Automatiser arbeidsflyt for dokumentadministrasjon
Optimaliser dokumentarbeidsflyten
Dokumenter spiller en avgjørende rolle i alle aspekter av forretningsdrift, fra forskning og forslag til kontrakter og fakturaer. Måten en organisasjon håndterer dokumenthåndteringsarbeidsflyten på kan enten fremskynde prosesser og forbedre forretningsytelsen eller skape hindringer som hindrer produktivitet og konkurranseevne. Mange organisasjoner har problemer med arbeidsflyten for dokumenthåndtering, inkludert feilhåndtering av dokumenter og problemer knyttet til sikkerhet og samsvar. En ineffektiv arbeidsflyt kan ha en negativ innvirkning på effektivitet, kunderelasjoner og generell forretningsfremgang. M-Files kan gi bistand på dette området.
Med sin skybaserte dokumentadministrasjonsprogramvare (DMS ), M-Files lar deg automatisere og tilpasse arbeidsflyter, og sikre at dokumenter sendes til rett person til rett tid, og maksimere effektiviteten.
Forbedret sikkerhet i dokumentdeling
M-Files gir sikkerhet på bedriftsnivå med streng kontroll over hvem som har tilgang til en fil, og garanterer sikkerheten og personvernet til dokumenter og data.
Fremskynd tiden din til verdi
Dokumenthåndteringsarbeidsflyten innebærer overføring av informasjon mellom ansatte på ulike stadier av en forretningsprosess. Ved hvert trinn kan det hende et dokument må opprettes, redigeres, gjennomgås, kommenteres, verifiseres for nøyaktighet, godkjennes eller signeres. Med M-Files ' skybasert dokumentadministrasjonsprogramvare (DMS), kan du automatisere og tilpasse arbeidsflyter for å sikre effektiv dokumentflyt til rett person til rett tid.
Feilhåndtering
Menneskelige feil resulterer ofte i manglende evne til å finne dokumenter, feil informasjon dupliseres på flere dokumenter eller dokumenter som ikke følger riktig arbeidsflyt.
Versjonsproblemer
Når arbeidere samarbeider ved å sende dokumenter frem og tilbake på e-post, er resultatet flere kopier av et dokument som er knyttet til lange, tungvinte e-posttråder. I disse situasjonene er det vanskelig å være sikker på at rett person har den riktige versjonen til slutt.
Mislykkede søk
Kunnskapsarbeidere kan bruke opptil 30 % av dagen på å søke etter dokumenter de trenger for å utføre en bestemt arbeidsflyt 1 .
Mangel på fjerntilgang
Ettersom arbeidsstyrker blir mer mobile og flere ansatte jobber hjemmefra, kan mangel på ekstern tilgang til dokumenter redusere arbeidsflyten og begrense produktiviteten.
Gjør filer tilgjengelige hvor som helst
Å få godkjenninger og signaturer personlig på papirkopier av dokumenter er usedvanlig kostbart og tidkrevende.
Sikkerhets- og samsvarsproblemer
Med et økende antall ansatte som bruker sine egne enheter for å utføre arbeidsflyter, blir dokumenter og virksomheter utsatt for langt flere sikkerhetsproblemer og overholdelsesproblemer.
Optimaliser dokumentarbeidsflyten
Effektivt kundesamarbeid
M-Files ' Metadata-tagger letter også automatisering av dokumentadministrasjonsarbeidsflyter og forbedrer forretningsprosessstyring (BPM). Metadata leder dokumenter gjennom hvert arbeidsflyttrinn, og oppdateres automatisk etter hvert som de går fra utkast til redigering, gjennomgang, kommentering, godkjenning eller signering.
Sømløs leverandør papirarbeid
De M-Files Arbeidsflytmotor er en brukervennlig applikasjon som lar deg lage tilpassede arbeidsflyter basert på spesifikke forretningsprosesser. M-Files arbeidsflyter kan tildele oppgaver til kolleger, følge opp automatisk, utstede påminnelser og sikre at hvert arbeidsflyttrinn blir utført i henhold til selskapets retningslinjer eller regulatoriske krav.
Forbedret sikkerhet i dokumentdeling
M-Files gir sikkerhet på bedriftsnivå med streng kontroll over hvem som kan få tilgang til filer, og garanterer sikkerheten og personvernet til dokumenter og data. Dette robuste sikkerhetsrammeverket sikrer at sensitiv informasjon forblir beskyttet gjennom hele dokumentadministrasjonsarbeidsflyten.
Fordeler med automatisering av arbeidsflyten for dokumenthåndtering
Med M-Files ' dokumentadministrasjonsverktøy og BPM-programvare, er fordelene med automatiserte dokumentarbeidsflyter store.
Eliminer menneskelige feil
Automatisering av arbeidsflyt sikrer at rutinemessige forretningsprosesser utføres konsekvent og nøyaktig hver gang.
Sørg for overholdelse av forskrifter
M-Files gir et fullstendig revisjonsspor og elektroniske signaturer for å møte regulatoriske krav som FDA 21 CFR Part 11 .
Konfigurer arbeidsflyter etter dine behov
M-Files tilbyr tilpassbare metadataattributter som "tildelt til", "frist" og "oppgave fullført" for å passe spesifikke arbeidsflytbehov.
Forenkle arbeidsflytkommunikasjon
Deltakerne i spesifikke arbeidsflyter varsles via e-post på hvert trinn av alle arbeidsflyter de er en del av.
Arbeid med dine foretrukne verktøy
De M-Files mobilappen lar eksterne ansatte administrere arbeidsflyter og få godkjenninger effektivt, selv med elektroniske signaturer.
Funksjoner som muliggjør digitale forretningsprosesser
Støtte for den papirløse arbeidsplassen
M-Files ' dokumentskanningsteknologi konverterer papirdokumenter til digitale filer som kan lagres, søkes, organiseres, administreres og hentes raskt, enkelt og pålitelig.
Eliminer menneskelige feil, skrivefeil og feil
M-Files fanger opp informasjon fra andre systemer som ordrenummer og kundedetaljer og fullfører metadata for dokumenter før de skyves gjennom deres prosesser og arbeidsflyter.
Automatiske varsler
M-Files kan automatisk levere varsler basert på spesifikke hendelser som utløpsdatoer og frister. M-Files vil også tildele oppgaver til teammedlemmer når deres innspill er nødvendig.
Beskytt dokumenter mot uautorisert tilgang
M-Files ' dynamiske tillatelser lar deg kontrollere hvem som får tilgang til dokumenter og informasjon i alle trinn i en arbeidsflyt.
Riktig arbeidsflyt for hvert dokument
Når et nytt dokument opprettes, M-Files merker den basert på innholdet slik at den umiddelbart kan gå inn i riktig arbeidsflyt.
Hvordan M-Files Aktiverer effektivitet for virksomheten din
Raskere søk
Det du trenger, når du trenger det. Det er veien M-Files fungerer. Raskt, enkelt og intuitivt.
Kjennskap
Du kan bruke de daglige favorittverktøyene dine, for eksempel MS Teams eller Salesforce for å administrere dokumentene dine.
Enkelt samarbeid
Del innhold sikkert, og medforfatter dokumenter samtidig – uansett hvor du jobber.
Strømlinjeformet daglig arbeid
La M-Files foreslå koder for dokumentene dine og legg til arbeidsflyter for raskere behandling.
Om M-Files
M-Files er en AI-drevet intelligent informasjonshåndteringsløsning som sikrer at riktig informasjon når de rette personene til rett tid. I motsetning til tradisjonelle dokumenthåndteringssystemer for bedrifter, M-Files eliminerer informasjonssiloer ved å forene data på tvers av organisasjonen uten å endre eksisterende systemer eller prosesser. I stedet for kostbare migrasjoner til et sentralisert sted, M-Files bruker AI for å identifisere og koble dokumenter på tvers av ulike systemer, depoter, lokasjoner og enheter. Metadata-tagger gir kontekst, noe som gjør det enkelt å finne dokumenter ved behov.
Se M-Files i aksjon
Å se er å tro. Planlegg en demo for å lære mer om forenklet søk, automatiske arbeidsflyter, intuitive brukergrensesnitt og innebygde integrasjoner med eksisterende applikasjoner og filsystemer.
