Dokumentlivssyklus
Om dokumentlivssyklus
La oss dykke inn i den fascinerende verden av dokumentlivssykluser og hvordan M-Files håndterer dem.
Bedrifters ytelse i dag er drevet av data og dokumenter. Fra e-post og kontrakter til analyserapporter og prosjektplaner, dokumenter støtter kommunikasjon, samarbeid og fri flyt av informasjon som gjør det mulig for virksomheter å komme videre.
Ettersom dokumenter og digital informasjon har tatt en større rolle i virksomheten, har dokumentlivssyklusstyring også blitt stadig viktigere. En dokumentlivssyklus er stadiene et dokument går gjennom fra opprettelse og kategorisering til lagring og deling, til arkivering eller destruksjon.
Overlegen dokumenthåndteringsprogramvare kan hjelpe bedrifter med å administrere dokumentets livssyklus for å trekke ut større verdi fra dokumenter, øke effektiviteten og produktiviteten og redusere kostnadene ved å administrere raskt voksende datavolumer. Teamene dine kan automatisere forhåndsdefinerte dokumentadministrasjonsarbeidsflyter og administrere bedriftens dokumentlivssyklus.
Få tilgang til informasjonen du trenger umiddelbart
Fra opprettelse til avhending, se hvordan M-Files gir en smartere måte å administrere dokumenter, e-poster og alt innholdet på.
Utfordringer ved Document Lifecycle Management
Bedrifter som ønsker å administrere en dokumentlivssyklus mer effektivt møter en rekke kritiske utfordringer.
Volum av informasjon
Datavolumer i virksomheter rundt om i verden skyter i været. For å unngå å overvelde arbeidere med data og for å minimere de høye kostnadene ved å lagre store mengder informasjon, må bedrifter bruke strategier for dokumentlivssyklus som eliminerer overflødige, foreldede, trivielle eller unødvendige data fra lagring.
Kompleksiteten ved å administrere dokumenter
Dokumenter i dag lages av og lagres i en svimlende rekke applikasjoner, systemer og plattformer. Bare å finne det riktige dokumentet i dag kan forbruke 30 % til 50 % av en arbeiders dag 1 . For å hente inn denne tapte tiden, må bedrifter bruke strategier for livssyklusstyring som gjør dokumenter enkle å finne i løpet av sekunder og som forhindrer datasiloer fra å gjøre dokumenter utilgjengelige.
Manuelle, feilutsatte prosesser
En betydelig del av enhver dokumentlivssyklus involverer samarbeid. En rekke arbeidere kan være involvert i å skrive, redigere, gjennomgå, kommentere og godkjenne dokumenter. Når den håndteres manuelt, kan denne prosessen skape betydelige flaskehalser som setter produktiviteten i fare og skaper tapte muligheter. Løsninger som automatiserer arbeidsflyter kan bidra til å sikre at dokumenter behandles nøyaktig og effektivt, og at bedriftens retningslinjer og myndighetskrav oppfylles.
Dårlig versjonskontroll
Gjennom hele dokumentets livssyklus må organisasjoner anstrenge seg for å sikre at ansatte vet hvilket dokument som er den nyeste, mest oppdaterte og autoritative versjonen. Versjonskontroll kan være et mareritt når ansatte tyr til å sende e-postvedlegg frem og tilbake. Effektiv dokumentlivssyklusadministrasjon må gjøre det enkelt å kontrollere hvordan dokumenter får tilgang til og redigeres.
M-Files : En smartere måte å administrere livssyklusen til informasjon
M-Files bruker kunstig intelligens og maskinlæring for å hjelpe bedrifter med å administrere, bruke, organisere og sikre dokumenter mer effektivt. De M-Files intelligent informasjonsadministrasjonsplattform forenkler dokumentlivssyklusadministrasjon på flere viktige måter.
En enkelt visning av dokumenter
M-Files bruker metadata til å organisere og koble dokumenter uten å flytte dem. Det gir en enhetlig oversikt over all informasjon, slik at brukere kan søke etter nøkkelord og umiddelbart finne de relevante dokumentene, uansett hvor de er lagret. Metadata-tagger hjelper til med å identifisere nøkkeldetaljer som dokumentets formål, skaper og neste trinn, og effektiviserer søkeprosessen.
Strømlinjeformet samarbeid
For å gjøre det mulig for flere brukere å være medforfatter, redigere, gjennomgå eller godkjenne dokumenter, M-Files oppretter en enkelt kopi av dokumentet og gir en lenke som enhver autorisert bruker kan få tilgang til det. Flere brukere kan redigere eller kommentere dokumentet samtidig, og alle endringer lagres i historiske versjoner som gjør det enkelt å rulle tilbake til tidligere innhold ved behov.
Automatiserte arbeidsflyter
M-Files automatiserer dokumentintensive prosesser med tilpassede arbeidsflyter som flytter dokumenter gjennom hver fase av livssyklusen nøyaktig og effektivt. Metadata leder hvert dokument til neste trinn og muliggjør automatiske varsler og varsler til enkeltpersoner når handling på et dokument er nødvendig.
Oversikt over M-Files Plattform
M-Files er en dokumentadministrasjonsplattform utviklet for å hjelpe kunnskapsarbeidere med å automatisere prosessene sine og arbeide mer effektivt. Det tilbyr en metadatadrevet tilnærming til dokumenthåndtering, noe som betyr at dokumenter er organisert basert på innhold og kontekst i stedet for bare plassering. Nøkkelfunksjoner inkluderer:
- Dokumentoppretting og -administrasjon : Effektiviserer opprettelse, lagring og henting av dokumenter.
- Arbeidsflytautomatisering : Automatiserer dokumentsentriske arbeidsflyter, og forbedrer prosesseffektivitet og nøyaktighet.
- Eksternt samarbeid : Tilrettelegger for sikker deling og samarbeid med eksterne partnere.
- Enterprise Search : Gir kraftige søkefunksjoner for raskt å finne relevante dokumenter.
- Sikkerhet og samsvar : Sikrer at dokumenter administreres i samsvar med regulatoriske krav og inkluderer et omfattende revisjonsspor.
M-Files integreres med eksisterende applikasjoner og filsystemer, noe som gjør det enklere for bedrifter å ta i bruk og utnytte dens evner.
Automatisering: Nøkkelen til dokumentlivssyklusadministrasjon
Effektiv dokumentlivssyklusadministrasjon er avhengig av automatisering, og M-Files tilbyr den beste teknologien for å automatisere arbeidsflyter.
Arbeidsflytautomatisering i M-Files er basert på metadata som spesifiserer dokumentets livssyklus og status for hvert trinn. Med denne informasjonen, M-Files leder automatisk hvert dokument til riktig arbeidsflytstadium, og oppdaterer metadata etter hvert som hver fase er fullført.
Med M-Files , kan du lage tilpassede arbeidsflyter for å passe spesifikke behov og tildele oppgaver til kolleger. M-Files vil automatisk følge opp, utstede varsler og varsler og kontrollere at arbeidsflytene fortsetter i riktig tempo. Integrasjon med vanlig eSignatur-teknologi lar brukere signere dokumenter fra hvor som helst ved hjelp av en mobiltelefon eller nettbrett, slik at arbeidsflytene fortsetter i tide.
Hvordan M-Files Aktiverer effektivitet for virksomheten din
Raskere søk
Det du trenger, når du trenger det. Det er veien M-Files fungerer. Raskt, enkelt og intuitivt.
Kjennskap
Du kan bruke de daglige favorittverktøyene dine, for eksempel MS Teams eller Salesforce for å administrere dokumentene dine.
Enkelt samarbeid
Del innhold sikkert, og medforfatter dokumenter samtidig – uansett hvor du jobber.
Strømlinjeformet daglig arbeid
La M-Files foreslå koder for dokumentene dine og legg til arbeidsflyter for raskere behandling.
Hvordan er det sammenlignet med andre DMS for å administrere dokumentlivssyklusen?
Administrering av livssyklusen til dokumenter er avgjørende for virksomhetens ytelse. I dagens datadrevne landskap spiller dokumenter en sentral rolle – fra e-poster og kontrakter til analyserapporter og prosjektplaner. Dokumentets livssyklus omfatter de ulike stadiene et dokument går gjennom, fra opprettelse og kategorisering, hele veien til lagring, deling og til slutt arkivering eller destruksjon.
Med M-Files plattform, kan kunnskapsarbeidere finne informasjon raskere, jobbe smartere og oppnå mer. M-Files har en innovativ metadatadrevet arkitektur, innebygd arbeidsflytmotor og avansert kunstig intelligens. Dette gjør det mulig for kundene å eliminere informasjonskaos, forbedre prosesseffektiviteten og automatisere sikkerhet og samsvar.
M-Files skiller seg ut i dokumenthåndteringsområdet på grunn av sin unike metadatadrevne tilnærming, som organiserer dokumenter basert på innhold og kontekst i stedet for bare plassering.
- Dyp integrasjon med Microsoft Kontor og annet Microsoft produkter, robuste samarbeidsfunksjoner og omfattende tilpasningsmuligheter.
- Utmerket for å administrere PDF-er, sterke e-signaturfunksjoner og sømløs integrasjon med Adobe Creative Cloud.
- Sterk automatisering av arbeidsflyt, god integrasjon med ulike forretningsapplikasjoner, og brukervennlig grensesnitt.
- Rimelig, enkel å bruke og bra for små bedrifter.
Se M-Files In Action
Å se er å tro. Planlegg en demo for å lære mer om forenklet søk, automatiske arbeidsflyter, intuitive brukergrensesnitt og innebygde integrasjoner med eksisterende applikasjoner og filsystemer.
