Dokumentkontroll
Saken for dokumentkontroll
Ettersom organisasjoner i økende grad omfavner digitale dokumenter, truer trusselen om datainnbrudd stor. Fra cyberangrep til ondsinnede lekkasjer, cybertrusler kan resultere i millioner av dollar i skader på åndsverk, forretningsmuligheter og selskapets omdømme.
Sammen med de nyeste brannmurene, deteksjon av skadelig programvare og antivirusprogramvare, er sterk dokumentkontroll og dokumentsikkerhetssystemer avgjørende for å beskytte viktig informasjon. Riktig dokumentkontrollprogramvare kan sikre at kun autoriserte brukere har tilgang til en fil, og hjelper til med å forhindre at sensitiv informasjon med vilje lekkes eller utilsiktet blir eksponert.
Som en ledende intelligent informasjonsadministrasjonsplattform, M-Files leverer en overlegen dokumentkontrollløsning som sikrer at informasjon er tilgjengelig for folk som trenger det – og utilgjengelig og usynlig for de som ikke gjør det.
Få tilgang til informasjonen du trenger umiddelbart
Fra opprettelse til avhending, se hvordan M-Files gir en smartere måte å administrere dokumenter, e-poster og alt innholdet på.
M-Files : et metadatadrevet informasjonsstyringssystem
M-Files er et neste generasjons intelligent styringssystem som forbedrer bedriftens ytelse og forbedrer risikostyringen ved å hjelpe arbeidere med å finne og bruke informasjon mer effektivt. I tillegg til å gjøre dokumenter lett tilgjengelige i løpet av sekunder, M-Files automatiserer dokumentintensive arbeidsflyter og bruker avanserte tillatelser og kryptering for å sikre at sensitive data forblir trygge og kontrollert.
Metadata er nøkkelen til effektiviteten av M-Files ' plattform. I stedet for å fokusere på hvor dokumentene er lagret, M-Files bruker metadata for å gi en rikere og mer fleksibel måte å organisere, dele, behandle og autorisere tilgang til innhold og informasjon. Et dokuments metadata inneholder et vell av informasjon om posten. Metadata kan inneholde en beskrivelse av innholdet – alt fra klientnavn og prosjektnummer til personen som opprettet den og hvilken type informasjon filen inneholder – samt info om hva som skal skje med filen videre og hvem som kan få tilgang til den.
Med et system som organiserer informasjon rundt metadata, trenger ikke brukere å bekymre seg for å huske hvor en fil ble lagret. I stedet kan de skrive inn litt beskrivelse av informasjonen de leter etter og få koblet til dokumentene sine i løpet av sekunder.
Hvordan metadata muliggjør overlegen dokumentkontroll
M-Files ' metadatadrevet system lar organisasjoner angi tilgangstillatelser for hele klasser av dokumenter og dataobjekter (elementer lagret i en M-Files hvelv) så vel som spesifikke dokumenter og til og med for forskjellige versjoner av samme dokument eller objekt. I tillegg kan spesifikke tilgangsnivåer tildeles forskjellige brukere eller defineres etter rolle, gruppe eller metadataegenskapen til dokumentet.
For eksempel kan arbeidsavtaler merkes med metadata som gjør informasjonen tilgjengelig for den ansatte, deres leder og HR-avdelingen – og ingen andre. Når det er endringer i ledelsen eller HR, vil bare endring av tillatelser gjøre alle relaterte dokumenter synlige for den nye veilederen.
Rollebasert dokumentkontroll gjør det mye enklere å administrere tilgang til sensitive dokumenter. Når et nytt teammedlem for eksempel blir tildelt en prosjektgruppe, vil de automatisk ha tilgang til alle dokumentene som er autorisert for den gruppen. Veiledere trenger ikke å mikroadministrere eller undersøke tillatelser for hvert av dusinene eller hundrevis av dokumenter relatert til prosjektet. På denne måten M-Files ' dokumentkontrollsystem gir eksterne brukere som partnere og kunder sikker tilgang til prosjektrelatert dokumentasjon, prosesser og arbeidsflyter.
M-Files ' fungerer også som en samsvarshåndteringsløsning i sterkt regulerte bransjer. M-Files håndhever konsekvent tilgang og dokumentkontroll i hele organisasjonen, og gir revisjonsspor for hver fil på forespørsel.
Funksjoner ved M-Files plattform
I tillegg til overlegne dokumentkontrollfunksjoner, M-Files tilbyr et omfattende sett med funksjoner som gjør administrasjon av informasjon enklere og mer effektiv.
Finn filer på sekunder med M-Files
Med M-Files , dokumenter er merket med hva de er og hvilken informasjon de inneholder, slik at brukere kan søke etter og finne ethvert dokument på sekunder.
Ingen flere datasiloer med M-Files
I stedet for å kreve at dokumenter flyttes til et sentralt sted, M-Files oppretter koblinger til dokumenter uansett hvor de bor – i nettverksfilmapper, SharePoint, Teams, CRM systemer, skylagring eller andre forretningssystemer eller lager. Resultatet er en enkelt, enhetlig visning av dokumenter i hele organisasjonen, uten en kostbar og tidkrevende migrering.
Automatiserte arbeidsflyter
M-Files bruker dokumentmetadata for å automatisk lede filer gjennom daglige arbeidsflyter, holde styr på oppgaver og prosesser og kommunisere med interessenter om nødvendige handlinger.
Enkel versjonskontroll
M-Files setter en stopper for versjonsmarerittet som finner sted når ansatte sender vedlegg frem og tilbake. M-Files lagrer én autoritativ kopi av hvert dokument og gir en lenke til det, slik at brukerne vet at de alltid jobber med den nyeste versjonen.
Fleksibel tilgang
M-Files er tilgjengelig for en skrivebords-, nett- eller mobilklient, slik at brukere kan få tilgang til filer fra hvor som helst, når som helst, på hvilken som helst enhet.
Strømlinjeformet samarbeid
Brukere kan samtidig redigere, kommentere eller kommentere dokumenter M-Files .
Hvordan minimere risiko med M-Files
I tillegg til dokumentkontroll, M-Files '-plattformen tilbyr andre risikostyringsløsninger som kan beskytte en organisasjon og dens informasjon mot trusler, risiko og juridisk ansvar.
Hvorfor velge M-Files ?
M-Files brukes av tusenvis av selskaper i mer enn 100 land for å bedre administrere informasjon og dokumentere arbeidsflyter. Ved å koble innhold gjennom en organisasjon og tilby intelligente automatiseringsverktøy, M-Files øker produktiviteten til kunnskapsarbeidere, muliggjør forretningskontinuitet, øker samarbeidet og sikrer en sømløs digital opplevelse.
En rekke standardintegrasjoner med bransjeapplikasjoner og systemer gjør det enkelt å integrere M-Files inn i en eksisterende teknologistabel. Arbeidere kan fortsette å bruke sine favorittverktøy som f.eks Microsoft Lag og Google Workspace for å få tilgang til dokumenter via M-Files plattform. Som en sky-klar løsning, M-Files kan distribueres i skyen, i lokaler eller som en hybridløsning. Og som en svært konfigurerbar plattform, M-Files kan enkelt tilpasses de spesifikke behovene til ethvert bruksområde eller forretningsbehov.
Hvordan M-Files Aktiverer effektivitet for virksomheten din
Raskere søk
Det du trenger, når du trenger det. Det er veien M-Files fungerer. Raskt, enkelt og intuitivt.
Kjennskap
Du kan bruke de daglige favorittverktøyene dine, for eksempel MS Teams eller Salesforce for å administrere dokumentene dine.
Enkelt samarbeid
Del innhold sikkert, og medforfatter dokumenter samtidig – uansett hvor du jobber.
Strømlinjeformet daglig arbeid
La M-Files foreslå koder for dokumentene dine og legg til arbeidsflyter for raskere behandling.
Se M-Files In Action
Å se er å tro. Planlegg en demo for å lære mer om forenklet søk, automatiske arbeidsflyter, intuitive brukergrensesnitt og innebygde integrasjoner med eksisterende applikasjoner og filsystemer.
