Bedriftsrisikostyring
Informasjonskaos og bedriftsrisikostyring
Informasjon er avgjørende for alle aspekter av driften i en organisasjon. Fra å forbedre beslutningstaking og dokumentere avtaler til å muliggjøre kommunikasjon og tilrettelegge for transaksjoner, inneholder dokumenter mye viktig og sensitiv informasjon. Følgelig må enhver risikostyringsstrategi for bedrifter innebære løsninger for å administrere dokumenter trygt og effektivt.
De fleste organisasjoner i dag står imidlertid overfor alvorlige utfordringer når det gjelder lagring, sikring og effektiv bruk av innhold. Selskaper blir ofte rett og slett overveldet av volumet av dokumenter under deres ansvarsområde. Ansatte i mange virksomheter synes det er vanskelig å finne dokumenter når de trenger dem, og bruker så mye som 30 % av dagene på å søke etter informasjon 1 . Takket være utilstrekkelig dokumentkontroll skaper dupliserte dokumenter og flere versjoner av filer ekstra kostnader og hodepine. Og brudd, uautorisert tilgang og utilsiktede lekkasjer skaper betydelig økonomisk, juridisk og forretningsmessig risiko.
M-Files kan hjelpe. Som en neste generasjons intelligent informasjonsadministrasjonsplattform, M-Files forbedrer bedriftens risikostyringsevner ved å gjøre dokumenter enklere å finne og bruke effektivt samtidig som menneskelige feil reduseres, automatisere kritiske prosesser og holde informasjon sikret og kontrollert.
Få tilgang til informasjonen du trenger umiddelbart
Fra opprettelse til avhending, se hvordan M-Files gir en smartere måte å administrere dokumenter, e-poster og alt innholdet på.
Risikoen ved dårlig innholdsstyring
Bedriftsløsninger for risikostyring krever teknologier som kan beskytte organisasjoner mot flere kritiske risikoer knyttet til dårlig eller utilstrekkelig styring av dokumenter og innhold.
Informasjonsspredning
Etter hvert som en organisasjons IT-miljø utvikler seg, skapes dokumenter og innhold uunngåelig i et økende antall systemer, plattformer og applikasjoner. Faktisk bruker den gjennomsnittlige organisasjonen fire forskjellige innholdsstyringssystemer 2 . Som et resultat vet ansatte ofte ikke hvor de skal finne dokumentene de trenger. Et overlegent innholdsstyringssystem kan bidra til å redusere risikoen for betydelig ineffektivitet, økt omarbeiding og manglende evne til å bruke informasjon til å ta smarte beslutninger.
Frakoblet innhold
Den spredte naturen til måten dokumenter opprettes og lagres på, gjør det også vanskelig å koble informasjon. For å få mest mulig ut av informasjon, må bedrifter kunne koble de strukturerte dataene inn CRM systemer, ERP-plattformer og databaser med ustrukturert innhold som lyd og video, dokumenter, sosiale medier og annen ustrukturert data. Når dette ikke er mulig, risikerer bedrifter å miste tilgangen til den innsikten og intelligensen som sterke koblinger mellom data og systemer kan gi.
Brudd og lekkasjer
Enten det er fra et nettangrep, en ondsinnet ansatt eller en utilsiktet lekkasje, utgjør et dokument som har falt i feil hender enorme risikoer for en organisasjon. Bedriftsrisikostyring må alltid inkludere strategier for å håndtere den økonomiske risikoen ved bøter, den juridiske risikoen ved søksmål og bedriftens risiko for tap av omdømme og virksomhet som kan oppstå når dokumenter ikke er forsvarlig sikret. Dokumentsikkerhetssystemer kan bidra til å sikre at dokumenter lagres, brukes og deles på måter som gir optimal beskyttelse.
Duplikater og flere versjoner
Når ansatte lager kopier av dokumenter til eget bruk eller administrerer dokumentlagring fra e-postinnboksen, blir resultatet mange duplikater av det samme dokumentet. Når ansatte samarbeider ved å sende dokumenter frem og tilbake på e-post, er det lett å ende opp med flere versjoner av et dokument som gjør det vanskelig å vite hvilken som er den virkelige og mest oppdaterte filen. Risikoen for duplikater og flere versjoner inkluderer økte lagringskostnader, for mye tid brukt på å prøve å finne riktig dokument og potensialet for feil når feil dokument brukes. Dokumentkontrollprogramvare kan hjelpe bedriftens risikostyringsarbeid ved å håndheve hvordan dokumenter oppstår, deles og brukes.
Feilutsatte arbeidsflyter
Mange dokumenter er en del av en arbeidsflyt som inkluderer en prosess med redigering, merknader, gjennomgang, godkjenning og signering. Når arbeidsflyter utføres på måter som ikke er i samsvar med selskapets retningslinjer eller regulatoriske krav, kan den økonomiske og juridiske risikoen være stor. Samsvarsstyringsløsninger for dokumenter kan forbedre risikostyringen i bedriften ved å sikre at filer alltid håndteres riktig og ved å minimere eller eliminere potensialet for menneskelige feil.
Hvordan M-Files forbedrer bedriftens risikostyring
M-Files adresserer bedriftsrisikostyringsproblemer knyttet til dokumenter ved å tilby et vell av funksjoner.
Rask søk og gjenfinning
Med M-Files , trenger ikke ansatte lenger å huske hva en fil het eller hvor den ble lagret. De kan enkelt finne filer raskt, enkelt og intuitivt.
Automatiserte arbeidsflyter
M-Files bruker metadata for å automatisere arbeidsflyten for dokumenter, automatisk flytte filer gjennom en foreskrevet prosess og kommunisere med enkeltpersoner når handling er nødvendig. Arbeidsflyter utføres nøyaktig og i tide, minimerer menneskelige feil og sikrer overholdelse av retningslinjer og forskrifter.
En enhetlig visning av data
Ved å skape koblinger til innhold i ulike systemer og plattformer i hele organisasjonen, M-Files leverer en enkelt, enhetlig visning av alt innhold som gjør det mulig for bedrifter å vite nøyaktig hva slags data de har og hvilke risikoer det representerer.
Større sikkerhet
M-Files gir bedriftsklasse kryptering for alt innhold og bruker dynamiske tillatelser for å kontrollere hvem som kan få tilgang til, redigere, dele eller laste ned det.
Versjonskontroll
M-Files beholder bare én kopi av hvert dokument, og gir en lenke som enkeltpersoner kan bruke for å få tilgang til og redigere det. Det betyr at brukerne alltid vet at de jobber med den nyeste versjonen.
Tilpassing av M-Files plattform
M-Files kan enkelt tilpasses for å møte behovene til spesifikke selskaper, brukstilfeller og risikostyringsstrategier.
Plattformen er svært konfigurerbar og kan enkelt tilpasses for å støtte spesifikke forretningskrav. APIer aktiver M-Files å snakke med andre systemer enkelt, og sikre at dokumenter og data fra eksisterende systemer vil være tilgjengelig i M-Files . Løsningsmaler og beste praksis for visse brukstilfeller gjør det mulig for bedrifter å bygge informasjonshåndteringsløsninger raskere og enklere. Og tredjeparts tillegg gir ekstra funksjoner som utvider kraften til M-Files for å løse bedriftens risikostyringsutfordringer.
Hvordan M-Files muliggjør effektivitet for virksomheten din?
Raskere søk
Det du trenger, når du trenger det. Det er veien M-Files fungerer. Raskt, enkelt og intuitivt.
Kjennskap
Du kan bruke de daglige favorittverktøyene dine, for eksempel MS Teams eller Salesforce for å administrere dokumentene dine.
Enkelt samarbeid
Del innhold sikkert, og medforfatter dokumenter samtidig – uansett hvor du jobber.
Strømlinjeformet daglig arbeid
La M-Files foreslå koder for dokumentene dine og legg til arbeidsflyter for raskere behandling.
Hvorfor velge M-Files for bedriftsrisikostyring?
M-Files kan distribueres i skyen, i lokaler eller som en hybridløsning som gir optimal fleksibilitet og kontroll. Tusenvis av organisasjoner i mer enn 100 land bruker M-Files å administrere dokumenter, informasjon og prosesser mer effektivt.
Ved å bruke kunstig intelligens og maskinlæring, M-Files ' teknologi gjør det mulig å levere rett informasjon til de rette personene til rett øyeblikk, noe som resulterer i høyere produktivitet, bedre beslutningstaking og bedre forretningsresultater.
M-Files integreres enkelt med en eksisterende teknologistabel. Arbeidere kan til og med bruke sine favorittverktøy som f.eks Microsoft 365 eller Google Workspace som grunnlaget de får tilgang til dokumenter fra M-Files .
Med M-Files , lagring, sikring, bruk og oppbevaring av dokumenter blir en mye enklere oppgave som er langt mindre utsatt for risiko.
Se M-Files i aksjon
Å se er å tro. Planlegg en demo for å lære mer om forenklet søk, automatiske arbeidsflyter, intuitive brukergrensesnitt og innebygde integrasjoner med eksisterende applikasjoner og filsystemer.
