Innføring i automatisering av kunnskapsarbeid

ChatGPT og andre generative KI-løsninger dominerer nyhetsbildet, og kunnskapsarbeidere – hjernene som lever av informasjon, kreativitet og kritisk tenkning – følger nøye med.

De kreative (som forfattere og kunstnere), intellektuelle (som professorer og filosofer) og fagekspertene (som arkitekter og dataingeniører) danner grunnsteinen for arbeid basert på kunnskap. Alle som er interessert i generativ KI kan prøve å spå konsekvensene av denne nye teknologien. KI og automatisering har potensialet til å endre fremtidens arbeidsliv gjennom automatisering av kunnskapsarbeid.

KI og automatisering

Automatisering av kunnskapsarbeid er som en verktøykasse for hjernene bak kulissene. Med ulike teknologier kan de optimalisere kjernekunnskapene sine ytterligere. Automatisering av kunnskapsarbeid effektiviserer oppgaver som dokumenthåndtering, innholdsadministrasjon, arbeidsflytstyring og sikkerhet og samsvar. Automatisering av kunnskapsarbeid og nye standarder frigjør potensialet deres til å skape mer verdi for arbeidsgiverne.

Den gjennomsnittlige kunnskapsarbeideren bruker 40 prosent av arbeidsdagen på oppgaver som ikke krever kjernekunnskapene deres. Over en milliard mennesker på verdensbasis bruker nesten fire timer daglig på å skrive e-poster, organisere dokumenter og sjekke regler for regulatorisk samsvar. Disse forretningsprosessene maksimerer ikke tiden til en kunnskapsarbeider. Automatisering av kunnskapsarbeid bistår med disse rutineoppgavene, slik at kunnskapsarbeiderne kan fokusere på viktige og mer stimulerende oppgaver.

Hva bidrar automatisering av kunnskapsarbeid med?

Mange misforstår ofte hovedbruken av KI i kunnskapsarbeid og automatisering. For det første: Ulike typer strukturerte oppgaver kan automatiseres uten KI. For det andre: KI kan bidra til mindre strukturerte og kreative oppgaver som å lage kunst, skrive kode og designe bygninger i tett samarbeid med mennesker. For det tredje: Kombinasjonen av KI og automatisering bidrar til å redusere antall oppgaver mennesker ikke trenger å utføre.

Her er fire viktige oppgaver som automatisering av kunnskapsarbeid kan gjøre for fagfolk:

• Dokumenthåndtering: Digitalisere, spore og lagre elektroniske dokumenter – PDF-er, tekstbehandlingsfiler, skjemaer og juridiske dokumenter. Verktøyene er raskere og mer effektive enn manuell dataregistrering. Programvare for dokumenthåndtering kan spore metadata, håndtere dataintegrasjon og datavalidering, organisere lagring og mer uten å kreve tidkrevende innspill fra kunnskapsarbeidere.
• Innholdsadministrasjon: Samle inn, hente, levere og styre institusjonell informasjon i alle formater. Innholdsadministrasjon håndterer alle faser av dokumentets livssyklus, fra opprettelse til lagring eller sletting. Dokumenthåndtering fokuserer derimot på lagring og deling av dokumenter internt i en organisasjon eller et selskap.
• Arbeidsflytstyring: Identifisere, organisere og koordinere et gitt antall oppgaver for å produsere resultater. Arbeidsflytstyring optimaliserer en virksomhets beste praksiser og driftsprosedyrer for å øke produktiviteten, fjerne repetitive oppgaver og eliminere feil. Nye prosjekter krever at kunnskapsarbeidere utvikler sine egne beste praksiser og arbeidsflyter. Å gjøre dette gjennom prøving og feiling er ineffektivt og lite givende.
• Sikkerhet og samsvar: Alle virksomheter står overfor sikkerhetsrisikoer og må følge flere sett med regler og standarder for samsvar. Å opprettholde regulatorisk samsvar og datasikkerhet kan være en heltidsjobb for en trent ekspert. Kunnskapsarbeidere er ofte ikke tilstrekkelig opplært i oppgaver knyttet til samsvar og sikkerhet. Slike oppgaver kaster bort tiden deres som kunne vært brukt på selve kunnskapsarbeidet.

Fremtiden for kunnskapsarbeid

Automatisering av kunnskapsarbeid tar i bruk kunstig intelligens, maskinlæring og store språkmodeller til å automatisere alt som ikke er ekte kunnskapsarbeid. KI eliminerer kaos i informasjonen, fanger opp institusjonell kunnskap og analyserer eksisterende dokumentasjon. Dermed kan den lage og ferdigstille dokumenter, e-poster, standardiserte skjemaer og mer.

Automatisering av kunnskapsarbeid gir kunnskapsarbeidere dokumentsammendrag på ethvert språk og genererer innhold basert på ustrukturerte eksempler eller føringer, samtidig som at det tilrettelegges for beste praksis. En bransjeledende plattform for automatisering av kunnskapsarbeid skaper en brukeropplevelse som tiltrekker og stimulerer dyktige fagfolk. Samtidig eliminerer den nesten fire timer med mindre interessante og lite verdifulle arbeidsoppgaver per dag.

OFTE STILTE SPØRSMÅL: Dette bør du vite om automatisering

Hva er forskjellen mellom et kontorautomatiseringssystem og et system for automatisering av kunnskapsarbeid?

Som navnet antyder, hjelper kontorautomatisering med å drifte et kontor effektivt. Det støtter både de som jobber med data og de som leder prosjekter, og muliggjør videokonferanser som forenkler kommunikasjon og samarbeid. Automatisering av kunnskapsarbeid styrker derimot kunnskapsarbeidere til å jobbe mer effektivt og utnytte organisasjonens kunnskap. Samtidig fyller automatisering av kunnskapsarbeid kunnskapshull, veileder i kunnskapsintensive arbeidsflyter og sikrer kunnskapstilgang for alle teammedlemmer.

Hvorfor bør vi implementere automatisering av kunnskapsarbeid?

Automatisering av kunnskapsarbeid er fremtiden for arbeid og automatisering. Automatiseringsverktøy hjelper kunnskapsarbeidere med å prestere på et høyere nivå og forbedrer produktiviteten ved å automatisere arbeidsflyter. De langsiktige fordelene med kunnskapsautomasjon vil styrke effektiviteten i ethvert arbeidsmiljø. Automatisering av kunnskapsarbeid reduserer allerede menneskelige feil og sparer tid for alle i forretningsdriften.

Hvorfor er automatisering av kunnskapsarbeid en så stor omveltning?

All slags arbeidsautomasjon skaper forstyrrelser, og automatisering av kunnskapsarbeid er intet unntak. Automatisering av kunnskapsarbeid tar i bruk fremskritt innen datateknologi og informasjonsteknologi for å videreutvikle og gjøre store endringer i kunnskapsarbeidet. En kunnskapsarbeider kan bruke automatiseringsprogramvare til å håndtere mindre viktige oppgaver og redusere kostnader knyttet til ethvert produkt eller tjeneste.

Les mer om automatisering av kunnskapsarbeid.