Datastyring
Øk dataverdi og synlighet med bedre datastyring
I virksomheten i dag er informasjon mer kritisk, men likevel mer problematisk enn noen gang. Gartner1 antyder at informasjon alene bidrar med minst 20 til 25 % av verdien til en organisasjon i dag. Bedrifter bruker data for å oppnå bedre forretningsresultater på alle driftsnivåer, fra å forbedre kundeopplevelser til å øke effektiviteten og identifisere markedsmuligheter.
Likevel er informasjon vanskeligere å administrere i dag ettersom volumet av forretningsdata fortsetter å vokse eksponentielt. Bedrifter er kollektivt belastet med billioner av lagrings- og administrasjonskostnader for data som er overflødige, foreldede eller utilgjengelige og uten kjent verdi2.
Overlegen datastyring er nøkkelen til å få større synlighet av data og hente ut mer verdi fra dem. Tradisjonelt har datastyring vært opptatt av å håndtere risiko. Men i dagens informasjonsentriske verden trenger bedrifter løsninger for bedriftsdataadministrasjon som kan bidra til å sikre at de får mest mulig ut av sin betydelige investering i informasjon.
M-Files kan hjelpe. Ved å gjøre informasjon enklere å finne, få tilgang til, dele og administrere, M-Files forenkler datastyringsoppgaver og øker produktiviteten til kunnskapsarbeidere, muliggjør forretningskontinuitet og reduserer forretningsrisiko.
Få tilgang til informasjonen du trenger umiddelbart
Fra opprettelse til avhending, se hvordan M-Files gir en smartere måte å administrere dokumenter, e-poster og alt innholdet på.
Nøklene til overlegen datastyring
Når du arbeider med en intelligent datahåndteringsløsning som M-Files , er det flere viktige skritt som bedrifter kan ta for å forbedre effektiviteten til datastyring.
Etablere et datastyringsteam
Fokuser på å hjelpe ansatte bedre å forstå hvordan administrasjon, kontroll og beskyttelse av informasjon vil forbedre virksomheten samtidig som jobbene deres blir enklere. Et datastyringsteam bør sannsynligvis inkludere topplederskap, kritiske interessenter og IT-administratorer.
Få bedre innsyn i eksisterende dataressurser
For å trekke ut mer verdi fra data og samtidig redusere risiko og minimere kostnader, må organisasjoner vite nøyaktig hvor informasjon er, hva den er og verdien og risikoen den representerer. Gjennomføring av en informasjonsrevisjon kan bidra til å bedre forstå og klassifisere data gjennom hvert system og hvert depot. Denne prosessen kan bidra til å identifisere hvilke informasjonsressurser som fortsatt skal beskyttes og lagres og hvilke som kan kastes eller ødelegges. En revisjon kan også avdekke verdifulle data som har vært ubrukt til dags dato.
Eliminer det du ikke trenger
Sterke retningslinjer for datastyring vil eliminere «ROT» – overflødige, foreldede og trivielle data som kan spise opp lagring og tømme prosesser. Etter noen estimater vil en tredjedel av dataene som eies av gjennomsnittsbedriften aldri være nyttige 3 , og ytterligere 50 % regnes som «mørke data» – informasjon som enten er ukjent eller utilgjengelig 4 .
M-Files : en smartere måte å administrere data på
M-Files er en neste generasjons intelligent informasjonsadministrasjonsplattform som hjelper bedrifter og enkeltpersoner å finne og bruke informasjon mer effektivt gjennom hele livssyklusen. Bygget med AI-aktivert teknologi, M-Files gjør det enkelt å administrere dokumenter, filer og poster fra opprettelse til arkivering eller sletting. Det er enklere å administrere oppbevaringspolitikk og sikre sensitive data M-Files , og automatiserte arbeidsflyter bidrar til å opprettholde datakvaliteten og redusere menneskelige feil. Kanskje mest imponerende, M-Files gir et enkelt grensesnitt der alle kan finne all informasjon som er viktig for dem – uansett hvor den bor i organisasjonen.
Slik fungerer det. I motsetning til tradisjonell dokument- eller dokumenthåndteringsteknologi , M-Files oppretter ikke et sentralt depot eller krever en kostbar og tidkrevende datamigrering. I stedet, M-Files bruker kunstig intelligens for å søke etter, identifisere og koble sammen alle dokumenter og informasjon på hver plattform og datalager, og analysere dem for å etablere deres verdi og kontekst. M-Files merker deretter hver fil med metadata som gjør det lettere å finne basert på hva den inneholder. Som et resultat trenger ansatte aldri å vite hvor en fil er lagret. I stedet kan de ganske enkelt skrive inn noen få ord om hva de leter etter M-Files søkefeltet og få kontakt med dokumentene deres på sekunder.
I tillegg til å gjøre informasjon lettere å finne, M-Files støtter datastyring ved å automatisere dokumentarbeidsflyter. Ved å automatisk administrere dokumenter gjennom hele livssyklusen, M-Files effektiviserer prosesser, forenkler overholdelse, minimerer menneskelige feil og øker effektiviteten samtidig som det sikrer at organisasjoner maksimerer verdien av dataene sine.
Funksjoner av M-Files plattform
De M-Files plattformen tilbyr alle verktøyene du trenger for å styre data mer effektivt.
Et samlet syn
Med M-Files , kan du se alt på ett sted. Fra dokumenter, e-post og analysedata til kundedetaljer, bestillingsnumre og prosjekter, vil du få en enhetlig oversikt over dataressurser, selv når de er lagret i forskjellige arkiver eller systemer.
Rask søk og gjenfinning
I en tid da mange arbeidere bruker opptil 30 % av dagen på å søke etter riktig informasjon, 5 M-Files lar arbeidere finne dokumentene de trenger i løpet av sekunder.
Mobil tilgang
Alt innhold koblet til M-Files kan nås med en mobil enhet, uansett hvilket system eller depot den bor i. Arbeidere kan gjennomgå, godkjenne og signere dokumenter direkte fra smarttelefoner eller nettbrett.
Ikke flere siloer
Ved å koble data i hele organisasjonen, M-Files bryter effektivt ned datasiloer, og optimaliserer måten organisasjoner bruker og får verdi fra informasjon.
Overlegen kontraktsstyring
M-Files ' kontraktsadministrasjonsprogramvare kan administrere kontrakter fra opprettelse til underskrift, automatisere prosessen med å gjennomgå, godkjenne og signere dokumenter.
Større sikkerhet
M-Files ' filbehandlingsteknologi beskytter dokumenter med kryptering på bedriftsnivå og dynamiske tilgangsrettigheter som sikrer at bare de rette personene har tilgang til et gitt dokument.
Automatiserte arbeidsflyter
M-Files automatiserer dokumentintensive prosesser for å effektivisere det daglige arbeidet, øke effektiviteten og gjøre det mulig for arbeidere å fokusere på oppgaver med høyere verdi.
Fordeler for den digitale arbeidsplassen
M-Files tilbyr en rekke fordeler for den digitale arbeidsplassen.
Enklere samarbeid
Datastyring krever synlighet og kontroll av data i hele organisasjonen. Men i mange bedrifter lever informasjon i siloer som er usammenhengende og ikke synlige mellom avdelingene. Ved å koble til data for å gi én enkelt visning av dokumenter uansett hvor de bor, M-Files eliminerer behovet for å mikroadministrere datastyring innenfor individuelle avdelinger, applikasjoner eller systemer.
Sikker informasjonsdeling
M-Files ' klientportalprogramvare gjør det mulig for organisasjoner å lage sikre klientportaler der kunder, partnere og leverandører kan få tilgang til all informasjonen de trenger 24/7. M-Files ' klientportaler kan enkelt tilpasses, merkes og personlig tilpasses individuelle kunders behov. Kunder kan bruke portalen sin for å få tilgang til dokumenter, prosesser, personer og samtaler som bidrar til å levere en overlegen kundeopplevelse.
Forbedret sikkerhet
M-Files bruker kryptering for å beskytte filer under overføring og hvile. Metadatadrevne brukertilgangsrettigheter sikrer at kun de rette personene har tilgang til dokumenter.
Fordelene ved datastyring med M-Files
Enklere datastyring
Datastyring krever synlighet og kontroll av data i hele organisasjonen. Men i mange bedrifter lever informasjon i siloer som er usammenhengende og ikke synlige mellom avdelingene. Ved å koble til data for å gi én enkelt visning av dokumenter uansett hvor de bor, M-Files eliminerer behovet for å mikroadministrere datastyring innenfor individuelle avdelinger, applikasjoner eller systemer.
Tam dataspredning
Etter hvert som mengden av informasjon øker, blir det vanskeligere å finne. Den gjennomsnittlige bedriften bruker ikke mindre enn fire innholdsstyringssystemer 6 , noe som gjør det vanskelig for ansatte å huske hvor ting er lagret når de søker etter dokumentene de trenger. For å bekjempe dette problemet, M-Files bruker en metadatadrevet tilnærming til dokumenthåndtering som gjør det enkelt å finne dokumenter hvor som helst i organisasjonen basert på informasjonen de inneholder i stedet for deres plassering.
Ikke mer duplisering
Dokumentduplisering er et mareritt for datastyring. Duplikater fører uunngåelig til feil, tapte muligheter og ineffektivitet ettersom arbeidere prøver å finne ut hvilken fil som er mest oppdatert. M-Files eliminerer problemet med duplikater ved å etablere en kopi for hvert dokument og gi en lenke som lar brukerne få tilgang til det for redigering, kommentarer, godkjenning og signatur. Endringer i et dokument registreres automatisk i historiske versjoner, og gir et fullstendig revisjonsspor av hvem som gjorde hva med et dokument og når.
Sentralisert dokumentlivssyklus
Når dokumenter beveger seg gjennom hele livssyklusen, M-Files endrer metadataene for å oppdatere dokumentstatus, utføre arbeidsflyter og sikre overholdelse av selskapets retningslinjer og regulatoriske krav.
Hvorfor velge M-Files ?
Tusenvis av organisasjoner i mer enn hundre land bruker M-Files å administrere informasjon og dokumenter mer effektivt. M-Files lar arbeidere raskt finne, få tilgang til og dele dokumentene de trenger uavhengig av hvor de er lagret, samtidig som de gir tilgang til bare de som skal ha det. Intelligente, automatiserte dokumentbaserte arbeidsflyter bidrar til å strømlinjeforme og forenkle rutineoppgaver slik at arbeiderne kan holde fokus på arbeid med høy effekt, og forbedre produktiviteten og arbeidstilfredsheten.
M-Files er en svært konfigurerbar plattform som enkelt kan tilpasses til spesifikke brukstilfeller. Integrasjoner og APIer betyr det M-Files kan brukes med vanlige applikasjoner og produktivitetspakker, slik at arbeidere kan dra nytte av kraften til M-Files mens de fortsetter å jobbe med favorittverktøyene deres. M-Files kan distribueres i skyen, i lokaler eller som en hybridløsning.
Hvordan M-Files muliggjør effektivitet for virksomheten din?
Raskere søk
Det du trenger, når du trenger det. Det er veien M-Files fungerer. Raskt, enkelt og intuitivt.
Kjennskap
Du kan bruke de daglige favorittverktøyene dine, for eksempel MS Teams eller Salesforce for å administrere dokumentene dine.
Enkelt samarbeid
Del innhold sikkert, og medforfatter dokumenter samtidig – uansett hvor du jobber.
Strømlinjeformet daglig arbeid
La M-Files foreslå koder for dokumentene dine og legg til arbeidsflyter for raskere behandling.
Se M-Files i aksjon
Å se er å tro. Planlegg en demo for å lære mer om forenklet søk, automatiske arbeidsflyter, intuitive brukergrensesnitt og innebygde integrasjoner med eksisterende applikasjoner og filsystemer.
