Filbehandling
Forbedre filbehandling med metadata
Tradisjonelle mappebaserte systemer for lagring av digitale filer er sterkt begrenset. Selv om denne tilnærmingen til bedriftsdataadministrasjon er rask og praktisk å bruke, skaper den en rekke utfordringer. Fra dokumentduplisering og versjonskontrollproblemer til mangel på konsistente navnekonvensjoner eller mappestrukturer, tradisjonell mappebasert filbehandling er full av ineffektivitet, skjulte kostnader og manglende evne til å finne og bruke informasjon effektivt.
M-Files kan hjelpe. Som en neste generasjons intelligent informasjonsadministrasjonsplattform, M-Files bruker en metadatadrevet tilnærming til filbehandling som forbedrer virksomhetens ytelse ved å gjøre informasjon lett tilgjengelig, automatisere dokumentarbeidsflyter og holde filer sikre og kontrollerte.
Et smartere ord om å jobbe med dokumenter
Se hvordan M-Files kobler deg til rett innhold, til rett tid, for rett person.
Problemet med tradisjonell filbehandling
Tradisjonell filbehandlingsmetodikk – der filer lagres i nettverksfilaksjer – byr på en rekke utfordringer ettersom virksomheter jobber med å gjøre informasjon lett tilgjengelig.
Dokumentduplisering og versjonskontrollproblemer
I en tradisjonell filbehandlingsstruktur dupliseres ofte dokumenter av ulike ansatte og avdelinger i hele organisasjonen. Når arbeidere redigerer disse ulike filene, opprettes flere versjoner av dokumenter som gjør det vanskelig å vite hvilken som er den nyeste og mest nøyaktige versjonen. Bortsett fra bortkastet tid på å prøve å finne den mest oppdaterte filen, kan versjonskontrollproblemer skape betydelige problemer når feil fil publiseres, deles med klienter eller utføres som en kontrakt.
Inkonsekvente navnekonvensjoner og strukturer
Siden dokumenter er lagret i forskjellige fildelinger og forskjellige systemer, gjør manglende evne til å håndheve konsistente konvensjoner for å etablere mappestrukturer og navngi filer og mapper det utrolig vanskelig over tid å vite hvilken fil som er hvilken, noe som gjør fil- og arkivbehandling langt vanskeligere.
Ineffektivt søk
Kaoset som skapes av dupliserte dokumenter, flere versjoner og inkonsekvente navnekonvensjoner gjør det svært vanskelig for arbeidere å finne dokumentene de leter etter.
Manglende evne til å koble data
Tradisjonell filbehandling gjør det utfordrende å koble data i forskjellige depoter eller forretningssystemer. Som et resultat går bedrifter glipp av verdifull innsikt og intelligens som kommer fra evnen til å samle informasjon.
Problemer med datastyring og compliance
Med dupliserte dokumenter, flere versjoner av filer og manglende evne til raskt å finne nødvendig informasjon, kan datastyring bli uhåndterlig og håndtering av overholdelse av selskapets retningslinjer og regulatoriske krav kan bli et mareritt.
M-Files : en smartere filbehandlingsløsning
De M-Files intelligent dataadministrasjonsplattform tilbyr en mer effektiv og effektiv måte å lagre, hente, sikre og bruke dokumenter og innhold på. I stedet for å bruke en tradisjonell filmappestruktur – som krever at arbeidere vet hvordan en fil ble navngitt og hvor den ble lagret – M-Files bruker en metadatadrevet tilnærming som lar arbeidere finne ethvert dokument i ethvert system i løpet av sekunder.
M-Files ' AI-drevet teknologi oppdager og skaper forbindelser til alle dokumenter og informasjon på tvers av hver plattform og depot. M-Files analyserer deretter hver fil og merker den med metadata som beskriver hva den er, hvorfor den er viktig, hvem den tilhører, hva som må skje med den videre og annen relevant informasjon. Metadata kan inkludere alt fra kundenavn og prosjektnummer til forfallsdatoer og arbeidsflytstatus.
For å finne en fil i en M-Files system, brukere trenger bare å skrive inn noen få ord med beskrivelse i M-Files søkefeltet og de kan kobles til dokumentene de trenger med bare noen få klikk. De kan også enkelt se alle dokumenter knyttet til et gitt prosjekt, klient, forfallsdato eller emne. Og fordi M-Files kobler sammen dokumenter og innhold på tvers av alle forretningssystemer og datalager, får administratorer en fullstendig oversikt over innhold som gjør dataadministrasjon, risikostyring og compliance-administrasjon enklere.
Fordeler med å administrere filer
M-Files ' tilnærming til filbehandling gir bemerkelsesverdige fordeler for enhver bedrift.
Rask søk og gjenfinning
Fordi dokumenter i M-Files er merket med metadata som beskriver hva de er og hva de inneholder, er det alltid lett for arbeidere å finne det de trenger.
En enhetlig visning av dokumenter
I tillegg til å levere en komplett oversikt over filer på tvers av alle plattformer og depoter, M-Files ' AI-aktivert teknologi kan gjennomsøke eldre arkiver og systemer for å vise frem, analysere og merke forretningskritiske data som ellers kan være skjult.
Automatiserte arbeidsflyter
M-Files forenkler filbehandling ved å automatisere dokumentarbeidsflyter. M-Files bruker et dokuments metadata for å automatisk rute filen til neste bruker eller neste trinn i en arbeidsflyt. M-Files kommuniserer også med enkeltpersoner når handling er nødvendig.
Enkel versjonskontroll
M-Files beholder bare én definitiv kopi av hvert dokument, slik at arbeiderne alltid vet hvilken versjon som er riktig. Brukere kan få tilgang til ethvert dokument via en lenke som de også kan dele med andre.
Enklere kontraktshåndtering
M-Files ' kan erstatte kontraktsadministrasjonsprogramvare med verktøy som automatisk oppretter kontrakter basert på maler og rute filene til de aktuelle partene for gjennomgang, redigering, godkjenning og signatur.
Strømlinjeformet overholdelse
M-Files automatiserer måten dokumenter håndteres på og gir et revisjonsspor for hver fil, noe som gjør det lettere å overholde selskapets retningslinjer og å overholde regelverk.
Strammere sikkerhet
M-Files beskytter hver fil med kryptering i bedriftsklasse og kontrollerer tilgangen til dokumenter med dynamiske tillatelser som sikrer at kun autoriserte brukere kan se, redigere eller dele en fil.
Effektiviser samarbeidet med M-Files
M-Files gjør samarbeid om dokumenter til en lek. I stedet for å sende filer frem og tilbake som e-postvedlegg – noe som raskt fører til versjonskontrollhodepine – kan arbeidere bruke en lenke for å koble til den endelige versjonen av en hvilken som helst fil. Den samme lenken kan brukes til å enkelt dele dokumenter sikkert med interne og eksterne interessenter. Automatiske tillatelser sørger for at bare de rette personene har tilgang til innholdet.
Når du samarbeider om dokumenter, kan flere medforfattere arbeide med det samme dokumentet samtidig, redigere, kommentere og kommentere ved hjelp av kjente verktøy som Microsoft Office-applikasjoner. Hver endring i dokumentet lagres automatisk og en ny versjon opprettes ved utsjekking og innsjekking.
Hvorfor velge M-Files ?
M-Files gir verdens ledende kunnskapsvirksomheter mulighet til å forbedre ytelsen ved å bruke informasjon mer effektivt. Enten distribuert i skyen, på stedet eller som en hybridløsning, M-Files gjør dokumenter og innhold enklere å finne samtidig som virksomhetskritiske prosesser automatiseres og informasjon holdes sikret og under kontroll.
M-Files er en depotnøytral teknologi som muliggjør enkel integrasjon med eksisterende teknologier, eldre arkiver og forretningssystemer i hele organisasjonen. Arbeidere kan fortsette å bruke sine favoritt daglige verktøy som f.eks Microsoft Lag eller Google Workspace som utgangspunkt for å finne og bruke informasjon i M-Files .
Med M-Files ' filbehandlingsteknologi, dokumenter er tilgjengelige på hvilken som helst enhet, når som helst og fra hvilket som helst sted, noe som sikrer at eksterne arbeidere og ansatte hjemmefra har tilgang til informasjonen de trenger for å utføre jobben sin. Det er ikke rart at tusenvis av organisasjoner i mer enn 100 land er avhengige av M-Files å bruke og administrere informasjon mer effektivt.
Hvordan M-Files muliggjør effektivitet for virksomheten din?
Raskere søk
Det du trenger, når du trenger det. Det er veien M-Files fungerer. Raskt, enkelt og intuitivt.
Kjennskap
Du kan bruke de daglige favorittverktøyene dine, for eksempel MS Teams eller Salesforce for å administrere dokumentene dine.
Enkelt samarbeid
Del innhold sikkert, og medforfatter dokumenter samtidig – uansett hvor du jobber.
Strømlinjeformet daglig arbeid
La M-Files foreslå koder for dokumentene dine og legg til arbeidsflyter for raskere behandling.
Se M-Files i aksjon
Å se er å tro. Planlegg en demo for å lære mer om forenklet søk, automatiske arbeidsflyter, intuitive brukergrensesnitt og innebygde integrasjoner med eksisterende applikasjoner og filsystemer.
