mange selskaper, men viste seg å være overflødig og ineffektivt på dagens moderne arbeidsplasser som i økende grad stoler på teknologi, spesielt Windows-dokumenthåndteringsplattformen.

For å tilpasse seg disse teknologiorienterte paradigmeskiftene, bruker nå både store organisasjoner og små bedrifter dokumenthåndteringssystemer, inkludert filhåndteringsteknikker for å holde et elektronisk sentralisert dokumentarkiv oppdatert der de sporer og lagrer dokumenter. Et slikt digitalt arkivsystem reduserer langsiktige kostnader og bidrar til automatisering av arbeidsoppgaver. Håndtering av all digital kommunikasjon med dokumentkontroll og -håndtering reduserer forretningsrisiko. Og er et svært effektivt hjelpemiddel dersom selskapet må finne dokumentasjon til en arbitrering eller eventuelt en rettssak.

Enkelt sagt er dokumenthåndteringssystemer (DMS) et elektronisk veikart for alle dokumenter, inkludert SMS- e-postkommunikasjon. Når som helst kan ansatte hente interne dokumenter, e-poster eller tekstmeldinger og synkronisere dem med arbeidsflyter der andre ansatte kan dele eller redigere vedlagte dokumenter – en effektiv tilnærming til arkivhåndtering.

Fordeler med et avansert dokumenthåndteringssystem

Dokumenthåndteringssystemer reduserer den lite produktive oppgaven med å sile gjennom tidligere e-poster på jakt etter dokumenter eller informasjon som er relevant for et pågående prosjekt – elektronisk fillagring indekserer informasjonen automatisk. Ansatte kan enkelt finne e-poster i det elektroniske datasystemet og dele dem med teammedlemmer med tilgangsrettigheter.

Hvorfor er dokumentarkivering nyttig? Dokumenthåndteringsløsninger gir en intuitiv, integrerende tilnærming som sikrer en sømløs samarbeidsarbeidsflyt. Større prosjekter krever at forskjellige team jobber sammen samtidig for å sette sammen individuelle deler som trengs for å nå et ønsket mål.

Det kan fort skje at leveranser til kunder blir borte i et stort antall e-poster. Sammen med gjentatte administrative oppgaver, bør de første timene brukt på å utarbeide og svare på e-poster bestå av å konkretisere detaljer som trengs for å fullføre oppgaver, i stedet for enn å spore opp prosjektdokumenter i kommunikasjonstråder. Kunnskapsarbeidere foretrekker dokumenthåndteringsprogramvare i skyen for praktisk og velfungerende kunnskapshåndtering.

Integrering av dokumenthåndteringsprogramvare for ikke-tradisjonelt innhold som e-postkommunikasjon for samarbeid på tvers av team forhindrer prosjektforsinkelser ved introduksjon av nye ansatte eller ved interne omrokeringer. Videre sikrer en dokumenthåndteringsstrategi beste praksis for elektronisk filhåndtering, og forbedrer overholdelse av selskapets retningslinjer for e-post- og tekstmeldinger for samsvar og sikkerhet. Å ha en retningslinje for dokumentkontroll minimerer også potensialet for datatap.

Dokumenthåndteringsprogramvare på forespørsel er fremtiden

Selskaper bruker også den samme dokumenthåndteringsmetoden for tekstmeldinger. Forretningsavtaler og oppgaver gjennomføres nå rett fra håndflaten din. Ved å gi kundene umiddelbar tilgang til kontoadministratorer, vil tekstmeldinger også inneholde viktige detaljer og dokumenter som må lagres i informasjonsarkiver. Dokumentering av tekstmeldinger bør ikke overses.

Selskaper bruker nå skybasert dokumentadministrasjon langt mer enn tidligere. Et elektronisk dokumentsystem gjennomgår spor for ikke-tradisjonelt samarbeid som innebærer kommunikasjon med eksterne teammedlemmer eller internasjonale kontorer. Filhåndteringsstrategier, kombinert med et dokumenthåndteringssystem med gjennomgangsalternativer, gjør det mulig for ansatte å få tilgang til dokumenter sendt via tekstmelding for å redigere og se dem samtidig som de overholder samsvarstiltak.

En detaljert visning av det opprinnelige dokumentet som inneholder hver revisjon dokumenteres. Ansatte trenger ikke lete etter en gammel tekstmelding siden telefonene deres er synkronisert med dokumenthåndteringsløsningen.

Sikre beste praksis for dokumenthåndtering

Dokumenthåndteringssystemer forbedrer kapasiteten til dagens smarttelefoner som er utstyrt med de samme appene som finnes på stasjonære datamaskiner. Siden reise er en kjernekomponent for å opprettholde nær kontakt med internasjonale kontorer eller kunder, bruker kunnskapsarbeidere skybaserte dokumenthåndteringsapper på mobiltelefonene sine for effektivitet, ved å utnytte et digitalt bedriftsarkivsystem som støtter kompleksiteten som kunnskapsarbeidere på farten opplever i arbeidshverdagen.

Enkel tilgang fra mobile enheter til en digital dokumenthåndteringsplattform gir frihet til å reise uten å måtte ta med seg tunge bærbare PC-er – noe som kan være en plage under sikkerhetskontrollen på flyplasser. En ansatt som reiser fra Oslo-kontoret til Bergen, har ikke bare dokumentkontrolltilgang til delte dokumenter på telefonen sin, men også til andre steder der selskapet har kontorer.

Kunnskapsadministrasjon: Skaler virksomheten med dokumentkontrollsystemer

Et tilbud om å låne en midlertidig bærbar PC eller tilgang til en stasjonær datamaskin koblet til et dokumenthåndteringsprogram er et skritt fremover for den moderne arbeidsstyrken. Kunnskapsarbeidere mener denne programvaren er det beste dokumentarkivet. Dokumenthåndtering er en fremtidsrettet produktivitetsinnovasjon som gjør det mulig for selskaper å skalere virksomheten mens de dyrker frem en arbeidsplass som gir kunnskapsarbeidere den rette balansen mellom arbeid og privatliv.

OFTE STILTE SPØRSMÅL

Hva er et kontrollert dokument?

Et kontrollert dokument er en fil lagret i en sentralisert database – et dokument delt innen en organisasjon som går gjennom en rekke revisjoner, gjennomganger og endringer. Et kontrollert dokument kan kun endres i henhold til en fastlagt prosess av autoriserte personer og brukes vanligvis til å hente inn og distribuere retningslinjer, regler, forskrifter og standard driftsprosedyrer.

Hvordan fungerer dokumenthåndteringssystemer?

Dokumenthåndteringsprogramvare er et digitalt arkivsystem som lagrer alle selskapsdokumenter i en sentralisert database. Det er programvare som reviderer, sporer, lagrer og administrerer elektroniske dokumenter.

Bestill en demonstrasjon i dag.
Endrer måten kunnskapsarbeidere automatiserer prosessene på, fra å opprette og administrere dokumenter til å automatisere arbeidsflyter, samarbeide eksternt, søke i bedriftsdata, sikre sikkerhet og samsvar, og opprettholde et revisjonsspor.