Dokumenthåndtering
Forbedre dokumenthåndtering med M-Files
Hver dag genererer den gjennomsnittlige organisasjonen en enorm mengde data og dokumenter. Det er en stor utfordring å bare holde styr på så mye informasjon, enn si å bruke den til å drive virksomhetens ytelse.
Uten et overlegent dokumenthåndteringssystem for bedriften vil den gjennomsnittlige ansatte bruke nesten en tredjedel av arbeidsdagen sin på å søke etter informasjonen de trenger 1 . Og på grunn av informasjonshåndteringsutfordringer er mer enn halvparten av informasjonen som er lagret på bedriftssystemer utilgjengelig eller ubrukt.
M-Files gir ledende dokumenthåndteringsteknologi som gir ansatte umiddelbar tilgang til ethvert dokument hvor som helst. Ved å bringe orden i prosessen med å lagre, hente og administrere dokumenter, M-Files bidrar til å forbedre ytelsen, øke effektiviteten og forbedre samarbeidet i hele organisasjonen.
Få tilgang til informasjonen du trenger umiddelbart
Fra opprettelse til avhending, se hvordan M-Files gir en smartere måte å administrere dokumenter, e-poster og alt innholdet på.
Hvordan overlegen dokumenthåndtering transformerer arbeidsflyter
Når du jobber med et flott dokumenthåndteringssystem, er det enkelt å finne informasjonen du trenger. I stedet for å bruke 15 minutter på å søke etter det riktige dokumentet og sørge for at du har den nyeste versjonen, kan du finne og åpne det riktige dokumentet på sekunder og begynne å jobbe med det umiddelbart. Når du multipliserer disse 15 minuttene med alle dokumentene som ansatte jobber med dag etter dag, kan kostnadsbesparelsene og effektivitetsøkningene være betydelige.
Overlegen dokumenthåndteringsteknologi gjør mye mer enn å forenkle søk og gjenfinning. Med et ledende system som M-Files , kan du:
Forbedre samarbeidet med kolleger og partnere
Et dokumenthåndteringssystem av høy kvalitet gjør det enkelt å dele filer internt og eksternt, slik at flere personer kan gi bidrag uten å skape versjonshodepine. Et overlegent system forenkler alle trinnene som er involvert i redigering, gjennomgang og godkjenning av dokumenter, og sørger for at de riktige personene får riktig versjon til rett tid.
Hold dokumenter sikre
Med sentral kontroll og synlighet av dokumenter i hele organisasjonen, kan du lettere ta de nødvendige trinnene for å beskytte dem og holde sensitive data unna nettkriminelle hender.
Sikre og demonstrere samsvar
Mange bransjer har strenge regler for hvordan data og dokumenter brukes, åpnes og lagres. Med en sterk dokumenthåndteringsløsning kan du automatisere mange overholdelsesaktiviteter og enkelt demonstrere overholdelse av regelverk når det er nødvendig.
Dokumenthåndtering med M-Files
M-Files ' AI-drevet intelligent informasjonsadministrasjonsløsning gjør det enkelt å levere riktig informasjon til de riktige personene når de trenger det, samtidig som de opprettholder full kontroll og sikrer overholdelse av store mengder bedriftsdokumenter. I stedet for å migrere dokumenter til ett enkelt depot – en kostbar og kompleks oppgave – M-Files kobler sammen systemer, data og innhold i hele organisasjonen, bryter ned datasiloer uten å forstyrre eksisterende systemer og prosesser. Med digital dokumenthåndteringsteknologi fra M-Files , kan du lagre og få tilgang til relevant informasjon hvor som helst, i hvilket som helst format, når som helst, ganske enkelt ved å vite hva du leter etter i stedet for å bekymre deg for hvor den befinner seg.
Slik fungerer det
Merk filen
Når du lagrer en fil for første gang, M-Files lar deg merke et dokument med metadata basert på innholdet. Det kan for eksempel inkludere navnet på en kunde, et prosjektnummer, datoen for opprettelse eller typen innhold i dokumentet.
La M-Files lagre det
Etter at du har gitt den grunnleggende informasjonen, M-Files tar seg av å lagre og beskytte den, koordinere versjoner, sikre overholdelse og administrere oppbevaring. Du trenger aldri å bekymre deg for hvor filen er plassert.
Hent den
For å hente den, skriv bare inn M-Files søkefeltet det du leter etter og finn det riktige dokumentet med bare noen få klikk.
M-Files muliggjør alt fra enkel dokumenthåndtering til sofistikerte, automatiserte arbeidsflyter som støtter forretningskritiske prosesser. Teknologien vår hjelper deg med å holde oversikt over oppgaver og prosesser som automatiserer det daglige arbeidet, og du kan enkelt følge juridiske krav og bedriftsretningslinjer mens du lar M-Files håndtere revisjonssporet.
Funksjoner av M-Files ' teknologi
Automatisert versjonskontroll
Når du oppdaterer et dokument, M-Files lagrer automatisk en historisk kopi av filen slik at du enkelt kan rulle tilbake til en tidligere versjon.
Støtte for alle dokumenter
Administrer alle typer filer og data med M-Files , fra regneark og dokumenter til presentasjoner, e-post og mer.
Når som helst, hvor som helst tilgang
Få tilgang til filer med hvilken som helst enhet. M-Files kan til og med nås offline når du ikke har Internett-tilkobling.
Enkel å bruke
Virtuelle mapper gir en brukeropplevelse som umiddelbart er kjent, mens skrivebords-, nett- eller mobilklienter lar brukere få tilgang til dokumentene sine fra deres foretrukne enheter.
Forenklet samarbeid
Brukere kan redigere, kommentere og kommentere dokumenter samtidig.
Sterk sikkerhet
M-Files krypterer dataene dine og lar deg etablere tillatelser som tillater tilgang basert på rolle, gruppe, prosjekt, dokumenttype og andre kriterier.
Forbedre kundeforhold med bedre dokumenthåndtering
Fra forslag og kontrakter til korrespondanse og rapporter produserer hvert kundeforhold massevis av filer. M-Files dokumenthåndteringsteknologi gjør det enkelt å organisere, beskytte og samarbeide om alt klientrelatert materiale, noe som beviser for kundene dine at dataene deres er trygge i dine hender.
En enkelt utsikt
Eliminer servicelinjedatasiloer og få ett enkelt referansepunkt for alle klientdokumenter.
Strømlinjeformede oppgaver
Standardiser og automatiser kundekontaktpunkter som onboarding, kontraktsadministrasjon og overholdelseskrav.
Beskytt sensitiv informasjon
M-Files krypterer hvert dokument og beskytter det med fleksible tilgangstillatelser.
Enklere kontraktshåndtering
Fra første utkast til avmelding og arkivering, M-Files kan håndtere alle trinn i kontraktsprosessen.
Kjente verktøy
M-Files integreres enkelt med populære produktivitetsverktøy som Outlook , Gmail og Salesforce, som lar dine ansatte og klienter få tilgang til dokumenter med deres foretrukne teknologi.
Hvorfor kunder elsker M-Files
M-Files gir verdens ledende kunnskapsarbeidsbedrifter verktøy som driver ytelse i en digital, arbeid-fra-hvor som helst verden. Vår intelligente informasjonsadministrasjonsplattform automatiserer kritiske forretningsprosesser samtidig som den holder informasjonen sikker og kontrollert til enhver tid.
Vår teknologi er depotnøytral. Den integreres enkelt med andre systemer for å koble sammen dokumenter og informasjon i hele organisasjonen – uten å kreve datamigrering. Ved å automatisere og effektivisere informasjonshåndtering, gjør vi det mulig for kundene våre å slutte å bekymre seg for lagring og beskyttelse av data og i stedet fokusere på sin kjernevirksomhet.
M-Files kan fungere som BPM-programvare, og hjelper til med å automatisere, strømlinjeforme og avgrense dokumentintensive arbeidsflyter. M-Files brukes ofte som juridisk eller regnskapsmessig dokumenthåndteringsteknologi, og bidrar til å bringe orden i de mest dokumentintensive bransjene.
M-Files kan distribueres som et skydokumenthåndteringssystem, på stedet eller som en hybridløsning som optimerer skybasert samarbeid med investeringer i lokal arkitektur. Og ved å gi arbeidere tilgang til dokumenter med nett- eller mobilklienter, M-Files støtter trenden mot fjerntliggende og hjemmebaserte arbeidsstyrker.
Hvordan M-Files muliggjør effektivitet for virksomheten din?
Raskere søk
Det du trenger, når du trenger det. Det er veien M-Files fungerer. Raskt, enkelt og intuitivt.
Kjennskap
Du kan bruke de daglige favorittverktøyene dine, for eksempel MS Teams eller Salesforce for å administrere dokumentene dine.
Enkelt samarbeid
Del innhold sikkert, og medforfatter dokumenter samtidig – uansett hvor du jobber.
Strømlinjeformet daglig arbeid
La M-Files foreslå koder for dokumentene dine og legg til arbeidsflyter for raskere behandling.
Se M-Files i aksjon
Å se er å tro. Planlegg en demo for å lære mer om forenklet søk, automatiske arbeidsflyter, intuitive brukergrensesnitt og innebygde integrasjoner med eksisterende applikasjoner og filsystemer.
