Enterprise Document Management
Koble dataene dine med Enterprise Document Management Software
Informasjon er avgjørende for alle nivåer av virksomhet i dag, og selskaper som bruker informasjon mest effektivt kan forvente et konkurransefortrinn. Men i de fleste organisasjoner er viktige data og dokumenter distribuert på tvers av mange forskjellige og frakoblede forretningssystemer og datalagre. Resultatet av dette kaoset er todelt: arbeidere kaster bort altfor mye tid på å søke etter riktig informasjon, og bedrifter mislykkes ofte i å effektivt bruke data for å bringe virksomheten videre.
Et overlegent dokumenthåndteringssystem for bedrifter som M-Files kan hjelpe. Ved å koble data og informasjon på tvers av hver plattform og depot for å levere én enkelt visning av dokumenter, M-Files ' dokumentadministrasjonsverktøy gjør det enkelt å se, finne og bruke riktig informasjon til rett tid for å oppnå bedre forretningsresultater.
Få tilgang til informasjonen du trenger umiddelbart
Fra opprettelse til avhending, se hvordan M-Files gir en smartere måte å administrere dokumenter, e-poster og alt innholdet på.
Risikoen for frakoblede data
Bedrifter trenger rask tilgang til sanntidsinformasjon og historisk informasjon for å ta smartere og raskere beslutninger. Men å administrere data og dokumenter i dag har blitt en forretningskritisk utfordring.
Den store mengden data som opprettes daglig, kan lett overvelde et dårligere dokumenthåndteringssystem. Hver annen dag skaper verden like mye informasjon som ble skapt fra sivilisasjonens begynnelse frem til 2003 (Eric Schmidt). Og volumet av data produsert av bedrifter forventes å vokse eksponentielt, og nå 163 ZB innen 2025 1 .
I tillegg til å håndtere et knusende volum av data, mangler de fleste organisasjoner et enkelt system for å administrere, organisere, lagre og sikre dem. Faktisk bruker mer enn halvparten av organisasjonene i dag fire eller flere innholdsstyringssystemer (CMS), og likevel forblir flertallet av dataene deres utenfor disse CMS-verktøyene 2 . For å finne informasjonen de trenger, må arbeidere ofte søke etter viktig informasjon som kan finnes i e-post- eller nettverksfilmapper på ulike forretningsapplikasjoner, plattformer og enheter. Og fordi filer er vanskelige å finne, blir dokumenter ofte duplisert eller reprodusert til en betydelig kostnad for produktiviteten. Uten en enkelt visning av kritisk innhold, står organisasjoner overfor betydelige overholdelses- og sikkerhetsrisikoer samtidig som de mangler muligheten til å dra nytte av datainvesteringene sine.
For å forbli konkurransedyktige trenger organisasjoner et dokumenthåndteringssystem for bedrifter som eliminerer datasiloer og gir én enkelt visning av informasjon på tvers av alle systemer og depoter. Det er der M-Files kan hjelpe.
M-Files Forenkler Enterprise Document Management
M-Files er en skybasert intelligent informasjonsadministrasjonsplattform som enkelt løser utfordringene med å administrere store mengder data og dokumenter. I motsetning til tradisjonelle dokumenthåndteringsløsninger for bedrifter, M-Files krever ikke at dokumenter migreres til et sentralt depot – et kostbart og tidkrevende prosjekt. I stedet, M-Files bryter ned informasjonssiloer ved å forene systemer, data og innhold i hele organisasjonen uten å endre eksisterende systemer eller prosesser. Vår AI-drevne teknologi søker etter og analyserer hvert dokument for å plassere det i kontekst, ved å bruke metadata-tagger som gjør det enkelt å finne et dokument ved ganske enkelt å søke etter hva det er eller hva det inneholder i stedet for hvor det er plassert. M-Files gjør det mulig for bedrifter å levere rett informasjon til de rette personene akkurat i det øyeblikket de trenger den, og å automatisere informasjonsdrevne forretningsprosesser som bidrar til å oppnå overlegen produktivitet og forretningsytelse.
Alt på ett sted
M-Files gir én enkelt visning av informasjon som gjør det enkelt å finne dokumenter, e-post, kundedetaljer, prosjektinformasjon og kontrakter, selv om de er lagret i forskjellige arkiver eller systemer.
Fullstendig kontekst
Med M-Files , kan du enkelt se det fullstendige bildet av et hvilket som helst emne du velger. Du kan for eksempel søke etter alle kontrakter som utløper neste måned, all korrespondanse med en gitt kunde eller alle dokumenter for et spesifikt prosjekt, selv om denne informasjonen finnes i forskjellige systemer i hele organisasjonen.
Automatisk dokumenthåndtering
Teknologien vår administrerer automatisk hele dokumentets livssyklus, og sikrer at dokumentene går gjennom spesifikke arbeidsflyter, følger passende oppbevaringspolicyer og bare er tilgjengelig for de som har de riktige tillatelsene.
Rask søk og gjenfinning
For å finne informasjon trenger du bare skrive inn det du leter etter i M-Files søkefeltet, og du kan koble til innholdet ditt med et par klikk.
Ingen flere duplikater eller flere versjoner
M-Files lagrer bare én kopi av hvert dokument, så det du ser er alltid den nyeste versjonen.
Støtte for digital transformasjon
Ved å tilby en enkel måte å digitalisere dokumenter på, M-Files muliggjør overgangen til et papirløst dokumenthåndteringssystem som kan bidra til å oppnå betydelige kostnadsbesparelser, akselerere dokumentarbeidsflyter og gi arbeidere hvor som helst og når som helst tilgang til hvert dokument de trenger.
Automatiser forretningsprosesser og dokumentarbeidsflyt
M-Files gjør forretningsprosessautomatisering enkel. I M-Files Arbeidsflytmotor, du kan enkelt lage dine egne arbeidsflyter som passer dine behov. Fra å tildele oppgaver til kolleger til automatisk flytting av dokumenter gjennom prosessen med å få godkjenninger og signaturer, M-Files lar deg sette opp prosjekt- eller prosessarbeidsflyter basert på manuelle prosesser. Metadata-tagger styrer arbeidsflyten i alle trinn og oppdateres automatisk etter hvert som dokumentet går fra utkast til anmeldelser, kommentarer og godkjenninger.
M-Files ' arbeidsflytautomatisering kan hjelpe regulerte virksomheter med å administrere læringskrav. Det kan forenkle juridisk dokumenthåndtering betydelig, og sikre at håndteringen av hver fil overholder juridiske retningslinjer og samsvarskrav. Og med M-Files ' elektroniske signeringsfunksjoner, kan du fremskynde signeringsprosessen ved å la hvem som helst signere et dokument hvor som helst i verden på hvilken som helst enhet på en sikker og kontrollerbar måte.
Hvordan M-Files Gir deg kontroll over dataene dine
I tillegg til å gi raskere og enklere tilgang til informasjonen din, M-Files Enterprise Document Management gir deg også større kontroll over dokumentene dine.
Hvorfor velge M-Files ' Enterprise Document Management?
Selskaper elsker M-Files fordi den gir tilgang hvor som helst og når som helst til relevant, aktuell og nøyaktig informasjon – uansett hvor den er lagret eller i hvilket format. Ved å koble sammen data i hele organisasjonen og tilby én enkelt visning som omfatter dokumenter lagret på forskjellige steder, M-Files gjør det enkelt å levere rett informasjon til de rette personene til rett tid. Og fordi M-Files integreres enkelt med eksisterende produktivitetsverktøy og systemer, arbeidere trenger ikke å lære et nytt verktøy eller plattform for å dra nytte av kraften til M-Files ' bedriftsdokumenthåndteringsteknologi.
Som en sky-klar løsning, M-Files kan distribueres i skyen, i lokaler eller som en hybridløsning. Tusenvis av organisasjoner i mer enn 100 land bruker M-Files å administrere forretningsinformasjonen deres og å automatisere forretningsprosesser, slik at de ansatte får en smartere måte å jobbe på.
Hvordan M-Files Muliggjør effektivitet for bedriften din?
Raskere søk
Det du trenger, når du trenger det. Det er veien M-Files fungerer. Raskt, enkelt og intuitivt.
Kjennskap
Du kan bruke de daglige favorittverktøyene dine, for eksempel MS Teams eller Salesforce for å administrere dokumentene dine.
Enkelt samarbeid
Del innhold sikkert, og medforfatter dokumenter samtidig – uansett hvor du jobber.
Strømlinjeformet daglig arbeid
La M-Files foreslå koder for dokumentene dine og legg til arbeidsflyter for raskere behandling.
Se M-Files In Action
Å se er å tro. Planlegg en demo for å lære mer om forenklet søk, automatiske arbeidsflyter, intuitive brukergrensesnitt og innebygde integrasjoner med eksisterende applikasjoner og filsystemer.
